Odată cu adoptarea amendamentelor la Codul Muncii al Federației Ruse și a unui număr de acte normative, lista documentelor necesare pentru a încheia o călătorie de afaceri pe vehiculele private a scăzut semnificativ. Baza de trimitere a unui lucrător la o călătorie este o comandă de angajator sub formă de T-9 sau T-9A. Formularul T-9A este utilizat pentru călătorii de afaceri ale câtorva angajați.
Caracteristicile călătoriei
Pentru a compensa costurile cu combustibilul, reparația, deprecierea mașinii, este necesar ca călătoria pe o mașină privată să fie convenită cu angajatorul.
Posibilitatea de a merge la călătorie compensată de angajator pe o mașină personală poate fi specificată în contractul de muncă sau într-un acord separat.
Organizațiile au dreptul să accepte acte locale. Reglementarea procedurii de despăgubire a angajaților pentru cheltuielile de transport prin utilizarea personalului de transport. Normele corespondente pot fi, de asemenea, stipulate în convenția colectivă.
Angajatul trebuie să păstreze încasările și cecurile pentru combustibilul uzat, repararea autoturismelor. Confirmarea plății ar trebui să se facă și în cazul în care combustibilii și lubrifianții au fost achiziționați prin decontare fără numerar și prin intermediul unui card de bonus.
Ce spune legea?
Ordinea de călătorii de afaceri, inclusiv cele referitoare la transportul angajatului, este reglementată de regulamentul TC și de legile.
În Ch. 24 din RF RF definește misiunea, garantează angajatului și procedura de rambursare a sumelor cheltuite în diferite condiții de călătorie oficiale.
Călătorie de afaceri în transportul privat
Angajat, mergând într-o călătorie de afaceri pe o mașină personală, trebuie să fiți de acord cu angajatorul cu privire la timpul și ruta călătoriei.
Recomandările obligatorii ale formularului sunt indicate în secțiunea 2 din Ordin. Ar trebui să conțină:
- numele masinii;
- informații privind validitatea listei de călătorii;
- informații despre proprietarul mașinii;
- informații despre șofer.
Ca documente de probă este nevoie de un certificat de înmatriculare a mașinii și de asigurare actuală.
Într-o organizație bugetară
Compensarea pentru utilizarea unui angajat al unei mașini personale dintr-o organizație bugetară este efectuată în mod general. Călătoria este formalizată la ordinul șefului organizației.
Documentul poate indica faptul că specialistul călătoresc pe propriul transport.
Procedura de despăgubire poate fi stabilită de regulamentele locale în cadrul organizației și se aplică angajaților de stat (municipali) și altor angajați din sfera bugetară.
Mai mulți angajați
O restituire va fi acordată angajatului care deține mașina.
Restul angajaților primește o diurnă, o compensație pentru călătorie (în cazul în care plătesc combustibil sau repară mașina pe cheltuiala proprie).
Compensarea este, de asemenea, supusă costurilor de închiriere de locuințe și alte costuri convenite cu angajatorul.
Călătoria directorului pe transportul privat este posibilă din motive generale.
Compania poate compensa cheltuielile în cazul în care călătoria a fost convenită cu fondatorii (participanții) sau dacă este prevăzută în actul local al organizației.
Când călătoriți într-o călătorie de afaceri, costul utilizării vehiculului este suportat de proprietarul său - persoană juridică.
Mașina trebuie să dețină o politică de OSAGO, care acoperă costul reparării unei mașini sau repararea acesteia. Acest lucru este posibil dacă șoferul nu este vinovat de un accident.
Posibilitatea de compensare a unui accident nu prin vina unui angajat detașat ar trebui, de asemenea, să fie prevăzută în contractul de muncă sau într-un acord suplimentar - între angajator și angajat.
Documentul prevede posibilitatea unei despăgubiri depline pentru un accident sau compensarea unei părți a costurilor care nu acoperă valoarea despăgubirii de asigurare.
Dacă un angajat detașat este recunoscut ca fiind vinovat de accident, atunci el nu primește niciun fel de plată.
Dacă sunt necesare reparații
Situația este controversată, deoarece angajatorul poate percepe angajatului în îngrijirea necorespunzătoare a aparatului și se referă la faptul că eșecul a fost ascuns și a fost făcută înainte de plecare într-o călătorie de afaceri.
Posibilitatea de compensare depinde de natura eșecului. În cazul în care roata brusc explodează, angajatorul poate compensa costul lucrărilor de montare a pneurilor prin efectuarea unui cec de la angajat. Posibilitatea de compensare este stabilită individual.
Utilizarea serviciilor de taxi pe o călătorie
Astfel de cheltuieli pot fi compensate, însă este necesară confirmarea scrisă a costurilor.
Este recomandabil să se utilizeze serviciile transportatorilor licențiați care, la sfârșitul călătoriei, nu pot lua în considerare verificarea serviciilor prestate și plata primită de la angajatul detașat.
Cum se scrie o notă de serviciu pentru o călătorie de afaceri? Eșantionul este aici.
Ordinea de înregistrare
Călătoria este făcută în scris de către angajator. Departamentul de personal este implicat în pregătirea documentelor.
Durata plecarii angajatului este de asemenea determinata de conducatorul organizatiei.
Ce documente sunt necesare?
Pentru a organiza o călătorie de afaceri, aveți nevoie de:
- ordinul angajatorului;
- raport preliminar;
- o foaie de parcurs;
- nota de service.
Forma acestor documente poate fi dezvoltată independent de companie. Un raport al angajatului este necesar pentru a confirma costurile suportate și pentru a oferi angajatorului informații financiare relevante.
Ordinea se face la ordinul angajatorului.
Documentul conține informații despre angajat, numărul, locul și durata călătoriei.
Documentul trebuie să fie semnat de angajator și dat angajatului pentru examinare în baza semnăturii. Informațiile privind prelungirea unei călătorii de afaceri pot fi puse la dispoziție.
Forma ordinului de trimitere a unei călătorii de afaceri la formularul T-9 aici,
un eșantion de a scrie o comandă pentru o călătorie de afaceri aici.
Certificat de călătorie
Este opțională, dar poate fi făcută la discreția angajatorului. Certificatul este împuternicit.
După finalizarea cesiunii, documentul se întoarce la departamentul de personal. Valabilitatea certificatului poate fi extinsă.
Formularul documentului de călătorie al formularului T-10,
o mostră de scriere a unui permis de călătorie aici.
Foaie de trecere
Documentul este obligatoriu pentru angajatul detașat. Formularul are o perioadă de valabilitate.
În lista rutieră sunt afișate informații despre mașină, sunt indicate informații despre șofer și proprietar. Indică durata și traseul călătoriei.
Notă privind serviciul
O notă de serviciu este emisă în numele angajatorului. Conține informații despre călătorie, suma cheltuielilor efectuate.
Nota poate fi certificată de angajator și furnizată departamentului de conturi.
Compensarea cheltuielilor
Contabilitatea contabilizează cheltuielile. Ea determină, de asemenea, valabilitatea cheltuielilor angajatului cu privire la fondurile personale pentru utilizarea mașinii în scopuri de muncă. În cele din urmă, valoarea compensației este determinată de angajator.
Cum să confirmați?
Cheltuielile pot fi confirmate prin orice documente. Principalul lucru este că costurile corespund destinației călătoriei.
Documentele pot fi utilizate ca chitanțe, cecuri și alte informații de plată.
Scrierea combustibilului și lubrifianților
Costurile pentru combustibil și lubrifianți sunt determinate ținând seama de distanța parcursă, costul combustibilului. Angajatul este de fapt compensat pentru costurile suportate pentru alimentarea cu combustibil.
De asemenea, plățile pot depinde de capacitatea motorului și de consumul de carburant al motorului, așa cum se specifică în manualul de utilizare al vehiculului.
Cum platesc?
Calculul plăților este posibil numai ținând seama de scrisoarea de transport, nota de serviciu și confirmările de cheltuieli prezentate.
Plata se poate face în numerar sau prin transferul de compensații pe cardul angajatului. Este posibil să plătiți bani angajatului chiar înainte de începerea călătoriei.
Chestiuni fiscale
Cheltuielile de călătorie pentru mai mult de 1500 de ruble sunt incluse în baza de impozitare.
Dacă o călătorie cu mașina este necesară pentru o călătorie de afaceri în străinătate, taxele sunt percepute pentru cheltuieli care depășesc 2.500 de ruble.
Informațiile privind cheltuielile de deplasare ale angajaților ar trebui specificate în declarația anuală.
Cum se plătește călătoria de afaceri în weekend? Informațiile sunt aici.
Cum se face un raport în avans despre o călătorie de afaceri? Vedeți detaliile din acest articol.
jurisprudență
Există situații în care angajatorul în cuvinte acceptă să compenseze cheltuielile de călătorie, dar mai târziu refuză să-și îndeplinească obligațiile.
Aceste litigii necesită ajutorul unui specialist calificat și sunt examinate de instanță în lumina probelor furnizate de părți.