Fișierul fișier de cartelă (Figura 40) servește la controlul execuției documentelor. Acesta conține un număr de secțiuni 2 cu privire la numărul de zile din lună. Pe scară, pointerul 3 poate fi mutat, setat la numărul corespunzător. În secțiunea index card, cardurile de înregistrare a documentelor sunt stabilite în conformitate cu termenii stabiliți pentru executarea lor. După executarea documentului, cardul de înregistrare este scos din cabinetul de fișiere. [2]
Considerăm mai întâi indexul cartelei de timp. Pentru a controla în modul manual, se utilizează carduri de înregistrare și o cutie de fișiere cu 32 separatoare mobile (carton sau plastic). Pentru cel de-al 32-lea separator plasați cărți pe documente, data căreia se află în luna următoare. În ultimele zile ale lunii (pentru 2 - 3 zile), aceste carduri sunt plasate în funcție de numărul lunii noi. Înainte de primul separator, se plasează cărțile cu termene limită expirate. Ei stau aici până când se specifică un nou termen limită prelungit. [3]
Cum se construiește și se menține un fișier de cartelă termen. [4]
Astfel, este ușor să aflați prin fișierul de timp ce zi ar trebui să fie efectuată. [5]
Forma de control este aleasă pe baza capacității instituției. Aceasta poate fi o carte de timp manuală. dar astăzi se utilizează din ce în ce mai mult un sistem automatizat de control al executării documentelor. [7]
Numărul de copii ale cărții de înregistrare pentru document este, de obicei, de 2-3 exemplare. Unul este plasat în indexul cardului. altul - în referința informație, al treilea poate fi transferat executorului împreună cu documentul. [8]
Cel mai adesea în practică, locația cardurilor este utilizată în conformitate cu termenii de execuție. În acest scop, depozit special Srokowo de 33 de sucursale, numărul de zile în luna respectivă și două compartimente suplimentare - zero pentru carduri la documentele, care executarea a fost inițial programată în luna precedentă, iar treizeci și treilea - pentru documente, executarea care este programată pentru luna următoare sau un alt termen lung. Controler scanează zilnic o serie de cărți și pentru a pregăti a doua zi aceste cărți și materiale pentru a le că, în timp sau, în conformitate cu programul de audit al performanței ar trebui să fie monitorizate. [9]
Una dintre etapele importante de lucru cu apelurile cetățenilor este organizarea de informații și de lucru referitor la acestea. Concomitent cu fixarea unei singure copii a cardului de înregistrare și de control în indicele cartelei de timp, o altă copie a cardului este plasată în carnetul de referință, construit în ordinea alfabetică a numelor solicitanților. [10]
Numărul de copii ale cărților de înmatriculare care trebuie ocupate este determinat de instituție. Ca o regulă, astfel de cărți sunt ocupate, cel puțin două. Completați cardul, unul dintre ele fiind plasat în indexul cardului. altul - în informație și referință, iar documentul este transferat executorului pentru a lucra cu el. Dar mai des se fac trei copii ale cărții. Două dintre ele sunt plasate în dulapuri de fișiere (referință și control), iar a treia copie este trimisă documentului către interpret. Dacă cardurile de referință sunt construite pe diverse motive, de exemplu, prin corespondenți, regiuni sau întrebări, atunci, respectiv, creșteți numărul de cărți, astfel încât copiile să fie suficiente pentru fiecare dulap de fișiere. [11]
Alte metode controlează documentația de ieșire de la organizație. Este recomandabil să o controlați în mod descentralizat, în diviziile structurale relevante pentru executori, care au pregătit documentele necesare și sunt interesați să primească răspunsul cât mai curând posibil. Tehnica de control este simplă în acest caz. În indexul cardului sau în registratorul de dosare, fiecare dintre acestea având 31 de celule, sunt încorporate copii ale documentelor cărora trebuie să li se adreseze răspunsurile. [12]
Pentru toate atribuite părții din caietul de sarcini de fabricație articol sunt trimise la el (în conformitate cu tabelul. 35), care indică calendarul și lansarea produselor. Concomitent cu specificațiile pentru fiecare produs în jos pentru a obține un material cerințe (preforme părți), și, uneori, lucra comenzi pentru toate operațiunile procesului. O astfel de procedură centralizată pentru documentele de descărcare utilizate în instalațiile noastre avansate, promovează disciplina tehnologică și poate îmbunătăți în mod dramatic controlul asupra cheltuielilor fondurilor în producție. S-a obținut pe cerințele de pe site sunt descompuse de date de difuzare în fișierele de control ale termenilor la capătul din dreapta al cataloagelor de distribuție (Fig. In fiecare zi, cu o zi înainte de a distribuitorului de start scoate cataloage Srokowo cerințele pentru obținerea materialelor necesare corespunzătoare și, simultan, scrie (sau extract de pre-centralizat selectează documentul) de operare pentru prima operație. Astfel, este asigurată începerea la timp a pieselor pentru prima operație. OTU sau după ce scrie o altă supapă de operație (sau selectează) tinuta la alta și, acționând în aceeași ordine ca și pentru prima operațiune, atribuie la locul de muncă să-l. Această problemă trebuie abordată, astfel încât diferența de timp dintre sfârșitul unuia și începutul operației următoare nu este a depășit timpul reglementat al îngrijirii interacționale. [13]
Pagini rezultate: 1