Secțiunea 1. Reguli de înregistrare a documentelor organizatorice și administrative
Partea 1.1. Componența și regulile de înregistrare a documentelor necesare
Codul formularului de document (cerința 07) este dat de Clasificarea All-Russian a Documentelor de Management (OKUD). 1
Codul formularului de document servește la accelerarea transferului de informații documentate prin intermediul canalelor de comunicații electronice și la reducerea numărului de posibile erori și este un element de identificare a documentelor, precum și unul dintre mijloacele de obținere a compatibilității informațiilor cu sistemele de documente. 2
Codul formularului de document se aplică atunci când organizația utilizează formele unificate de documente incluse în documentul OKUD. 3
clasificarea obiectelor din OKUD sunt forme rusești naționale (intersectoriale și interdepartamentale) unificate de documente aprobate de ministerele (departamentele) din Federația Rusă - dezvoltatorii de sisteme de documentare unificate (RDC). 4
OKUD citează numele și semnele de cod ale formelor unificate de documente incluse în sistemele de documentare unificate. 5
Codul pentru forma unificată a documentului (codului) constă din șapte zecimale digitale și un număr de control (CCH).
OKUD a adoptat o clasificare ierarhică cu trei etape. 6
Fiecare poziție clasificator constă din două blocuri:
- identificarea blocurilor;
- bloc de nume al obiectului de clasificare.
Identificarea formei unificate se realizează prin clasificare.
Structura codului pentru forma unificată a documentului conform OKUD:
Marcajul de cod al formei unificate a documentului reflectă următoarele criterii de clasificare: primul și al doilea semn (clasa de formulare) - aparținând formei unificate a documentului sistemului de documentare unificat corespunzător; al treilea și al patrulea semn (o subclasă de forme) - generalitatea conținutului unei multitudini de forme de documente și direcția de utilizare a acestora; al cincilea, al șaselea și al șaptelea semn sunt numărul de înregistrare al formei unificate a documentului din subclasă; al optulea caracter este numărul de control. 7
Exemplu de cod pentru formularul unificat al documentului conform OKUD: 02112418 Memorandum de asociere.
