În diverse domenii de activitate ale persoanelor fizice și juridice, se utilizează documente. Regulile pentru compilarea, stocarea, circulația și aplicarea acestora fac parte dintr-o disciplină numită înregistrare. În fiecare organizație trebuie să existe un astfel de angajat, altfel nu va exista o activitate coordonată. Pentru a înțelege principiile acestei activități, este necesar să aflăm ce fel de documente există în activitatea de birou, precum și despre compilarea, stocarea, utilizarea acestora.
Informații generale
Documentele necesită înregistrarea, compilarea, stocarea și prelucrarea corespunzătoare. Timpul deciziei depinde de informațiile pe hârtie, precum și de alfabetizare. Fiecare țară are propriile sale principii de documentare. Luați, de exemplu, documentele Republicii Belarus: documente de reglementare, tipurile acestora fiind reglementate de legislația din Belarus. În Rusia, propriul ordin, astfel încât principiile de înregistrare a documentelor de afaceri pot diferi.
Documentația face parte din activitatea oricărei companii, deoarece își determină activitățile. Prin urmare, gestionarea înregistrărilor este controlată de stat prin legi. În timpul controalelor, mai întâi de toate, să acorde o atenție la documentele de afaceri.
Principalele sfere ale activității de birou
Această zonă de activitate implică:
- elaborarea corectă și calitativă a lucrărilor;
- organizarea muncii cu documentație.
Activitatea de birou este deosebit de importantă în următoarele domenii:
- standardizare;
- reglementare legislativă;
- crearea de acte juridice.
Principiile muncii
Activitatea în domeniul muncii de birou necesită prezența unor cunoștințe și aptitudini. Din acest motiv, întreprinderile au diviziuni, fiecare dintre acestea fiind responsabilă pentru activități specifice.
În firmele mici, secretarii responsabili de documentația companiei efectuează această activitate. Toate tipurile de documente de gestionare a mandatelor sunt foarte importante și oricine poate să o folosească în orice moment. De obicei, acestea sunt stocate în dulapuri securizate. Pentru păstrarea necorespunzătoare a documentației pentru persoanele responsabile, se aplică amenzi.
Ce spune legea?
Legea precizează necesitatea documentării informațiilor și conține definiții de bază. Acest act normativ definește relațiile care apar cu utilizarea tehnologiei informației. Nevoia de documentare este menționată în alte legi.
Codul civil al Federației Ruse conține baza juridică pentru activitatea persoanelor juridice și procedura de evidență. Comisia fiscală enumeră tipuri importante de documente fiscale în activitatea de birou. Pe baza acestora se înregistrează activitățile comerciale ale instituțiilor și persoanelor fizice și se percep taxe.
Legea conține, de asemenea, exemple de documente. În Codul civil există cerințe pentru redactarea acordurilor constitutive, a cartelelor, a împuternicirilor. Actele normative includ forme de documente trimise prin metode diferite - prin poștă, fax, prin Internet.
Documentație în Rusia
Există tipuri general de documente acceptate și clasificarea acestora în munca de birou. Documentele de afaceri sunt după cum urmează:
- organizatorice și administrative: protocoale, decizii, statute;
- referință și informații: acte, certificate, telegrame;
- personale: cărți de muncă, cereri, contracte.
Tipurile de documente în munca de birou sunt clasificate și pe formulare. Cele mai importante sunt următoarele:
Toate tipurile de gestionare a mandatelor sunt necesare pentru activitatea coordonată a întregii întreprinderi. Este important ca acestea să fie completate corect și corect. În legătură cu dezvoltarea tehnologiilor moderne, a apărut astăzi gestionarea înregistrărilor electronice. Tipurile de documente din acesta sunt aceleași, numai lucrarea se face prin diverse programe. De obicei, pentru acest lucru sunt utilizate sisteme informatice, permițând multe funcții.
Gestionarea documentelor electronice este numită parte integrantă a lucrărilor de birou, în care crearea, transmisia și stocarea documentației sunt susținute de o structură a rețelei. Această lucrare vă permite să gestionați toate domeniile de producție.
Alte clasificări
În conținut, tipurile de documente din birou sunt simple și complexe. Prin origine, ele sunt împărțite în personal și oficial. Dacă luăm în considerare locul de acceptare, atunci documentele sunt externe și interne.
Documentația este clasificată și în funcție de timpul de depozitare: documentele permanente, cele care sunt păstrate mai mult de 10 ani. Potrivit publicității, acestea sunt neclasificate și secrete. Documentele pot diferi în funcție de varianta de fixare: sunet, grafic, imprimat și scris manual, fotografii și materiale de film.
Există o divizare a valorilor mobiliare în situații urgente și ne-urgente. Dacă le distribuiți în etape, atunci există extrase, schițe, originale, copii. O ramură separată este documentele guvernamentale destinate să reglementeze anumite sfere ale vieții. Organismele autorizate sunt implicate în elaborarea de instrucțiuni, instrucțiuni, ordine.
Documentație primară
Acestea includ lucrări constând din informațiile inițiale obținute în dezvoltarea, cercetarea, observarea și alte activități ale unei persoane. Ele sunt create în activitatea de contabilitate cu probleme economice. Aceste lucrări confirmă faptele. Acestea includ acte, certificate, facturi. În mod obișnuit se utilizează formele unificate pentru umplere.
Chiar dacă nu există o formă general acceptată a documentului, se creează un eșantion în companie. Ar trebui să conțină următoarele cerințe:
- numele;
- data înregistrării;
- numele companiei;
- descrierea operațiunii;
- Instrumente de masura;
- lista persoanelor responsabile;
- semnături.
Indiferent de tipurile de documente, informațiile din gestionarea înregistrărilor ar trebui să fie suficiente pentru a duce la bun sfârșit activitatea întreprinderii. Din cauza oricăror încălcări, coerența activităților este complicată.
Lucrari de birou ale companiilor
Pe baza ordinelor șefilor, se creează dispoziții diferite. Aceasta este baza pentru munca în birouri. Principalele tipuri de documente la nivelul întreprinderii sunt prezentate sub formă de acte individuale și standard. Primul reglementează activitatea unităților, atelierelor, departamentelor care desfășoară activități organizatorice.
Documentele tipice se aplică tuturor departamentelor companiei. Proiectul este implementat de către contractant, după care lucrarea este verificată de către departamentul juridic. Dacă există deficiențe, ele sunt prescrise într-un document separat. Actul principal al companiei este ordinea capului. Pe baza acesteia, se creează regulile pentru activitatea instituției, se iau decizii și se desfășoară activități.
Tipuri de note
Un memoriu este o lucrare importantă care descrie faptele, propunerile sau concluziile. Acesta este trimis la cap, care oferă instrucțiuni suplimentare asupra documentului.
O notă de serviciu este un tip de scrisoare sau o corespondență internă în companie. Se acordă unităților, dar nu conducerii. Hârtia este trimisă oficialilor. Această documentație a raportat și proprietăți informative.
Notă explicativă este un document care stabilește anumite prevederi, precum și motivele pentru orice încălcare, neexecutare. Astfel de lucrări sunt necesare pentru activitatea coordonată a oricărei întreprinderi.
instrucțiuni
Există 2 tipuri de documente. Primul determină ordinea de execuție a unei anumite lucrări efectuate de unități, funcționari. Instrucțiunile conțin informații despre drepturile, îndatoririle și responsabilitățile angajaților.
Datorită acestei documentații, ordinea de execuție a oricărei lucrări este clară. Instrucțiunile privind termenul sunt permanente sau pentru o anumită perioadă. Dacă perioada de valabilitate nu este stabilită, revizuirea se face la fiecare 3-5 ani.
Etape de formare a documentelor
Fiecare document trece:
Dacă toate etapele sunt finalizate, documentul este plasat într-un dosar în care nu trebuie să existe mai mult de 250 de coli. Dacă sunt mai multe dintre ele, sunt pornite 2 volume.
Caracteristici de depozitare a hârtiei
Ele stochează documente conform următoarelor reguli:
- ele sunt formate în diferite cazuri - prin timpul de depozitare;
- dosarele ar trebui grupate pe an;
- nu răsfoiți cazul;
- lucrările sunt stocate în ordine cronologică;
- cu ordine stocate dispoziții, instrucțiuni, dacă există;
- ordinele pentru diferite cazuri sunt distribuite diferitelor departamente.
După executare, documentul este trimis la caz, ceea ce ajută la prevenirea pierderilor. Nu o amânați mai târziu, altfel pot exista confuzii în lucrare. În plus, există o răspundere pentru pierderea documentelor, iar acest lucru nu se aplică numai unui angajat individual, ci și întregii firme.
Clasificarea documentației este foarte convenabilă, deoarece vă permite să desfășurați afaceri fără probleme. Manipularea corectă a valorilor mobiliare va contribui la păstrarea lor și la prevenirea eșecurilor în activitatea întreprinderii. Dacă totul este descompus, ca să spunem așa, pe rafturi, atunci în cazul verificării problemelor cu hârtiile nu va apărea.
