Majoritatea persoanelor care se află în e-mail se concentrează pe tot ceea ce trebuie să facă și, adesea, nu se pot descurca. De fapt, este posibil să organizați mai eficient fluxul de e-mailuri.
Pasul 1: Reduceți fluxul mesajelor primite
Pasul 2: Setați regulile
O altă modalitate de a reduce numărul de intrări este de a rezolva totul la un nivel mai înalt și de a stabili reguli în organizația dvs. Puteți scapa de o cantitate considerabilă de mesaje aparent importante dacă explicați angajaților atunci când merită să puneți colegii într-o copie și când nu este necesar.
Pasul 3: Utilizați instrumente de calitate pentru colaborare
Pe măsură ce se implementează tot mai multe instrumente de colaborare, cum ar fi Slack și chiar Documente Google, apar informații care pot fi găsite cu ușurință fără a fi nevoie să trimiteți prin e-mail. Astfel de instrumente vă permit să stocați informații, versiuni actuale de documente și proiecte.
Pasul 4: Scanare și sortare
Vizualizați și sortați corespondența. Aceasta vă permite să selectați cele mai importante mesaje și să le amânați pe cele pe care le puteți trata mai târziu. Utilizați butonul "Ștergeți". Întrebați-vă: "Ce se poate întâmpla dacă șterg acest mesaj?" Dacă răspunsul este "nimic greșit", trimiteți-l în siguranță în coș.
Pasul 5: Utilizați calendare și liste de sarcini
Deseori lăsați scrisori ca amintiri despre ceea ce trebuie să faceți sau unde să mergeți? Mulți oameni nu se bucură de toate avantajele calendarelor și listelor de sarcini și ajută la scăderea cu litere inutile în cutie. Dacă acesta este un memento că trebuie să fiți undeva, salvați-l în calendar. Doar trageți și fixați e-mailuri în calendarul Outlook sau faceți clic pe "Detalii" din Gmail și selectați opțiunea "Creați eveniment".
În mod similar, utilizați aplicațiile bazate pe browser pentru a crea liste de sarcini. Salvați informații importante din e-mail și ștergeți-l.
Pasul 6: Creați sistemul de directoare corespunzător
Da, va trebui să distribuiți scrisori către foldere. Uneori, scrisoarea nu funcționează imediat sau trebuie salvată pentru studiu ulterior. Distribuiți scrisori după tip și din motive pentru care trebuie salvate. Apoi creați un sistem de foldere adecvat pentru acest lucru. Poate fi foarte simplu, cu separarea literelor în grupuri sau tipuri de acțiuni. Sau puteți găsi un sistem mai detaliat cu numele proiectelor sau zonele de lucru.
Trebuie să salvați câteva scrisori pentru raportare? Puteți utiliza funcția de arhivare în serviciul de corespondență. Apoi, aceste litere vor dispărea din căsuța de e-mail, dar vor fi disponibile în orice moment.