Termenii de stocare a documentelor legate de achiziții
Cât timp este necesar să stocați documentele legate de achiziții și ce este inclus în această listă?
Toate documentele referitoare la organizația de achiziții publice ar trebui păstrate timp de 5 ani. Pentru livrările mari și cele mai importante lucrări și servicii ale deciziilor comisiilor de testare expert, perioada de depozitare poate fi fixată permanent.
Documentele privind licitația închisă pe care o deține cel puțin 3 ani
Lista documentelor referitoare la achiziții include, în primul rând, documentația de licitație, protocoalele, înregistrările audio, cererile de preț și propunerile primite. Acesta include, de asemenea, anunțuri, cereri de clarificare, anunțuri, aplicații, aplicații sumare, sarcini tehnice, planuri - planuri calendaristice. În plus, aceasta include procură, carduri informative, precum și copii ale contractelor pentru licitații deschise, cereri de ofertă, licitații.
Valeria SUSLIKOVA, expert al revistei "Contabilitate într-o instituție"
Documentele cu perioada de depozitare expirată vor fi dezvăluite prin examinarea valorii acestora. Ea este efectuată de o comisie de experți
Etapa 1. Efectuați o examinare a valorii documentelor
Membrii comisiei de experți pot fi:
Recomand ca președintele comisiei să numească un șef adjunct, care să supravegheze problemele de evidență și de arhivă în instituție. Și secretarul său este responsabil pentru arhivă (clauza 1.4 a Regulamentului nr. 2).
Șeful instituției aprobă componența specifică a comisiei de experți. Pentru a face acest lucru, emiteți o comandă adecvată (a se vedea eșantionul).
Observ că examinarea este efectuată în legătură cu toate documentele instituției. Tipurile de suporturi și modalitățile de înregistrare a informațiilor nu contează.
Un eșantion din ordinul de creare a unei comisii de experți. Etapa 2. Elaborarea unui act privind alocarea pentru distrugerea documentelorDocument
Forma. pe care trebuie să întocmești un act, veți găsi în anexa nr. 21 la Ordinul nr. 526
Astfel, membrii comisiei de experți au selectat documente pentru distrugere. Următorul pas este pregătirea unui act special. În aceasta, specificați în special:
- titluri de dosare (fiecare dintre acestea fiind grupate în dosare, unite prin semne comune);
- perioada de pregătire a documentelor conținute într-un anumit caz;
- numărul de cazuri și termenii de stocare.
Actul este semnat de membrii comisiei de experți. Șeful instituției afirmă.
Notă: documentele sunt distruse numai după finalizarea revizuirii.
Pasul 3. Reciclați documentele cu metoda cea mai potrivită
După declarația certificatului, documentele specificate în acesta pot fi distruse în unul din două moduri.
Asigurați-vă că actul nu include documente legate de studiile sau investigațiile viitoare sau în desfășurare
2. Aplicați la o organizație care este capabilă să efectueze eliminarea documentelor cu nivelul necesar de securitate. În acest caz, transferul de documente pentru distrugere este emis de o chitanță de livrare. Specifică data transferului, numărul de cazuri care trebuie restituite și ponderea hârtiei cu deșeuri de hârtie (punctul 2.4.7 din Regulamentul Rosarkhiv).
După distrugerea documentelor, executați actul corespunzător (vezi exemplul de mai sus).
Și rețineți: distrugerea documentelor trebuie făcută astfel încât să se asigure confidențialitatea informațiilor conținute în acestea.
Anunțuri privind problemele viitoare