Universitatea de Stat de Servicii și Economie din St. Petersburg este cea mai mare și cea mai mare universitate din nord-vestul Rusiei, pregătindu-și specialiști în domeniul serviciilor. Astăzi, universitatea uneste opt institute, 11 sucursale și trei subdiviziuni structurale ale ACT, 27 mii de studenți studiază în 56 de specialități. Cum reușim să optimizăm managementul unei astfel de universități, am fost informați de președintele interimar. rectorul Evgeny Lubashev.
-Universitatea noastră este încă relativ tânără. Timp de 45 de ani, ne-am crescut de la o ramură a Institutului de Tehnologie, care pregătește specialiști în domeniul serviciilor, până la o universitate majoră. Odată cu creșterea instituției de învățământ, sarcinile care trebuiau abordate au devenit mai globale. Vorbesc despre sarcinile de gestionare a contingentelor studenților, facultăților, proceselor financiare și economice generale ale universității. Astăzi, Universitatea noastră este o universitate în rețea. Universitatea dispune de 11 sucursale distribuite teritorial, dar în Sankt Petersburg sunt separate și locațiile universității, ele sunt situate în diferite părți ale orașului. Fără elementele de automatizare este aproape imposibil să se gestioneze o astfel de instituție de învățământ.
Inițial, am stabilit sarcini de management numai în procesul de învățare. Dar astăzi una dintre direcțiile prioritare ale dezvoltării universității moderne este introducerea unui sistem informatic pentru obținerea de rapoarte fiabile despre activitățile tuturor departamentelor universității. Și am decis să automatizăm întregul proces de gestionare a instituției de învățământ din complex.
Următorul pas a fost automatizarea managementului personalului, aceasta, în primul rând, a vizat contingentul studenților. Apoi am început să formăm un bloc de personal pentru profesori și angajați, apoi am mers la blocul asociat cu procesul de instruire, automatizarea cărora a durat cel mai mult.
Colegii noștri din corporația "Galaxy" au întâmpinat o cantitate colosală de date de la universitatea noastră. Faptul este că fiecare elev, și avem mai mult de 27 de mii dintre aceștia studiază în conformitate cu curriculum-ul specialității, pe care a intrat-o. Fiecare program de învățare trebuie introdus în sistemul "Galaxy" pentru a automatiza gestionarea procesului de învățare prin legarea graficului, a evaluărilor, a foilor și așa mai departe, adică sistemul decanat electronic.
Și care sunt etapele care urmează? Planificăm să automatizăm blocul financiar. Acesta este departamentul de planificare și achizițiile publice. Înainte - blocul economic: gestionarea complexului de proprietăți al universității și automatizarea contabilității. Aș dori să subliniez că sistemul "Galaxy" este bun pentru că se integrează cu alte programe care funcționează în universitate. De exemplu, cu sistemul de circulație a documentelor "Letograf" și un număr de altele.
Desigur, au existat probleme. Pentru noii oameni de la început sunt puțin negative. Mulți angajați și profesori de la universitate au lucrat mult timp, și-au dezvoltat propriul stereotip de lucru încercat și testat. Înainte de conducerea universității a fost sarcina de a schimba gândirea oamenilor, în primul rând prin informarea personalului cu privire la beneficiile pe care le va aduce automatizarea. O mare atenție acordată instruirii pas cu pas a angajaților cu sistemul "Galaxy Management University".
De exemplu, în sezonul actual al campaniei de admitere, angajații noștri lucrează deja în sistemul "Galaxy" pentru al patrulea an deja. În consecință, calificările lor pentru lucrul cu sistemul au crescut semnificativ. Datorită experienței acumulate, acum peste 16 mii de aplicații ale solicitanților au fost introduse în timp în sistem și au fost identificate. Băieții au văzut evaluarea în funcție de rezultatele UȘE, evaluând șansele lor de a intra atât la un loc bugetat, cât și la locuri cu o compensație completă pentru costurile de instruire. Am conectat toate cele 11 filiale pentru a lucra în "comitetul de admitere" automatizat, ceea ce ne-a permis să urmărim rapid informațiile și să evaluăm eficacitatea fiecăruia.
Acest lucru înseamnă că sistemul Galaxy ți-a simplificat munca?
Absolut! Acest lucru se aplică tuturor problemelor de guvernare universitară. Aș dori să menționez un aspect mai important al managementului de proiect. Ca lider, pentru luarea deciziilor, este important să văd în timp real toate procesele de management ale Universității. Ecranul calculatorului personal afișează informații cu schimbarea rapoartelor despre progresul proiectului - așa-numita "galaxie segmentată". În orice moment, văd ce se face cu privire la modulele care sunt configurate și funcționează în prezent. Acum nu este nevoie să invitați angajații cu rapoarte, toate informațiile sunt pe ecran.
Pe scara cooperării cu compania "Galaxy", suntem probabil unul dintre liderii. În implementarea finală a proiectului, intenționăm să conectăm aproximativ 800 de utilizatori la Universitatea pentru a lucra în sistem.
Cred că am avut noroc atât pentru noi, cât și pentru specialiștii din Galaxie, deoarece, după finalizarea procesului de implementare a sistemului de management al universității împreună cu noi, au avut o practică excelentă și suntem un sistem bun. Acest lucru le va permite în viitor mult mai rapid rezolvarea problemei automatizării altor universități.
Rezultatele pozitive obținute în timpul proiectului de implementare a sistemului de management al universității sunt deja palpabile, vedem eficiența ridicată a proiectului.
Ce ați putea sfătui colegilor dvs. atunci când alegeți un sistem automat, ce puncte ar trebui luate în considerare? În primul rând, universitățile trebuie să acorde o atenție deosebită cunoștințelor contractantului cu privire la specificul desfășurării activităților economice ale instituției de învățământ și al gestionării campaniei de admitere și a procesului educațional. Desigur, experiența implementării cu succes a sistemului în alte universități este, de asemenea, importantă.
În al doilea rând, este necesar să se evalueze echipa implementatorului companiei, și anume disponibilitatea angajaților care pot ajuta prompt la rezolvarea problemelor legate de finalizarea programului, făcând schimbări. Pot spune că pentru modulele pe care le avem deja astăzi, Galaxy Corporation oferă suport tehnic fiabil, în conformitate cu factori externi și interni în schimbare dinamică.