De lucru timp de mai mulți ani, cu un sistem de document electronic Directum (SED Direktum) avem de multe ori trebuie să răspundă la întrebări de la directori, manageri, despre specialiștii documentelor electronice în sistemul general și Directum, în special.
Astăzi vom examina câteva dintre aceste aspecte. Acestea sunt întrebările liderilor de top din companii care evaluează perspectivele de implementare a SED. deja auzite despre sistemul Directum și doresc să clarifice unele aspecte privind implementarea acestuia.
Deci, aici sunt cele mai frecvente întrebări ale managerilor și managerilor despre SED Directum.
Cât costă implementarea Directum SED? Care sunt costurile estimate pentru proiectul de implementare?
Cea mai mică implementare este instalarea sistemului Directum pe computer. Această implementare este de la 5 000,00 ruble. Mai mult, în sus - totul depinde de dorințele voastre. Spune, automatizați biroul sau contractul - de la 50 de mii de ruble.
Cu toate acestea, nu recomand ca clienții mei să evalueze numai costul absolut al proiectului (fie EDS Directum, fie orice alt sistem de informații).
Este mult mai important să comparăm costul proiectului cu pierderile care sunt în întreprindere și pe care sistemul le elimină. În cazul nostru, acestea sunt probleme cu circulația documentelor. Potrivit experiența mea și clienții mei, pot spune că costul de punere în aplicare a timpului EDS în 5 mai mică decât consecințele care decurg din aceste probleme: amenzi și penalizări pentru facturi neplătite, nu a încheiat afacerea, raportarea de rutină pentru audituri fiscale și mai mult.
Ce ar trebui pregătit pentru ca întreprinderea să implementeze cu succes Directum SMS?
Aici totul este ca în orice proiect clasic. Este necesar să selectați o persoană interesată din direcția conducerii, să asamblați o echipă, să definiți în mod clar obiectivele proiectului, să determinați resursele pentru implementarea EDS - independent sau cu implicarea unui partener. Dacă proiectul de implementare implică integrarea Directum cu sisteme externe, trebuie să selectați o echipă care are deja experiență de integrare cu sistemele dvs.
Ce nu ar trebui să se aștepte la implementarea unui EDS?
Una dintre principalele caracteristici ale punerii în aplicare a oricărui sistem de management al documentelor electronice majore care începe să controleze angajații EDS, identifică procesele suboptimal, blocaje, toate „vagabonzi“ sau vice-versa angajații prea ocupat.
Și, spune-mi, câți dintre noi ne place să ne controlam? Așa e, personalul nu-i place controlul. Prin urmare, nu vă așteptați ca toată lumea să vă placă Directum, în special "la prima vedere". Aici este nevoie de "factorul de decizie din partea conducerii", care va respinge toate atacurile asupra proiectului dvs.
Din nou, interesul și voința conducătorului (de preferință, prima persoană a companiei) de a rezolva problemele pe care Directum le va elimina este prima condiție pentru succesul întregului proiect.
Cu toate acestea, aș observa încă o observație din practică. Mulți dintre angajații care inițial au reacționat cu prudență sau sceptic la EDMS Directum, după un timp nu-și mai pot imagina să lucreze fără Directum. "Nu înțeleg cum am făcut asta? Atât de mult timp, forțele petrecute. De mult timp a fost necesar să automatizeze acest flux de lucru ... "- acestea sunt cuvintele conducătorului executiv al companiei, pe care mi-a spus-o două luni după implementarea EDMS Directum.
Cum este combinat Directum cu alte sisteme informatice disponibile în întreprindere, de exemplu, sistemul 1C?
Directum adesea completează sistemele de management din cadrul întreprinderii și lucrează cu ei în strânsă integrare. În mod obișnuit, multe directoare din sistemul Directum sunt importate din sistemele GALAXY ERP, Microsoft Dynamics AX (Axapta), 1C.
Sau documentele "născute" în sistemul contabil se încadrează în acordul Directum sau, invers, documentele create în Directum după reconciliere sunt create în sistemul contabil. Și, adesea, documentele trec în general prin proces prin ambele sisteme.
Aceasta este, combinarea sistemului EDS și contabilitate - este o practică comună și chiar necesitatea, care prevede reducerea maximă a costurilor forței de muncă ale angajaților, reducerea de zece ori coordonarea timp a documentelor create în sistemul contabil și utilizarea de capacități complete de management al documentelor electronice.
Pentru profesioniștii IT, adaug că în Directum există o combinație de toate - limba dezvoltată de dezvoltare, abilitatea de a utiliza serviciile Web, bazele de date bazate pe Microsoft SQL Server, utilizarea tehnologiei obiectului COM.
Deja în livrarea standard există instrumente de integrare cu 1C, Business Studio, produse de birou (Microsoft Office, OpenOffice.org). Partenerii Directum au soluții de integrare cu sisteme precum Galaxy ERP, SAP R / 3, Axapta, Aris, Prestima etc. Deci, problemele de integrare nu se întâmplă de obicei. Odată cu introducerea Directum se potrivește perfect aproape orice sistem contabil care este în întreprindere.
Este necesar să achiziționăm noi echipamente și rețele de calculatoare?
Dacă aveți deja computere care funcționează în rețea și există un sistem de contabilitate, de exemplu, 1C, atunci cel mai probabil nu va fi necesară o actualizare pentru Directum. Cerințele pentru Directum'a pentru computerele utilizatorilor finali nu sunt mari.
După cum a demonstrat practica, înlocuirea flotei existente a echipamentelor utilizatorilor finali și înlocuirea rețelelor nu are loc, de obicei. Însă achiziționarea unui server este de obicei necesară. Cel puțin pentru ca sistemul creat de management al documentelor electronice să funcționeze în mod fiabil și independent de alte sisteme. Dar aici "apetitul" Directum este mult mai mic decât cel al "colegilor de clasă" sau al sistemelor ERP.
Cerințele tipice pentru computere și rețele profesioniștii dvs. IT pot viza întotdeauna site-ul Directum. Sau puteți contacta partenerul Directum care se află în orașul sau districtul dvs. pentru consiliere.
Care sunt etapele de implementare a EDS Directum?
Există mai multe opțiuni pentru implementarea sistemului prin Direct. Cel mai simplu: instalare; de formare; operațiune. Dacă organizația are mai mult de 50-100 de utilizatori, de obicei, o opțiune simplă nu poate fi evitată și va necesita un proiect de implementare care include: anchetă; proiectare; ajustarea și perfecționarea sistemului; testarea și instruirea; pornire și încercare.
Proiectele care necesită integrarea SED cu alte sisteme respectă întotdeauna calea unui proiect mare.
Cât durează introducerea Directum?
Proiectele mici din cadrul programului "instalare, instruire și lansare" durează 2-3 săptămâni. Implementarea proiectelor pe scară largă Directum poate dura de la 1,5 luni la șase luni, pentru proiecte deosebit de mari poate dura un an sau mai mult. Multe depind încă de utilizatori, de echipa clientului - cât de mult clientul este gata să implementeze EDS (moral, tehnic, organizațional).
Încercăm să descompunem proiectele complexe în etape separate, pe fiecare parte a căror părți din ERMS sunt implementate în departamente, servicii sau procese de afaceri. Astfel, clientul începe să simtă rezultatele implementării Directum deja în primele luni de funcționare.
Pot să cumpăr Directum sub forma unui produs în cutie și să îl pun în aplicare singur?
Da, poți. Și avem astfel de clienți. Maximul pe care le-a luat 8-10 ore de consultări la început.
Care companie din cadrul UrFO este implicată în punerea în aplicare a directivei?
Pentru introducerea Directum pe teritoriul Districtului Federal Ural, este posibil să se aplice companiei Tyumbit-ASU. O companie mare cu o vastă experiență în implementarea sistemelor de management al documentelor, în portofoliu există clienți din medii și mari companii. Multe proiecte cu integrarea Directum cu sisteme externe, de exemplu, unul dintre noile proiecte - introducerea unui EDS în compania Ascona.