Mulți angajatori efectuează un audit al înregistrărilor personalului organizației numai dacă apar anumite circumstanțe: contabilul-șef sau ofițerul de personal este demis, inspecția Inspectoratului de Stat al Muncii vine. Este mult mai eficient să se efectueze un audit independent privind executarea documentelor și respectarea regulilor actuale în mod regulat (cel puțin o dată pe an). La urma urmei, indiferent de circumstanțele din documente ar trebui să fie ordine. Să vorbim despre ce greșeli tipice sunt făcute de angajatori și cum să le repare înainte de a veni inspectorul.
De regulă, baza pentru un audit neprogramat este plângerea angajatului, care a fost primită fie direct de la GIT, fie de la alte organe de stat. În acest caz, inspectorul trebuie să verifice toate argumentele reclamantei, de a inspecta, iar în caz de încălcări - să emită un ordin de a le elimina și să aducă contravenientului la răspundere administrativă în prezența bazelor.
Inspecțiile neprogramate sunt efectuate în formă documentară sau de ieșire. De exemplu, atunci când este necesar să se privească la fața locului și să se tragă concluzii despre ceea ce se întâmplă în cadrul companiei (de obicei, pentru a evalua respectarea cerințelor privind protecția muncii), testul va fi vizita în teren. Dacă nu există o astfel de necesitate, reprezentantul organizației va fi invitat cu documente la inspecție pentru verificarea documentelor.
Ce documente sunt solicitate de inspecție
Pentru a începe - documentele constitutive și ordinele, care confirmă puterile funcționarilor organizației. Și, de asemenea, ordinea de numire a angajatului, responsabil personal pentru cont, întreținerea și păstrarea cărților de muncă, alte documente.
Dacă este necesar, lista de documente poate fi extinsă. De exemplu, superfluă voință nomenclatura de afaceri de servicii de personal și în interiorul reglementările locale (LNA), de exemplu, poziția resurselor umane, care reglementează menținerea dosarelor de personal și repartizarea responsabilităților între angajații personalului și îndatoririle lor. Cu toate că o astfel de LNA nu este obligatorie, ea stabilește doar procedura de menținere a evidenței personalului și stabilește persoanele responsabile.
GIT va solicita în mod necesar o verificare a unui certificat al actelor normative locale în vigoare în organizație, a originalelor acestora, precum și a documentelor care confirmă faptul că angajații sunt familiarizați cu aceste acte.
LNA aprobată prin ordinul șefului organizației. Angajatorul este obligat să-și familiarizeze fiecare angajat cu pictura personală cu acele ANL care sunt direct legate de activitatea sa de lucru. De regulă, angajatorul alege documentul care va confirma faptul că angajatul sa familiarizat cu astfel de acte împotriva semnăturii (lista lor aproximativă este prezentată în tabel). De obicei, acesta este jurnalul cunoașterii cu LNA. Puteți să o conduceți sub orice formă. Cerințele principale: o astfel de revistă trebuie să fie acoperită, cusută și numerotată, certificată prin semnătura capului și sigiliul organizației.
În plus, se înregistrează un contract de muncă cu un angajat care, înainte de a intra în muncă, este familiarizat cu activitatea desfășurată în cadrul organizației LNA (strict înaintea semnării contractului de muncă, articolul 68 din LC RF).
Eșantion lista de documente necesare
Instrucțiuni de siguranță și sănătate
Lipsa documentelor care confirmă familiarizarea angajatului cu semnătura din partea ANL, direct legată de activitatea sa, este considerată o încălcare gravă a RF RF. Vă atragem atenția asupra faptului că este necesar ca lucrătorul să fie familiarizat cu aceste acte nu numai atunci când solicită un loc de muncă, ci și în cursul activității sale de muncă, precum și în cazul în care se fac modificări la ANS.
Două opinii privind calendarul concediilor și al personalului
Există două opinii opuse în rândul angajaților serviciilor de personal în ceea ce privește dacă LNA consideră programul de concediu și tabelul de personal al organizației. Unii experți consideră că aceste documente sunt LNA, deci trebuie să-i cunoască pe toți angajații fără excepție. Alții nu iau în considerare documentele LNA cu toate consecințele care decurg din acestea.
Cum este structurată relația de muncă
Primul lucru pe care inspectorul îl va verifica după ce LNA este documentele care confirmă existența relației de muncă. În special, contractele de muncă, cărțile de lucru, lista de personal, cardurile personale.
Va fi necesar să verificați disponibilitatea cărților de lucru pentru toți angajații pentru care lucrează în cadrul organizației, precum și procedura de completare a acestor cărți.
În registrul de lucru sunt introduse informații nu numai despre admiterea angajatului la organizația dată și despre concedierea sa, ci și despre transferarea la un alt loc de muncă permanent și despre recompensarea lui pentru succes în munca sa.
Se pare, de ce angajatorul are nevoie de un dosar de muncă pentru un angajat care nu se află deja în organizație? Dar, după cum arată practica, aceasta este una dintre cele mai frecvente încălcări ale dreptului muncii - întârzierea în emiterea unei cărți de lucru la concediere.
În acest caz, angajatorul va pedepsi numai pe el însuși. Reamintim că, angajat emitent întârziere la cartea de muncă cauzată de angajator sau să modifice registrul de lucru incorecte sau nu corespund actuale cauzelor de formulare a legislației de tragere angajatorul trebuie să ramburseze angajatului nu este primit de acesta pentru timpul de întârziere reală (art. 234 TC RF). Data concedierii (rezilierea contractului de muncă) în acest caz este ziua emiterii fișei de lucru. O nouă zi de concediere angajat (încetare) a emis un ordin (ordin) al angajatorului, precum și o intrare în cartea de muncă. Dosarul înregistrat anterior din ziua concedierii este recunoscut ca nul și neavenit (punctul 35 din regulament).
De asemenea, angajatorul trebuie să mențină două cărți obligatorii:
- Cartea de înregistrare a circulației cărților de lucru și a inserțiilor în ele (completate de serviciul de personal sau de un angajat autorizat să țină evidența personalului organizației). Cartea este destinată înregistrării cărților de lucru. Trebuie să fie cusută, numerotată, sigilată cu ceară de etanșare prin poștă sau sigilată;
- Cartea veniturilor-cheltuieli pe contul formelor din registrul de muncă și frunzele libere din acesta (se completează contabilitatea).
În paralel cu cărțile de muncă, este logic să reconciliem existența contractelor de muncă (contracte cu contractele de muncă) pentru toți angajații, precum și semnătura personală a angajaților de a elibera o copie a contractului de muncă în mâinile lor. În plus, este necesar să se verifice corespondența titlului postului în următoarele documente: un contract de muncă, un registru de muncă, o listă a personalului și o carte personală a angajatului.
Cu toate acestea, nu toți angajatorii respectă această cerință. Se întâmplă ca ordinul să fie emis înainte de încheierea contractului de muncă. Sau în contractul de muncă este indicat termenul testului angajatului, iar în ordinea în care nu există o astfel de condiție.
Se întâmplă că greșelile sunt făcute de personalul departamentului resurse umane: o poziție este indicată în contractul de muncă cu angajatul, alta în lista de personal, a treia în ordine și cartea personală. Sau în documentele de mai sus nu se potrivește cu mărimea salariului stabilită de salariat. Astfel de diferențe trebuie să atragă atenția inspectorului GIT.
Ordine de personal: numai în formă!
Această formulă este incorectă. În primul rând, motivele concedierii sunt incorect indicate, nu se face referire la articolul din Codul Muncii, ceea ce face imposibilă utilizarea ordinului ca document necesar pentru a face o înregistrare a concedierii în cartea de muncă. Prin urmare, o astfel de comandă poate fi recunoscută drept o încălcare a drepturilor angajaților.
Încălcarea va fi considerată absența în ordinea picturii personale a angajatului cu privire la familiarizarea cu ordinea, precum și data familiarizării.
Verificăm remunerarea salariaților
În primul rând, este necesar să se verifice documentele dosarelor de personal necesare, precum și salariul de management al documentelor: salarizare (le înregistrează - în cazul transferului salariului la cardul angajatului), foi de decontare, conturile personale ale angajaților și a altor documente (a se vedea o listă orientativă în tabel.).
Pe baza verificării acestor documente, se poate concluziona că angajatorul are datorii la plata salariilor, sumele calculate pentru concediere și plata concediilor.
restanțelor salariale ar fi inclusiv neplata de plata concediilor nu mai târziu de trei zile înainte de eliberare, neplata sumelor calculate în ziua concedierii unui angajat, întârzierea efectuării plăților. În acest caz, angajatorul va trebui să plătească nu doar salariul, ci și compensații legale în valoare de cel puțin 1/300 din rata de refinanțare de la data plății (art. 236 din RF LC).
În procesul de verificare, pot fi solicitate și documente pentru lucrătorii concediați. Inspectorul va analiza dacă toate plățile datorate le-au fost plătite la concediere (salariu, compensații pentru vacanțe nefolosite etc.).
Pregătim rezultatele auditului intern
Pentru a elimina încălcările este necesar să se elibereze rezultatele auditului sunt documentate: să întocmească o declarație de încălcări detectate (a se vedea probă la pagina 119 ..), să emită un ordin de a le elimina (a se vedea probă la pagina 120 ..) Și îndată-l pună în aplicare. După o serie de circumstanțe atenuante, responsabilitatea administrativă, în special, pentru a preveni efectele dăunătoare ale unei infracțiuni administrative, de compensare voluntară pentru daunele sau elimina prejudiciul cauzat (p. 4.2 din Codul administrativ).
Societatea pe acțiuni închisă Omega
Despre verificarea gestionării documentelor
resursele umane
Cu mine, __________________ șeful departamentului de control intern Marchenkova Alla Sergeevna
(numele poziției, numele complet)
în prezența unui consilier juridic
Arefyev Alexey Romanovich
(numele poziției, numele complet)
și șeful departamentului de personal Semina Larisa Leonidovna
(numele poziției, numele complet)
№ п / п Lista încălcărilor legislației muncii și a altor acte normative care conțin normele dreptului muncii
1 În contractele de muncă încheiate cu angajații, nu există zile de plată a salariilor în conformitate cu partea 6 din art. 136 din Codul Muncii al Federației Ruse
2 Reglementările interne încalcă h. 9 Art. 136 din Codul muncii, așa cum este exprimat în faptul că în momentul depunerii unei cereri de concediu anual plătit unui angajat, concediu neprogramate în mai puțin de două săptămâni înainte de vacanța intenționat, plata concediilor se va face în plata salariilor zile
3 Reglementările interne stabilesc procedura de calculare a salariului mediu pentru calcularea plății pentru concediu concediu neutilizate și de compensare, în conformitate cu art. 139 din Codul muncii
4 compensații bănești prevăzute la art. 236 din Codul muncii, pentru fiecare zi de întârziere la plata sumelor datorate în ziua concedierii împotriva lucrătorilor Ivanova II Selina LM
Actul prezent a fost după cum urmează:
Șef al Departamentului Marchenkov Marchenkov AS
intern
control
(poziție) (semnătura) (interpretarea semnăturii)
consilier juridic Arefiev Arefiev A.R.
(poziție) (semnătura) (interpretarea semnăturii)
Seful Semina Semina Semina LL
(poziție) (semnătura) (interpretarea semnăturii)
Societatea pe acțiuni închisă Omega
Privind eliminarea încălcărilor legislației muncii
și alte acte normative care conțin norme
dreptul muncii
În legătură cu cazurile dezvăluite de încălcare a legislației muncii și a altor acte normative care conțin normele dreptului muncii
3. Am controlul executării acestei comenzi.
Director general Lvov AV lei
Consilierul juridic Arefiev A.R. Arefyev
Cu ordinea obișnuită:
Marchenkova A.S. Marchenkova