Legislația Federației Ruse prevede obligația organizațiilor de a păstra documentele contabile primare. Condițiile și procedurile de depozitare sunt reglementate de un set întreg de acte normative, care nu sunt întotdeauna obiectul unei atenții cuvenite contabililor și practicienilor. Este necesar să se afle ce documente și ce probleme de stocare a documentației determină.
Dispoziții generale
contradicții
La prima vedere, s-ar părea că normele citate se contrazic reciproc. Problema este că aceste documente normative stabilesc prescripții care acționează în scopul diverselor ramuri ale legii - impozitare și contabilitate.
Pentru a respecta normele legislației fiscale, documentele trebuie păstrate timp de 4 ani, pentru a respecta contabilitatea - 5 ani. În consecință, perioada totală de depozitare a documentelor este de 5 ani (dacă nu se prevede altfel în normele de organizare a arhivelor de stat).
Procedura de stocare este reglementată de următoarele documente:
Specialistul contabil trebuie să acorde o atenție deosebită listei
Lista cuprinde documente grupate pe secțiuni, elaborate în timpul înregistrării faptelor privind viața economică a organizațiilor și Instrucțiuni privind aplicarea acesteia. Printre secțiunile identificate în listă se numără, în special, Secțiunea 4 "Contabilitate", care conține subsecțiunile 4.1. "Contabilitate și raportare" și 4.2. "Contabilitate statistică și raportare".
În mod special, trebuie remarcat faptul că, în conformitate cu articolul 5 din Legea nr. 125-FZ, documentele de arhivă includ toate documentele, indiferent de tipul transportatorului lor. Aceasta înseamnă că cerințele pentru stocarea documentelor luate în considerare în acest articol se referă atât la documentele pe suport de hârtie, cât și la mijloacele electronice.
Termeni de stocare
Conditiile de depozitare a fiecarui tip de documente sunt determinate de lista: 1 an, 5 ani, 75 de ani, in mod constant, inaintea trecerii nevoii, inainte de inlocuirea cu una noua (noi). Cele mai multe documente trebuie păstrate timp de 5 ani, o serie de documente (rapoarte anuale, documente privind reevaluarea activelor fixe, pașapoarte de tranzacții etc.) - permanent. Termenul de păstrare a conturilor personale ale angajaților este de 75 de ani. Notațiile "înainte de necesitate" și "înainte de înlocuirea cu noi (noi)" înseamnă că aceste documente au doar o semnificație practică. Pentru unele dintre aceste documente, perioada de depozitare este determinată de organizația însăși (dar nu poate fi mai mică de un an), pentru altele este de cel puțin 5 ani.
Conform unor documente, calculul perioadei de reținere, numit în coloana 3 din listă este efectuată la un anumit punct, specificat în coloana „Observații“: de exemplu, acorduri privind răspunderea - 5 ani după demiterea persoanei responsabile material, mesajul (e) de înregistrare la autorităţile fiscale - 5 ani după radierea, etc.
Articolul 22 din Legea № 125-FZ a datelor privind stocarea temporară a anumitor tipuri de documente de arhivă, este inclus în Fondul Arhivistic al Federației Ruse, nu în lista (documentația de proiectare pentru construcții de capital - 20 de ani, tehnologic și documentația de proiectare -20 ani de documentare științifică - 15 ani, film și documente fotografice - 5 ani, etc.) ..
Documentele de retenție permanente sunt păstrate în organizație
Pe baza listei, o mare organizație care are sucursale și compune documente specifice care nu sunt reflectate în Listă este, de regulă, o listă proprie de documente. În organizațiile mici și mijlocii se recomandă utilizarea unei liste standard.
Procedura de stocare a documentelor
Documentele primare și raportarea sunt supuse transferului în arhivă
Documentele primare procesate din luna curentă trebuie completate în ordine cronologică pe baza relației cu un anumit registru contabil și trebuie să fie însoțite de un certificat pentru arhivă. În conformitate cu punctul 6.4. Dispoziții "Comenzile în numerar, rapoartele anticipate, extrasele bancare, cu documente legate de ele, ar trebui selectate în ordine cronologică și interconectate".
Conservarea este asigurată de contabilul-șef
Eliberarea documentelor, a registrelor contabile, a rapoartelor contabile ale departamentului contabil și a arhivei organizației către angajații altor divizii structurale nu este permisă în general și, în unele cazuri, poate fi făcută numai prin ordin al contabilului-șef.
Conceptul de documente de arhivă ale utilizatorilor definite la punctul 19 al articolului 3 din Legea № 125-FZ, potrivit căreia acestea includ „autoritate publică, autoritate locală sau de o persoană juridică sau fizică care se aplică în mod legal documentelor de arhivă pentru obținerea și utilizarea informațiilor necesare.“
Distrugerea sau transferul în arhive
Se atrage atenția asupra faptului că unele dintre documentele (conturile personale ale angajaților, contracte, acorduri, etc.) în listă, în plus față de specificarea perioadei de păstrare, marcate abraviaturoy „EPA“ (expert și a Comisiei de verificare). Acest semn înseamnă că „unele dintre aceste documente ar putea avea o valoare științifică și istorică, și în conformitate cu procedura stabilită ar trebui să fie trecut în stat, arhivele municipale, sau stocate în organizație.“
Organizațiile care sunt sursele arhivelor
Printre acestea se numără organizațiile de stat, municipale, ale căror documente sunt depuse în arhivele relevante în modul stabilit, precum și organizațiile neguvernamentale cu care au fost încheiate contractele relevante. Al doilea grup include "organizațiile ale căror documente nu sunt depuse în arhivele statale sau municipale".
După expirarea timpului de arhivare al organizațiilor de arhivă din arhivele Rusiei, documentele selectate pentru depozitarea de stat și municipale sunt transferate în arhiva corespunzătoare.
Organizarea, documentele care primesc de stat și municipale arhivele nu sunt supuse - „distruge lucruri cu expirat pe Lista termenului de valabilitate, fără acordul organelor de arhivă cu condiția ordonarea documentelor de personal pentru perioada relevantă“ Distrugerea documentelor emise certificat aprobat de șeful organizației Distrugerea documentelor. având un termen de valabilitate în conformitate cu lista marcate „EPA“ și care nu sunt acoperite de lista, ar trebui să fie în concordanță cu autoritatea de arhivare.
În cazul pierderii sau distrugerii documentelor primare, șeful organizației numește comisia pentru a investiga cauzele pierderii (decesului) prin ordin. Dacă este necesar, sunt invitați să participe la lucrările comisiei reprezentanți ai organelor de anchetă, ai gărzilor, ai supravegherii de stat în caz de incendiu, ai MES etc.
Activitatea comisiei trebuie să fie formalizată printr-un act
Articolul 23 din Legea № 125-FZ prevede că „în caz de reorganizare a organizațiilor non-guvernamentale, condițiile și locul de depozitare ulterioară a documentelor de arhivă se stabilesc de către fondatorii acestor organizații sau organisme autorizate de documentele de constituire.“ Același articol a stabilit că lichidarea organizării documentelor incluse în rusă documentele Fondului Arhivistic cu privire la personal și documente, termenii de care nu au expirat de depozitare temporară, transmise de către comisia de lichidare sau administratorul judiciar depus în arhiva de stat sau municipale corespunzătoare pe în cadrul unui contract între aceste părți.
Procedura de retragere a documentelor
Extras din documentul „documentele contabile primare pot fi confiscate numai organele de anchetă, anchetă preliminară și procuratura, instanțele de judecată, autoritățile fiscale și organele afacerilor interne, pe baza deciziilor lor, în conformitate cu legislația rusă. Contabil șef, sau alt funcționar al organizației are dreptul la autorizație în prezența autorităților care efectuează confiscarea documentelor, eliminarea copiile acestora care indică motivul și data retragerii. "
Răspunderea pentru încălcarea legii cu privire la arhive
Articolul 27 din Legea № 125-FZ a constatat că „persoane juridice, precum și oficiali și cetățeni vinovați de încălcarea legii privind arhivele în Federația Rusă poartă răspundere civilă, administrativă și penală stabilită de legislația Federației Ruse.“
Scutirea de răspundere
În unele cazuri, organizațiile pot fi scutite de răspunderea pentru pierderea sau pierderea documentelor ca urmare a unui dezastru natural și a altor situații de urgență (furt, incendiu, etc.) în conformitate cu articolul 111 din Codul Fiscal al RF. Cu toate acestea, trebuie să se țină seama de faptul că vina organizației în comiterea unei infracțiuni va fi determinată în funcție de vina oficialilor săi ale căror acțiuni (inacțiune) au cauzat comiterea acestei infracțiuni.
Arhivarea calculatorului costului serviciului