Sondaje. puteți face un sondaj și compilare a rezultatelor prin crearea unei baze de date tabele de baze de date de acces necesar pentru a stoca rezultatele și de a folosi sondaje expertul formularele și le trimite participanții la sondaj. Când se răspunde participanților, datele anchetei sunt stocate automat în baza de date.
Rapoartele de stare. dacă o stare de ultimul nivel al rezervelor sau până la data la problemele curente și grupuri pentru a stoca raportate prin trimiterea de mesaje e-mail, mesaje care conțin informații despre curentul la anumite intervale.
Gestionarea evenimentelor. atunci când comanda de conferințe sau de formare și alte evenimente pot fi trimise la una sau mai multe forme de un e-mail pentru a colecta informații de informații de contact, de călătorie și de hotel, și așa mai departe. d. Dacă alegeți să proceseze automat răspunsurile -pot în orice moment pentru a schimba setările, Nu ratați timpul să informați participanții și să aveți întotdeauna acces la date pentru cele mai recente obiective de decizie.
Acest articol explică ce este necesar pentru a utiliza această funcție, începe să-l utilizați cu un expert, precum și oferă instrucțiuni suplimentare pentru a permite o mai bună înțelegere a ceea ce se înțelege prin aceste sau alte opțiuni în expert.
Notă: Nu puteți adăuga datele colectate dacă destinatarul utilizează Hotmail sau Yahoo pentru a trimite formularul de colectare a datelor.
Pregătirea
Dacă încercați să colectați date pentru prima dată prin e-mail, urmați acești pași:
Verificați dacă următoarele aplicații sunt instalate pe computer:
Formularul utilizat pentru colectarea datelor prin e-mail nu este un formular de acces. Asistentul creează formulare speciale în format HTML sau InfoPath.
Specificați baza de date țintă. Baza de date poate fi în format MDB sau ACCDB. În plus, sunt acceptate fișierele MDE și ACCDE. Dacă nu doriți să utilizați o bază de date existentă, creați una nouă.
Definiți sau creați un tabel pe care doriți să îl completați cu date dintr-un răspuns de e-mail. Dacă colectați date pentru tabele existente, asigurați-vă că tabelele nu sunt doar pentru citire și că aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau a actualiza conținutul acestora.
Notă: e-mail nu poate colecta date din domenii cum ar fi „Atașamentul“, „Counter“, „Obiectul OLE“ și câmpurile în același timp, permite mai multe valori.
Datele trebuie salvate ca intrări noi în următoarele situații.
Datele vor fi completate cu mai multe tabele.
Nu există câmp de cheie primară în tabelul de destinație. Valorile câmpului cheie primar sunt necesare pentru a se potrivi cu fiecare răspuns la o înregistrare existentă. Dacă nu există câmp de cheie primară în tabelul destinație, adăugați-l sau creați un câmp existent cu valori unice.
Nu există intrări în tabelul de destinație. Dacă tabela este goală, expertul presupune că trebuie să adăugați intrări.
Noțiuni de bază
Deschideți baza de date unde vor fi salvate datele colectate.
Dacă datele sunt adăugate la un tabel, selectați-o în zona de navigare. Pentru a popula mai multe tabele legate, selectați interogarea asociată cu acestea.
Pentru a porni expertul, efectuați una dintre următoarele acțiuni:
În fila Date externe, în grupul de colectare a datelor, faceți clic pe butonul Creare mesaj.
Faceți clic dreapta pe tabelă sau pe interogare, apoi faceți clic pe Colectați și actualizați datele prin e-mail.
Notă: Dacă tabela nu conține toate câmpurile sau doar un domeniu „contra“ a obiectului OLE, tipuri de investiții, sau mai multe-evaluate câmpuri de căutare, Access afișează următorul mesaj: tabelul selectat sau interogarea, nu toate domeniile care susțin colectarea de date prin e-mail.
Dacă tabela conține câmpuri care acceptă colectarea de date, va porni asistentul. Dacă tabela destinație acceptă atât adăugarea și actualizarea datelor, expertul în modul pas cu pas vă va ajuta să configurați colecția de date prin e-mail.
Următoarele secțiuni oferă răspunsuri la întrebările care pot apărea în oricare dintre cele șapte etape principale ale procesului.
Alegerea tipului de formular pentru a trimite date către
Alegeți tipul de formular, îndrumat de considerente de propria sa conveniență și de confortul beneficiarilor potențiali.
Selectarea formularului HTML Formularul HTML poate fi vizualizat și editat de orice utilizator a cărui verificare clientul de mail acceptă HTML
Selectați formularul Microsoft InfoPath Veți vedea această opțiune numai dacă InfoPath este instalat pe computer. Selectați această opțiune numai dacă toți destinatarii programului InfoPath Outlook sunt instalați pe computerul lor. Formularul InfoPath oferă un mediu mai bun de introducere și editare a datelor
Următoarea pagină a expertului depinde de faptul dacă actualizarea este acceptată pentru destinație. În cazul în care obiectul este o interogare bazată pe mai multe tabele sau un tabel care nu are câmpuri cheie, sau nu conține intrări, expertul presupune că doriți să adăugați înregistrări noi, și vă solicită să selectați câmpurile de formular. În toate celelalte cazuri, înainte de a alege câmpurile de formular, expertul vă va solicita să specificați ce metodă de colectare a datelor va fi utilizată: adăugarea sau actualizarea.
Colectarea de date noi sau actualizarea datelor existente
Specificați ce să faceți cu datele. Tipul formularului utilizat determină numărul de înregistrări noi pe care un destinatar le poate trimite într-un singur răspuns. La actualizarea datelor, numărul de înregistrări care vor fi actualizate de destinatar determină numărul de formulare completate care vor fi incluse în mesaj.
Selectarea datelor care trebuie colectate
Nu este necesar să includeți toate câmpurile din tabelul de bază sau de interogare în formular, dar trebuie îndeplinite următoarele condiții.
Câmpuri obligatorii: Câmpurile marcate cu un asterisc (*) sunt obligatorii. Când colectați intrări principale noi, toate câmpurile ale căror proprietăți doriți să le setați pe Da sunt selectate automat. Dacă sunt necesare înregistrări, câmpurile sunt goale, aplicația Access nu poate adăuga o intrare în tabel.
câmpurile neacceptată: Nu pot include anumite tipuri de câmpuri în formă, de exemplu, „contra“, câmpul obiect OLE, atașamentele sau substituții ale câmpului, în același timp, permite mai multe valori.
Câmpul cheie primar: Utilizatorul poate introduce o valoare în câmp atunci când adaugă înregistrări; Răspunsul nu a putut fi procesat dacă valoarea specificată este deja utilizată.
Notă: Pentru fiecare câmp inclus în formular, în secțiunea Proprietăți câmp, specificați o etichetă și bifați caseta Citire numai. Pentru a preveni modificarea datelor conținute în acesta.
Selectarea procesării automate sau manuale a datelor
Răspunsurile pot fi procesate automat sau manual. În primul caz, când primiți răspunsuri, Outlook și Access împreună exportă datele către tabelele bazei de date țintă. Prelucrarea automată poate reduce în mod semnificativ timpul și forța de muncă. Procesarea manuală se limitează la pornirea manuală a operației de export pentru a transfera datele din dosarul specificat Outlook către tabela de acces finală.
Răspunsurile sunt exportate cu succes la tabelul țintă din căsuța poștală la momentul primirii, sub rezerva următoarelor condiții.
Outlook trebuie să fie difuzat. În caz contrar, procesarea va începe următoarea dată când porniți Outlook.
Accesul nu trebuie să fie protejat prin parolă sau deschis în modul exclusiv. După ce trimiteți mesaje de poștă electronică, nu puteți modifica numele și locația bazei de date.
După ce trimiteți mesaje de poștă electronică, nu puteți schimba numele tabelelor și interogărilor, precum și proprietățile câmpurilor incluse în formular.
Trebuie să aveți permisiunile corespunzătoare pentru a adăuga sau a actualiza conținutul tabelelor sau interogărilor care stau la baza acestora.
Notă: dacă prelucrarea automată nu este efectuată, încercați să rezolvați toate erorile și să începeți manual să exportați răspunsuri care nu au trecut prin procesarea automată. Toate răspunsurile care vor fi trimise la cutia poștală după rezolvarea problemelor vor fi procesate automat.
Setarea proprietăților care controlează procesarea automată a răspunsului
Pentru a selecta un alt dosar Outlook cu răspunsuri, pe Specificați modul de gestionare a paginii de răspunsuri, faceți clic pe numele directorului. Specificați un alt folder în caseta de dialog Selectare folder sau faceți clic pe butonul Creați. pentru a crea un nou dosar.
Următorul tabel descrie opțiunile disponibile atunci când selectați setarea proprietăților pentru a gestiona comenzile de procesare automată a răspunsului. care vă permite să modificați și să configurați setările de import.