Despre Microsoft.NET 3.0 Work Foundation-flux și câți utilizatori SharePoint l-au inclus în arsenalul lor pentru a ne asigura că procesele de afaceri, spun ei foarte mult. Vreau să clarific ce procese de afaceri sunt și cum să utilizez procesele disponibile care vin împreună cu licența Microsoft Office SharePoint Server (MOSS)
Infrastructura IT pentru întreprinderea dvs.
Despre Microsoft.NET 3.0 Work Foundation-flux și câți utilizatori SharePoint l-au inclus în arsenalul lor pentru a ne asigura că procesele de afaceri, spun ei foarte mult. Vreau să clarific ce procese de afaceri sunt și cum să utilizez procesele disponibile care vin împreună cu licența Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Puteți crea propriile procese pentru Windows SharePoint Services (WSS), dar acestea trebuie construite mai întâi utilizând instrumente de dezvoltare pentru a scrie scripturi sau pentru a compila componente.
Care este fluxul de lucru?
Scenariul descris mai sus este simplu, dar eficient. Se asigură că documentele sunt stocate astfel încât orice membru al echipei să le poată accesa, pe baza permisiunilor de securitate. În acest scenariu, managerul este, de asemenea, informat în mod automat despre ce modificări au fost făcute în document și cine este responsabil pentru lucrul cu acesta. Managerul poate urmări cine a făcut modificările atunci când documentul a fost încărcat și, monitorizând versiunile documentului, ce modificări au fost făcute. Managerul poate, de asemenea, să vizualizeze datele prin intermediul web-ului și să învețe istoricul procesării sarcinilor și starea acestora.
Să comparăm acest scenariu simplu cu modul în care companiile gestionează operațiuni similare fără fluxurile de lucru SharePoint. De exemplu, un manager de departament poate trimite un mesaj utilizatorilor prin e-mail prin care trebuie să furnizeze anumite tipuri de documente pentru aprobare înainte de a le trimite clienților. Aceste documente sunt stocate în foldere în rețeaua corporativă sau pe hard disk-ul local. Când utilizatorii schimbă undeva un document, îl trimit prin e-mail supraveghetorului pentru aprobare. Ce versiune a documentului s-au schimbat - stocate local sau public? Care versiune este utilizată mai des? Ce se întâmplă dacă cineva face modificări suplimentare, în timp ce managerul departamentului examinează modificările curente? Unde va păstra capul schimbările pe care le-a făcut și cine va trimite un răspuns astfel încât toți ceilalți să fie conștienți de această chestiune? Cum va fi respinsă sau modificată astfel încât acestea să fie luate în considerare? Pot supraveghetorul să vadă cine lucrează în prezent cu un anumit document în departamentul său?
Cu capabilitățile integrate SharePoint și fluxurile de lucru disponibile în MOSS, organizațiile pot elimina rapid majoritatea acestor probleme.
Procesele de afaceri MOSS descrise mai jos reprezintă o extensie a ceea ce este disponibil în oferta de bază. Voi descrie detaliat fiecare dintre ele și vă voi explica cum pot ajuta organizația dumneavoastră. Implementarea acestor procese nu este atât de dificilă. Multe dintre caracteristicile bibliotecilor de documente SharePoint, împreună cu următoarele procese, rezolvă multe probleme.
Dispoziție de aprobare. Procesul de aprobare a dezaprobării oferă alte opțiuni și aplicații în care automatizarea și notificările pot ajuta la gestionarea proceselor de afaceri. Acest proces este conceput pentru a salva sarcinile și funcțiile de gestionare oarecum diferit de procesele descrise mai sus. Inițiază automat sarcina de evaluare a documentelor, care se efectuează la sfârșitul ciclului de viață al documentului.
Cea mai bună modalitate de a se asigura că toate documentele care au un ciclu de viață sunt cele care utilizează o combinație de tipuri de conținut și o politică de gestionare a informațiilor. SharePoint vă permite să creați o politică de gestionare a informațiilor care să specifice timpul în care documentul rămâne în depozit. Această politică poate fi aplicată anumitor tipuri de conținut, ceea ce va permite organizațiilor să aplice diferite politici de păstrare a anumitor tipuri de documente. Când perioada de timp pentru a fi stocate într-o parte separată a politicii este finalizată, procesul de Dispoziție aprobarea inițiat automat politici și sarcini adăugate la o coadă care urmează să fie conduse de funcționari abilitate cu competențe adecvate.
După cum puteți vedea, combinația de tehnologii în acest flux de lucru oferă multe oportunități pentru automatizarea afacerilor. SharePoint poate determina tipul de document și politicile sale de gestionare a informațiilor asociate și apoi să execute fluxul de lucru dorit pentru acele documente atunci când setările de politică sunt atinse sau depășite. Capacitatea acestor operațiuni de a se uni permite companiilor să creeze fluxuri de lucru specifice pentru a facilita procesarea tuturor documentelor și pentru a se asigura că sarcinile îndeplinesc cerințele afacerii.
Trei-stat. Fluxul de lucru cu trei state diferă de procesele descrise mai sus prin faptul că vă permite să creați pași intermediari în sarcinile procesului. De exemplu, atunci când un utilizator primește o activitate executată în cadrul procesului, starea standard a sarcinii va fi "deschisă" sau "închisă". Când o sarcină este creată și atribuită, statutul acesteia este "deschis". După finalizarea sarcinii, statutul său este "închis". Această metodologie este tipică pentru multe sarcini și procese, însă majoritatea întreprinderilor au procese individuale care conțin sarcini care constau în mai mult de doi pași. Fluxul de lucru cu trei staturi oferă o mare flexibilitate în astfel de situații. Adesea, este utilizat cu șablonul listei de urmăriri a problemelor, care este disponibil ca parte a instalării standard SharePoint. În esență, procesul vă permite să creați mai multe sarcini pe persoană, în funcție de starea articolului pentru care a fost creat procesul.
Simplu, dar eficient
Multe probleme de afaceri pot fi rezolvate cu ajutorul proceselor SharePoint disponibile în oferta de bază. Cu o anumită experiență, puteți face cu modul în care un flux de lucru poate fi aplicat la problemele curente neautomatizate, iar cele mai multe organizații vor fi în măsură să găsească modalități de a crește productivitatea, reduce riscul de erori și pentru a crea o secvență de procese care necesită imprimare mai mici, și operații manuale. Procesele individuale de lucru necesită mult efort în dezvoltarea și aplicarea lor în afaceri. Dar, într-un fel sau altul, resursele necesare pentru crearea și utilizarea proceselor de lucru reprezintă o investiție bună.
Ryan Thomas ([email protected]) este directorul departamentului SharePoint Practice de la Syrinx Consulting. Are certificări Microsoft Certified Professional Developer și Microsoft Developer Application Certified