Fiecare document constă din componente separate ale elementelor sale de informație, care se numesc rechizite (semnătură, ștampilă, text, titlu de document etc.).
Props - un element obligatoriu al unui document oficial.
Detalii piesa de informații pot fi pre-introduse în șablonul documentului (martor) a viitorului, aceasta se numește o parte permanentă. În acest caz, se introduc informații suplimentare, concrete numai atunci când se întocmește un document specific și se numește o parte variabilă.
Un set de rechizite pentru un anumit document cu definiția locației lor relative este forma sa. Atunci când se creează un sistem de documentare unificat sau un grup de documente, este de obicei elaborat un formular de eșantion. Șablonul de aspect este un model grafic pentru construirea mai multor documente. Ea stabilește formatele bu-magului, dimensiunea câmpurilor, localizarea tuturor părților (permanente și variabile) a obiectelor specifice acestui grup de documente și determină spațiul necesar plasării lor.
Secvența localizării cerințelor adoptate în proba de formă ar trebui să reflecte varianta cea mai frecvent utilizată, dacă există unele diferențe în documentele specifice din setul inițial. Această proprietate a documentelor face posibilă nu numai îmbunătățirea cu succes a proceselor de documentare în tehnologiile tradiționale "manuale", ci și definirea principiilor generale ale arhitecturii documentelor de management pentru a proceda la proiectarea automată a documentelor necesare în informatică, tehno.
Șablonul de structură poate fi prezentat atât sub forma unui desen care conține un plan pentru plasarea rechizitelor, cât și sub forma detaliilor care descriu secvența de proiectare și amplasarea reciprocă în limitele zonelor alocate. În practica tehnologiilor tradiționale, prima variantă sau o combinație a celor două sa înrădăcinat, în tehnologiile informatice varianta descriptivă este preemptivă.
Un formular tipic pentru documentele de un anumit tip (contracte, protocoale, acte) se numește un formular standard.
Standard de stat 6.10.5-87 "Sisteme unificate de documentare. Cerințele pentru construirea formularului de eșantion ":
- formate de hârtie - de la A3 la A6 cu aranjament orizontal (peisaj) și verticale (carte) a textului;
- câmpurile de serviciu - marginea liantului nu este mai mică de 20 mm, marginea stângă, partea inferioară și cea dreaptă nu sunt mai mici de 10 mm;
- o plasă structurală cu o celulă egală sau aproape de pasul de scriere a unei mașini de scris (2,6 cu 4,25 mm), care este puțin mai mică decât dimensiunea fontului Times New Roman 14;
- compoziția și regulile de înregistrare a rechizitelor, care conferă forță juridică documentelor.
În mod standard, elementul constructiv în proiectarea formelor poate fi o celulă separată, de exemplu, pentru numărul foii de document și un dreptunghi de bază care conține două sau mai multe celule.
Schema de construcție, forma unică și sistemul de documentare au o anumită stabilitate, concretență. În același timp, documentul de formă al unei anumite etape a dezvoltării istorice poate avea, pe de o parte, trăsăturile specifice inerente acestei perioade particulare, pe de altă parte, reprezintă cea mai generală schemă de construcție a documentului ca întreg, medie sau tipic un document al epocii.
Forme de diferite tipuri de documente au evoluat de-a lungul secolelor.