Foarte curând așteptăm lansarea unui nou plug-in de management al documentelor electronice 2.0 și am dori să spunem că va fi util pentru nevoile clienților noștri.
Se spune că prima versiune a documentului este destul de a face față cu funcțiile lor de bază, dar nu îndeplinește criteriile principale, pe care încercăm să păstrăm toate produsele noastre - flexibilitate maximă posibilă pentru a se adapta software-ul pentru nevoile în schimbare rapidă a companiei.
În vechile fluxurile de lucru pentru documentul a fost alocată o entitate separată, o decizie care nu ne-a permis să folosească toate caracteristicile mare de flexibilitate de configurare care implementează plugin-uri și butoane de lux Magic Pagina mea.
Noul flux de lucru al documentelor 2.0 va utiliza esența sarcinii. Acesta este, din punct de vedere tehnic, documentul va fi sarcina obișnuită a lui Redmine (RM +) cu tipul "Document". O astfel de soluție arhitecturală simplă oferă multe avantaje:
Toate posibilitățile gigantice pentru activitățile de filtrare vor fi disponibile pentru documente. Acum puteți selecta rapid și ușor documentele necesare. Utilizatorii vor avea un sistem de filtrare foarte puternic.
Puteți crea un document pe baza solicitării plug-in-ului Service Desk și puteți genera o aplicație din document.
Puteți adăuga un document în arborele țintă. Vedeți pluginul "Obiective" pentru detalii.
Puteți conecta în mod logic documente reciproc. Redmine (RM +) suportă un sistem complex de relații pentru sarcini.
Puteți pune note pe documente.
Aveți posibilitatea să generați eșantioane specifice de documente pe pagina mea pentru roluri specifice utilizatorilor (plug-in Magic My Page).
Toate celelalte caracteristici pe care sistemul de management al organizațiilor RM + sau standardul Redmine pentru sarcini le oferă acum vor deveni disponibile pentru documente.
Dar cele mai puternice caracteristici sunt oferite de utilizarea plug-in 2.0 și butoanele Plug-in de lux. Echilibrarea tehnică a documentului și sarcinile companiei Redmine au permis absolut toate posibilitățile de a stabili ciclurile de activitate ale documentelor.
Acum puteți configura aproape orice ciclu de viață al documentului, pe baza parametrilor acestuia, a rolurilor utilizatorului curent, a ierarhiei companiei etc. (a se vedea descrierea pluginului pentru butoane de lux). Acesta este un avantaj care traduce modulul fluxului de lucru la un nivel complet nou!
Plug-in-ul pentru gestionarea documentelor electronice se află sub exploatare industrială pe serverele noastre de producție. Ea funcționează deja în cadrul companiei noastre și, după unele îmbunătățiri, va fi disponibilă clienților externi.
Să vedem cum gestionarea documentelor electronice prin plug-in-uri ne ajută să automatizăm comenzi pentru co-plăți pentru îndrumare.
În versiunea veche a fluxului de lucru, procesul a funcționat astfel:
Angajatul departamentului de personal a creat documentul, a aprobat-o independent și a distribuit-o contabilului. Contabilul în baza ordinului a adăugat un marcaj la matricea de salarizare a angajatului. În același timp, prezența unui factor uman ar putea duce la erori: adăugarea unei sume greșite, nu a angajatului etc. Punerea în aplicare a tuturor acestor acțiuni necesită efort și timp.
Ce ne permite să lucrăm cu documentul 2.0?
Mai întâi, acum, cu ajutorul meniului "Custom meniu", puteți scoate o legătură specială pentru angajatul departamentului de personal "Order for a charge". Când faceți clic pe acest link, un membru al personalului va trebui să completeze textul comenzii, precum și să fie în măsură să furnizeze toate informațiile suplimentare necesare.
Datorită faptului că acum ordinea și sarcina sunt practic identice, putem adăuga câmpuri personalizate speciale pentru fiecare tip de comandă:
Angajatul căruia îi este distribuită ordinul.
În ce numere este necesar să aplicați ordinul.
Acum, angajatul departamentului de personal deja în momentul redactării comenzii specifică toate informațiile de bază. Contabilul pentru calculul salariilor rămâne pur și simplu să îl controleze și să îl aplice. Nu există nici un efect de introducere dublă a parametrilor.
Apoi, totul este determinat de ciclul de viață, pe care îl configurați pentru comenzi de acest tip în butoanele Plug-in de lux. Am stabilit un ciclu de viață destul de simplu pentru noi înșine, care constă în trei etape:
- „Nou“. Documentul a fost creat de angajatul departamentului de personal.
- „Numit“. Documentul este atribuit licenței pentru execuție.
- "Run".
După crearea comenzii, angajatul departamentului de personal poate corecta comanda și îl poate trimite contabilului pentru calcularea ZP.
Contabilul de pe pagina principală (folosind modulul Plug-in-ul Magic My Page) afișează un bloc cu documentele care au venit la el:
Contabilul pentru decontarea ZP efectuează un control suplimentar și apasă un singur buton "Accrual".
După ce faceți clic pe buton, acumularea intră în matricea salarială a angajatului.
Oameni care sunt mai familiarizați cu funcționalitatea pluginului pentru butoane de lux. probabil a realizat deja cât de multe variante diferite de mișcare a documentelor pot fi implementate cu ajutorul plug-in-ului 2.0.
Setările plug-in-ului 2.0 (de altfel, planificăm să-i spunem documente flexibile) ne permit să automatizeze lucrurile cu care butoanele Plugin-uri de lux nu pot face față. De exemplu, umplerea automată a angajaților în câmpurile personalizate necesare pe baza departamentului și departamentului selectat, care va permite distribuirea documentelor către diferite grupuri de angajați și mai mult.
Pe lângă toate avantajele deja menționate, modulul fluxului de lucru 2.0 oferă oportunități mult mai puțin semnificative.
Capacitatea de a sparge ordinele în ordine unice și fundamentale. Comenzile unice nu vor constitui un cadru de reglementare pentru angajat (de exemplu, o comandă de bonus sau o comandă de lucru în week-end). Comenzile fundamentale vor forma baza normativă.
Abilitatea de a vizualiza arborele de documente.
Controlul familiarizării cu documentul la nivel de subordonat și la nivel de companie.
Gestionarea documentelor 2.0 a beneficiat de oportunități foarte largi, care vor face munca de rutină mai eficientă și confortabilă, în timp ce procesul de configurare a devenit cât mai flexibil posibil.
