Asigurarea păstrării documentelor este sarcina principală a arhivelor de stat. Complexitatea soluționării problemei este determinată de faptul că nimeni nu a creat niciodată documente pentru stocarea "eternă". În același timp, arhivele sunt reînnoite cu noi fonduri în fiecare an, iar capacitățile de restaurare rămân modeste. În centrul abordării moderne a soluționării acestei probleme se află principiul trecerii treptate la un principiu diferențiat și selectiv de asigurare a păstrării documentelor de arhivă, luând în considerare valoarea, starea lor fizică.
Abordarea diferențiată presupune alocarea din volumul total al documentelor stocate în arhivă, așa-numitele obiecte prioritare la nivel de fonduri, părți de fonduri, documente separate. Baza pentru alocarea priorităților sunt două criterii: valoarea documentelor și semnele unei stări fizice care le amenință siguranța. Un set de măsuri pentru crearea condițiilor de reglementare, respectarea regimurilor de reglementare asigură păstrarea documentelor de arhivă în arhivă.
Condițiile normative pentru depozitarea documentelor arhivare sunt furnizate de:
- construcția, reconstrucția și repararea clădirilor arhive;
- crearea unor moduri optime (normative) de incendiu, securitate, temperatură-umiditate, lumină și igienico-igienică în clădirea și sediul arhivei;
- utilizarea mijloacelor speciale de stocare și circulație a documentelor de arhivă.
Scopul principal al lucrării este de a cerceta problema asigurării păstrării documentelor de arhivă ca fiind una dintre principalele domenii de activitate ale arhivelor. Gradul în care strategia de stocare a documentelor a fost aleasă corect depinde de starea fizică a acestora și de posibilitățile de utilizare a acestora pentru o mare varietate de scopuri.
Pentru a atinge acest obiectiv, este necesar să rezolvăm următoarele sarcini:
1. Să ia în considerare măsuri pentru asigurarea condițiilor normative pentru păstrarea documentelor.
2. să dezvăluie procedura de utilizare a mijloacelor speciale de depozitare și circulație a documentelor de arhivă.
3. Investigarea metodologiei de asigurare a păstrării fizico-chimice a documentelor.
ASIGURAREA CONDIȚIILOR NORMATIVE
DEPOZITAREA DOCUMENTELOR ARHIVICE
Crearea condițiilor optime
Condiții optime pentru depozitarea documentelor sunt: construcția, reconstrucția și repararea clădirilor arhive; instalații de stocare a echipamentelor, sisteme de stingere a incendiilor, de securitate și de alarmă de incendiu; utilizarea mijloacelor tehnice pentru crearea regimului optim de temperatură și umiditate al depozitării, măsuri sanitaro-igienice în spațiile de depozitare; utilizarea mijloacelor speciale de stocare a documentelor (suporturi, dulapuri, seifuri, cutii, foldere și altele asemenea).
Clădirile pentru arhivele de stat pot fi construite în mod specific sau transformate din alte spații. Ele trebuie să fie eliminate din instalațiile industriale, poluanți atmosferici (gaze agresive, praf de ciment, etc.) din obiectele și structurile, pericolul de incendiu (rezervoare de petrol, benzinării, parcări, garaje și altele asemenea), precum și respectarea cerințelor codurilor și reglementărilor din domeniul construcțiilor.
Capacitatea amplasării arhivei este determinată ținând seama de concluziile serviciului de protecție împotriva incendiilor și ale stației epidemiologice sanitare privind gradul de poluare a aerului [1].
arhiva clădire este un set de facilități de bază și auxiliare, concepute pentru a efectua sarcini privind depozitarea arhivei, prelucrarea, utilizarea de documente și sarcini de arhivă administrative și economice, de natură tehnică, interne, să îndeplinească cerințele de spațiu de planificare rațională.
Arhiva este furnizată de arhive, o sală de lectură, săli de lucru, spații pentru o bibliotecă automată de medii electronice detașabile, echipamente de server și de comunicații.
Arhivele numerotate cu cifre arabe în ordinea brută și sunt izolați departe de laborator, industriale, depozit, care implică utilizarea (stocare) a substanțelor chimice, produse alimentare, precum și o arhivă electronică - din surse de radiații electromagnetice și câmpuri de forță.
Se recomandă ca spațiile de depozitare să fie amplasate în clădirile cu ferestre orientate spre partea de nord. Iluminarea naturală este permisă numai cu protecția obligatorie a documentelor de lumina directă a soarelui. Permite iluminarea difuză cu ajutorul jaluzelelor ferestrelor, a filtrelor de protecție, a perdelelor sau a sticlei vopsite. Pentru iluminatul artificial, lămpile cu incandescență sunt utilizate în plafoane închise sau lămpi fluorescente cu o porțiune de radiație ultravioletă decupată din spectrul de radiații.
Depozitarea documentelor de arhivă se efectuează în întuneric. Protecția Document de lumină prin stocarea documentelor în cutii, foldere și legături, folosind ferestre perdele opace și de difuzie a luminii și m. P. Documentele în format electronic sunt stocate în condiții care exclud expunerea directă și sub rezerva unei protecții suplimentare de substanțe agresive în aer (dioxid de sulf, hidrogen sulfurat, vapori de mercur, oxizi de azot, amoniac) ionizare electromagnetice (radiații) expunere.
Arhivele sunt prevăzute cu mijloace moderne de stingere a incendiilor, sisteme de securitate și de alarmă de incendiu. Întrerupătoarele generale și ale podelei sunt situate în afara arhivelor. Clădirile arhivelor sunt echipate cu sisteme de stingere a incendiilor, cu stingătoare de dioxid de carbon, de alarmă de securitate și de incendiu [2].
Modul arhiva de securitate oferă un set de măsuri pentru a asigura inginerie și puterea tehnice, echipament de constructii (localuri) facilități de alarmă de securitate arhiva, post (uri) organizarea protecției, sigilarea spațiilor, în conformitate de la fața locului și controlul admisiei, stocarea cheilor de la fața locului.
Arhivele și alte spații unde documentele de arhivă sunt ținute permanent sau temporar sunt echipate cu uși cu putere tehnică sporită împotriva eventualelor rupturi, dotate cu închizători de înaltă securitate.
Înlăturarea din arhivă a documentelor de arhivă, a valorilor materiale și a cărților din biblioteca de referință științifică, precum și a dispozitivului științific de referință este permisă numai prin intermediul unor permise speciale eliberate în conformitate cu procedura stabilită.
Depozitarea documentelor se efectuează în condiții care asigură parametrii regulatori ai regimurilor de iluminare, temperatură, umiditate și igienică.
În arhivele echipate cu sisteme de aer condiționat, se menține regimul optim de temperatură și umiditate optim pentru stocarea documentelor pe:
1) suporturi de hârtie - temperatura +17 - + 19 ° C, umiditate relativă 50-55%;
2) purtători de film alb-negru - temperatură +15 ° C, umiditate relativă a aerului 40-55%;
3) suporturi de film color - temperatura +2 - +5 ° C, umiditate relativa a aerului 40-55%;
4) medii electronice - temperatura +15 - + 25 ° C, umiditatea relativă a aerului este de 40-60%.
În arhivele cu climă nereglementată, încălzirea rațională, aerisirea clădirii și umidificarea (dezumidificarea) aerului se efectuează. Fluctuațiile puternice (sezoniere și pentru o zi) de temperatură (+ -5 ° C) și umiditate relativă (+ -10%) nu sunt permise.
Regimul temperatură-umiditate este controlat prin măsurarea regulată a temperaturii și a umidității relative a aerului interior și exterior în același timp: în camere cu aer condiționat - cel puțin o dată pe săptămână; în arhive cu climă nereglementată - de 2 ori pe săptămână; atunci când încălcările regimului - o dată pe zi.
Citirea instrumentelor este înregistrată în jurnalul de bord special, care reflectă și verificarea corectitudinii măsurătorilor instrumentului și măsurile luate pentru a normaliza regimul de temperatură și umiditate în cazurile de încălcare a acestuia.
Mijloacele principale de stocare a documentelor sunt rafturi metalice staționare sau mobile, rafturi din lemn, prelucrate cu retardanți de incendiu. Ca echipament auxiliar sau special pot fi utilizate dulapuri metalice, seifuri, dulapuri, rafturi, precum și compartimente staționare - cutii cu pereți despărțitori și rafturi metalice.
Nu este permisă păstrarea documentelor de arhivă pe suporturi cu strat magnetic de lucru pe rafturi metalice feromagnetice; Straturile din oțel pot fi utilizate în cazuri excepționale, numai cu condiția demagnetizării și închiderii contururilor rafturilor.
Fiecare unitate de stocare a unui document audiovizual sau electronic este ambalată într-un pachet individual închis ermetic. În același timp, libera circulație a documentului de arhivă din pachet trebuie evitată.
Documentele de arhivă pe suport de hârtie sunt plasate pe rafturi, în dulapuri metalice orizontal sau vertical în cutii sau alte medii de stocare primară (dosare, cazuri etc.).
Mijloacele de depozitare sunt instalate perpendicular pe pereți cu deschideri de ferestre. Nu li se permite să fie amplasate aproape de pereții exteriori ai clădirii și de sursele de căldură.
Aranjamentul mijloacelor de stocare se realizează în conformitate cu următoarele norme: distanța dintre rândurile lor este de 120 cm; spații de depozitare - 75 cm; peretele exterior al clădirii și instalațiile paralele de depozitare - 75 cm; peretele și capătul mijloacelor de depozitare - 45 cm; raftul de depozitare a podelei și a fundului - 15 cm.
Plasarea documentelor în depozit.
Plasarea documentelor în depozite ar trebui să fie rațională. Documentele trebuie să fie plasate în conformitate cu înregistrările pentru a asigura căutarea promptă a acestora.
Pentru căutarea rapidă a documentelor din arhivă, este creat un dispozitiv de referință științific pentru arhivarea documentelor:
- Stocuri de cazuri și nomenclaturi ale cazurilor care le înlocuiesc;
- subiect, fișiere tematice de cărți tematice;
- indici de carduri pentru personal;
Documentele de stocare permanentă sunt plasate separat de documentele de depozitare pe termen lung (mai mult de 10 ani) și documentele privind personalul.
Ordinea plasării fondurilor în arhivă este determinată de planul (planul) plasării lor. Schema prevede repartizarea complexelor de fonduri de către depozitari cu indicarea (dacă este necesar) a numărului de fonduri pentru fiecare raft de depozitare.
Intr-o arhivă pot fi plasate documente de arhiva tipuri diferite, dar care necesită condiții identice de stocare (de exemplu, documente de arhivă, benzi magnetice și stratul suport disc magnetic;. Documente de arhivă pe film și microfilme et al).
Toate spațiile arhivei (clădiri, clădiri, etaje, podele, încăperi), precum și rafturi, dulapuri și rafturi sunt numerotate. Spațiile de depozitare sunt numerotate independent de la stânga la dreapta de la intrarea în arhivă, rafturile lor - de sus în jos de la stânga la dreapta.
Pentru a asigura locația de stocare și de recuperare a documentelor, depozitarul este compilat cu indexuri depozitare și posttopografice. Acestea sunt întocmite pe cărți. Cartea indexului topografic este compilate separat pentru fiecare fond, aceste cărți fiind aranjate în ordinea numărului de fonduri de arhivă. Se specifică numele fondului, numărul de fond, șasiu, podea (etapa), o cameră de arhivă, un număr de inventar, cu numărul de cazuri de număr, numărul de bare, numărul de bare, numărul de raft, note (a se vedea. Anexa 1).
Cartile indexului topografic sunt fixate pe fiecare raft si sunt aranjate in ordinea numarului de rafturi dintr-o camera separata. Un exemplar al indexurilor topografice este păstrat de către angajatul (angajații) responsabil (responsabil) pentru înregistrările arhivei, al doilea - în arhive.
Menținerea indexurilor topografice poate fi efectuată pe hârtie sau în mod automat, în conformitate cu cerințele stabilite. Modificările în plasarea documentelor se reflectă în timp util în toate copiile, precum și în schema de alocare a fondurilor.