Una dintre literele importante din corespondența de afaceri - o notificare scrisă - poate veni atât la organizație, cât și la trimis. Vom înțelege cum să facem acest lucru și cum să răspundem la scrisorile partenerilor și agențiilor guvernamentale.
Scopul scrisorii de notificare
Pentru ceea ce se fac scrisorile de notificare, este evident din titlul acestui document. O astfel de scrisoare se face atunci când este necesar să se informeze partea a doua despre o schimbare importantă, un eveniment viitor care este interesant pentru destinatar. Notificarea scrisorilor de afaceri se face în conformitate cu toate canoanele corespondenței dintre partenerii de afaceri. O scrisoare de notificare trebuie să conțină informații complete despre un eveniment sau un eveniment planificat.
- numele expeditorului sau numele expeditorului;
- numele societății beneficiare sau numele beneficiarului;
- atunci când litera este înregistrată în jurnalul de documentație de ieșire și numărul atribuit;
- "Ștampila de notificare";
- subiectul scrisorii sau al titlului;
- tratament;
- esența notificării, partea introductivă și cea de fond;
- semnătura persoanei responsabile, poziția sa.
Companiile compun notificări de scrisori privind antetele companiei companiei. Logo-ul și detaliile companiei sunt plasate pe formular. În funcție de scopul scrisorii, aceasta poate fi personală, unui angajat sau unei persoane, precum și generalizată, de exemplu, adresată unei companii partenere.
Scrisori de afaceri cu informații de notificare pot fi făcute în formă liberă, ținând seama de eticheta de afaceri. Textul începe cu cuvintele "Vă anunț că ..." și altele asemenea.
Puteți specifica motivele pentru întocmirea unei scrisori de notificare, indicând circumstanțele suplimentare ale problemei. Nu există restricții privind volumul unei astfel de scrisori.
O chitanță pentru chitanță este însoțită de scrisoare. Se pune data și semnătura destinatarului, numele lui.
Vă recomandăm materiale pe tema:
Înregistrarea și păstrarea scrisorilor de notificare: documentele de intrare și de ieșire
Dacă organizația trimite scrisoarea de notificare, trimiterea este, de asemenea, înregistrată în jurnal, dar documentația de ieșire. Scrisoarea este duplicată pentru arhivă și este stocată în companie timp de până la 5 ani sau prin aceeași regulă ca și scrisoarea de notificare primită.
Este important să păstrați scrisori de notificare de la organele guvernamentale și persoane fizice, precum și răspunsurile la acestea dacă conțin mențiuni și alte informații importante. Deci, va fi mai ușor să protestezi inacțiunea companiei în cazul unui proces.
Cum să răspundeți unei scrisori de notificare
Dacă primiți o scrisoare de notificare care necesită un răspuns, compuneți o scrisoare de răspuns și trimiteți-o tuturor părților interesate. După înregistrare și trimitere, păstrați o copie sub aceeași regulă ca și altă corespondență de afaceri, în arhivele organizației, timp de 5 ani.
Exemple de scrisori de notificare
Notificarea scrisă este similară în scop și conținut cu mesajul scris și cu notificarea scrisă. Literele de notificare pot fi compilate în următoarele cazuri, de exemplu:
- pentru auto-nominalizarea unui candidat pentru o funcție;
- pentru compensarea creanțelor;
- să raporteze incompletența pachetului de documente;
- pentru notificarea refuzului de a presta servicii;
- pentru notificarea refuzului de a iniția proceduri (administrative, penale etc.);
- să solicite informațiile necesare (pot fi emise sub forma unei scrisori de solicitare);
- să notifice angajatului necesitatea de a ridica cartea de lucru și alte acțiuni.
Anunțuri privind problemele viitoare