Realizarea de prezentări, conferințe de presă și interviuri
La pregătirea unei prezentări, în primul rând, este necesar să se decidă dacă acest eveniment va fi doar oficial de afaceri sau va fi deschis tuturor celor care vor veni.
În primul caz, este elaborat un script care respectă strict protocolul. De obicei, aceasta este o prezentare a specialiștilor care prezintă un produs sau serviciu, o inspecție a obiectului de prezentare (mașină, mobilier, interior etc.). Discursul invitaților onorifici, este de asemenea potrivit conferința de presă în timpul sau după prezentare. După încheierea evenimentului, toți invitații și participanții sunt de obicei invitați la o masă de bufet.
Elementele de bază din care se construiește și se desfășoară o prezentare deschisă:
decorarea festivă a camerei;
producția de produse de suveniruri cu sigla companiei dvs.;
program de prezentare, care include activitatea prezentatorului, concursuri pentru vizitatori, spectacole de artiști și vedete pop;
Invitația presei și reflectarea prezentării în presă;
bufet pentru presă și VIP-oaspeți;
În consecință, este necesar să se asigure:
prezența unei etape;
machiaj pentru artiști;
notificarea în timp util a presei, soluționarea problemelor de interes reciproc cu mass-media;
locuri pentru presă și VIP-oaspeți;
o cameră separată pentru organizarea unei mese tip bufet (apropo, când se organizează o prezentare deschisă, se organizează un banchet în acele cazuri în care oaspeții VIP sunt invitați).
Conferința de presă este un eveniment special destinat contactului oral direct al obiectului PR cu reprezentanți ai mass-media. Esența și scopul conferinței de presă jurnaliștilor în comunicarea informațiilor necesare pentru a determina informații cu privire, mesajul de știri importante și discuții și răspunsuri la întrebări.
1. Partea creativă (conceptuală) a conferinței de presă.
În această etapă, accentul pe unicitatea conferinței: a inventat „chips-uri“ de bază, design-ul original al sălii, suveniruri pentru jurnaliști, etc. în stilistica conferinței de presă. Cu alte cuvinte, se formează întregul concept al evenimentului.
Atunci când se creează chips-uri unice ale unei conferințe de presă, se iau în considerare recomandările / dorințele celor responsabili de mass-media de televiziune: pentru a face imaginea pentru camerele de televiziune să arate bine și de înțeles.
Termenul recomandat: cu cel puțin 2 săptămâni înainte de eveniment!
2. Pregatirea principalelor documente ale conferintei de presa:
* Scenariu (în care vor fi scrise principalele idei);
* Timing (indică timpul aproximativ al fiecărui punct al scriptului);
* Comunicarea de presă a acțiunii și anunțarea conferinței de presă;
* Discursul prezentatorului și vorbitorii conferinței de presă (dacă sunt cunoscuți);
* Cel puțin 6 întrebări în scopul prezentării principalelor puncte de poziționare a obiectului PR (întrebările înaintea conferinței de presă sunt distribuite între "cele" și sunt întrebate mai întâi, imediat după scenariul conferințelor de presă.
buletinul dvs. de marcă înainte de conferința de presă ar trebui să ajungă la cel puțin 2 din anunțarea evenimentului viitoare, care dezvăluie vorbitori unicitatea și detaliile interesante sunt specificate (dacă se cunoaște), specificați locul și timpul conferinței de presă dat managerul de presa de contact responsabil de acreditare .
De asemenea, anunțurile trimise în presă cu poziționarea corectă vor asigura sosirea jurnaliștilor la o conferință de presă.
Timp recomandat: cu cel puțin 3 săptămâni înainte de eveniment.
4. Echipamente tehnice.
O parte obligatorie a acestei etape este inspectarea site-ului și verificarea suportului tehnic local și funcționarea echipamentelor necesare pentru o conferință de presă de calitate (lumină, sunet, număr necesar de microfoane și munca lor, ecrane, scaune suficiente, spațiu pentru interviuri exclusive, prize, căi de circulație, locația zonelor VIP și de presă, securitate etc.).
Perioada recomandată: cel puțin o săptămână, pentru o zi - verificare de control.
În absența echipamentului necesar pe site pentru o săptămână, veți avea timp să comandați totul într-un alt loc.
Timp recomandat: nu mai târziu de 5 zile.
Înregistrarea unei liste structurate de medii acreditate (tabel în Excel: nume, prenume, publicație, contacte) vă va ajuta în multe feluri. Lista trebuie să fie făcută în ordine alfabetică (ordonată după nume sau publicație). Ar trebui să se prevadă o coloană separată, care reflectă acordurile privind publicațiile în presă (anunțuri, post factumuri etc.).
Timp recomandat: nu mai târziu de 1 zi.
În acest stadiu este de asemenea necesar să vă amintiți pregătirea pachetului de presă. Acesta (de preferință proiectat într-un dosar separat) trebuie să conțină următoarele materiale (în funcție de situație, acestea pot varia):
* Textul anunțului, care a fost trimis (de preferință);
* comunicat de presă pe tema conferinței de presă;
* anunțarea evenimentului viitoare (dacă conferința de presă este ținută în ajunul acesteia);
* figuri și fapte (dacă este necesar);
* o listă de vorbitori cu o scurtă informație despre fiecare,
* cartea de vizită a presei-manager (comunicatele de presă pot fi aruncate, iar cărțile de vizită, de regulă, păstrează totul);
* stilou, notebook, suveniruri.
6. Distribuția funcțiilor.
În ziua precedentă conferinței, managerul de presă responsabil are o adunare generală cu toți participanții la conferință din partea organizatorilor. În cadrul reuniunii, conferință de presă, da script-ul, codul vestimentar, distribuite responsabilitățile fiecărui angajat care lucrează la eveniment, și momentul sosirii la locul de desfășurare de conferințe.
Aici este numită o persoană care este responsabilă pentru lucrul cu microfoane. El primește instrucțiuni clare cu privire la modul și la ce să facă (să întrebe ce ediție și ce întrebare, etc.).
De asemenea, este numită o persoană care va controla locația fotografilor (acestea nu trebuie să fie la mai puțin de 2 metri de difuzoare).
Printre responsabilii responsabili trebuie să existe persoane care vor fi responsabile pentru accesul în diverse zone, inclusiv în saltele.
Nu trebuie să uităm de lucruri atât de mici precum tabletele pentru vorbitori cu nume și poziții, insigne.
Timp recomandat: 1 zi.
7. Efectuarea unor training-uri preliminare media cu participantii la conferinta de presa.
Elaborează un comunicat de presă, poziționarea, abilitatea de a vorbi și de a răspunde la întrebări.
Termenul recomandat: cel puțin din momentul semnării comunicatului de presă.
8. Repetiția conferinței de presă.
Toți participanții (conducători, vorbitori, presa-manager responsabil, oameni tehnici etc.) în timpul repetiției ar trebui să aibă un plan actualizat al conferinței de presă.
Timp recomandat: 1,5-2 ore înainte de începerea conferinței de presă.
O conferință de presă ideală ar trebui să "arate" următoarele sarcini:
1. numărul maxim de anunțuri desfășurate (!) Cu poziționare corectă;
2. crearea și realizarea unui "cip" memorabil (unicitatea!);
3. Purtătorii de cuvânt ai unei conferințe de presă care sunt pregătiți în mod impecabil cu ajutorul instruirilor media anterioare (cel puțin cunoașterea comunicatului de presă și a poziționării);
4. reflectarea rezultatelor conferinței de presă în mass-media în conformitate cu evoluția poziționării.