2.4 CERINȚE ALE DOCUMENTULUI
Fiecare document constă din elemente, numite rechizite. Documentele diferite au un set diferit de detalii. Un set de detalii, care se află într-un anumit mod în document, formează forma acestui document. Formele caracteristice pentru un anumit tip de documente se numesc tipice. Modelele sau schemele grafice pentru construirea documentelor sunt denumite "formular". În total, există 5 grupe de rechizite, care includ 31 elemente de recuzită. Exemplu de plasare a detaliilor pe o foaie de hârtie A4
"Cereri pentru titlul de documente"
Cuprinde următoarele elemente: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.
Recuzită numărul 1 "Emblema de stat"
Scrierea - este pusă sub formă de ștampilă pe formele documentelor autorităților de stat, ale altor organe de stat, ministerelor, declarațiilor, precum și întreprinderilor, organizațiilor în cazurile prevăzute de lege. Cercul instituțiilor subordonate care pot purta emblema de stat pe antetul documentelor lor este determinat de fiecare minister (agenție).
Locația din document este în colțul din stânga sus. Este folosit pentru a afirma drepturile anumitor persoane, în timp ce fixează faptele de utilizare a valorilor banilor și materialelor. Pentru a impune acest popi pe documentele de subiecte de activitate antreprenorială nu este proprietatea statului este interzisă.
Recuzită numărul 2 "emblema organizației sau a întreprinderii"
Scrierea - o imagine simbolică, grafică care se deschide, direcția companiei, a întreprinderii. Semnul facilitează căutarea unui document, dar nu înlocuiește numele organizației.
Locație - în câmpul de sus al documentului din partea dreaptă a primelor elemente de recuzită.
Recuzită numărul 3 "Imaginea premiilor"
Scriere - se aplică în loc să se introducă numele comenzilor în numele instituției. Îmbunătățește aspectul documentului. Reduce cantitatea de antet.
Locație - în câmpul din stânga sus al documentului din dreapta celui de-al doilea element de recuzită.
Numărul de recuzită 4 "Codul întreprinderii, instituțiilor, organizațiilor în cadrul UCSE"
Locația se află în colțul din dreapta sus.
Recuzită numărul 5 "Codul formei documentului pentru UKUD"
Locație - pe a doua linie sub cea de-a patra recuzită.
Scrierea - a patra și a cincea cerință sunt indicate în caz de necesitate în conformitate cu clasificatorii relevanți.
Numărul de recuzită 6 "Numele ministerului sau departamentelor"
Scrierea - este marcat numele ministerului sau al agenției (organizația superioară sau fondatorul).
Locație - în partea de sus a documentului, sub cea de-a treia recuzită.
Numărul de recuzită 7 "Denumirea instituției"
Locație - în partea de sus a documentului sub cea de-a șasea recuzită.
Numărul de recuzită 8 "Numele unității structurale"
Scrierea - scrieți această recuzită, dacă este necesar. Numele complet al unității structurale (a șasea, a șaptea și a opta rechizită sunt scrise în cazul nominativ).
Locul de amplasare - este scris sub a șaptea recuzită.
Locație - sub cea de-a opta recuzită.
Numărul de recuzită 10 "Numele tipului de document"
Scriere - este definită ca numele unui set de documente care îndeplinesc funcții omogene (ordine, protocol, certificat, certificat) - aceasta este una dintre cerințele obligatorii care corespund studiului accelerat al documentului. Denumirea tipului de document de afaceri (este absent numai în scrisori oficiale) dă prima idee de numire a acestuia, întrucât anumite decizii manageriale ar trebui să fie formalizate prin intermediul unor tipuri adecvate de documente.
Locul de amplasare - în partea de sus a formei documentului, sub cea nouă, pe a șasea linie.
Numărul de recuzită 15 "Clasificarea secretului"
Scriere - este setată pentru a clasifica documente. Documentul cu ștampila secretului - cu acces limitat, este destinat anumitor persoane.
Locație - în partea dreaptă sus a documentului, în a treia linie sub cea de-a cincea recuzită.
"Solicitări pentru înscrierea și indexarea documentelor"
Acesta include elementele necesare: 11, 12, 13, 14.
Recuzită numărul 11 "Data"
Scrierea - data este o cerere obligatorie a documentului, fără data la care documentul își pierde forța juridică. Data semnării sau aprobării poate fi data documentului. Data scrisorii sau a ordinului este ziua semnării, data planului sau a instrucțiunii este ziua aprobării. Un grup separat constă în documente, cum ar fi protocolul, actul, data căreia este momentul fixării în ele a faptelor, a fenomenelor și a actelor.
Locație - se pune data semnării documentului în partea stângă sus, împreună cu numărul de ieșire (la stânga acestuia) pe a șaptea linie. Dacă documentul nu este întocmit pe un spațiu gol, data este setată mai jos spre stânga.
Numărul de recuzită 12 "Indexul documentului" (număr de ieșire)
Locație - în partea superioară stângă a documentului, pe a șaptea linie, la dreapta celui de-al unsprezecelea element de recuzită.
Scriere - include data și indexul indicat de instituția care a emis documentul la care este dat răspunsul. Recunoașterea specificată este rescrisă de una specială, care compilează documentul din documentul de inițiativă.
Locație - este scris pe linia a opta sub recuzita a unsprezecea.
Recuzită numărul 14 "Locul de compilare sau publicarea documentului"
Scriere - include numele localității unde este emis documentul.
Locație - afișată în partea dreaptă a treptei a treisprezecea.
"Recomandări de text"