Pentru a înțelege mijloacele de utilizare colectivă a bazei de date Access este ușor. Mai întâi trebuie să puneți fișierul din baza de date într-un loc pe care oricine are acces - de exemplu, într-un folder partajat de pe computer sau (chiar mai bine) într-un folder de pe serverul din rețeaua companiei. Acum, toți cei care doresc să folosească baza de date, este suficient să deschidă fișierul.
Sună simplu, nu-i așa? Dar nu te grăbi. Înainte de a vă reorganiza activitatea întregii companii, orientându-l către un singur fișier de bază de date, trebuie să luați în considerare mai multe numere. Mai jos sunt câțiva indicatori care indică faptul că suportul pentru mai mulți utilizatori pentru Acces este potrivit pentru dvs.
| Nu mai mult de 40 de persoane folosesc în același timp baza de date. Numărul de utilizatori care accesează simultan baza de date este un punct-cheie. Puteți utiliza aceeași bază de date cu sute de utilizatori, cu condiția să nu deschidă această bază de date în același timp.
Acest număr (40) este o recomandare semnificativă, nu o regulă de fier. Unii guru de acces au creat o bază de date care ar putea rezista între 90 și 100 de utilizatori concurenți. Dar, fără măsuri de optimizare grave (și complexe), foarte curând vă veți odihni împotriva unui perete de cărămidă.
Acest număr (15) reprezintă o recomandare cu reasigurare. Dacă utilizatorii diferiți fac modificări la tabele complet diferite, este posibil să puteți trece prin ajustări mai simultane. Pe de altă parte, dacă toată lumea dorește să schimbe mai multe din aceleași înregistrări, puteți intra mai devreme într-o situație de urgență. Dacă aveți îndoieli, încercați.
Structura bazei de date se modifică rar. Cu alte cuvinte, nu intenționați să modificați în mod regulat structura tabelelor, să adăugați câmpuri noi sau să ajustați relațiile dintre tabele. În mod ideal, ar trebui să vă finalizați mesele și apoi să oferiți o bază de date pentru partajare. Pentru cele mai bune rezultate, o singură persoană ar trebui să primească rolul dezvoltatorului principal al tabelelor, care, dacă este necesar, este responsabil pentru modificarea structurii bazei de date.
Utilizatorii diferiți intenționează să lucreze cu diferite mese. Dacă toți cei care utilizează baza de date îndeplinesc aceeași sarcină (și accesează aceeași tabelă), veți avea probleme. Dar dacă un utilizator păstrează un catalog de produse, cinci mai introduc ordine, iar al șaselea înregistrează expedierea lor, vă aflați într-o situație mult mai bună. În ciuda faptului că toată lumea utilizează aceeași bază de date, munca lor nu se suprapune.
| Baza de date nu este critică. Datele sunt întotdeauna importante. Dar dacă oferiți o activitate a unei companii de comerț electronic folosind un site web care funcționează 24 de ore pe zi, nu puteți evita cel puțin dificultățile pe termen scurt. Din păcate, accesul nu poate garanta acest tip de stabilitate. Deși aceste situații sunt rare, probleme bruște de rețea sau un accident de computer atunci când utilizatorul efectuează o schimbare, este foarte probabil să vă deterioreze baza de date.
Toți admiratorii programului de acces ar trebui să efectueze copierea periodică a bazelor de date în timpul zilei. Pentru a automatiza acest proces, puteți utiliza instrumentele de planificare (de exemplu, Task Scheduler Windows OS).
Nu este o exagerare să spunem că bazele de date cu acces pentru mai mulți utilizatori sunt principala soluție pentru multe companii mici. Dar dacă sunteți familiarizat cu limitările programului și ați decis că accesul nu va putea satisface nevoile dvs., este timpul să vă deplasați la un produs software mai puternic, de exemplu, SQL Server. (Nu intră în panică -
o versiune gratuită este disponibilă și vă puteți gestiona datele în interfața familială de acces.) Veți afla despre SQL Server în Capitolul 20 și despre SharePoint Server în Capitolul 21.