Care sunt cheltuielile pentru ospitalitate?
În birourile reprezentative în conformitate cu prevederile paragrafului 2 al art. 264 din Codul Fiscal ar trebui să includă următoarele tipuri de costuri:
- costurile pentru desfășurarea de evenimente oficiale cu participarea reprezentanților companiei;
- cheltuieli de transport, servicii de bufet, comandate în scopul realizării măsurilor corespunzătoare;
- cheltuielile pentru serviciile unui interpret, dacă asistența lui este necesară pentru un eveniment oficial.
Cheltuielile reprezentative (denumite în continuare "PR") pot fi utilizate de societate pentru a reduce baza impozabilă - în limita a 4% din costurile salariale (lista acestora este definită la articolul 255 din Codul Fiscal al Federației Ruse).
Pentru a utiliza PR pentru optimizarea impozitelor, este necesar să le justificăm.
Cum să justificați ospitalitatea pentru a optimiza impozitele?
- redactarea ordinului directorului de a organiza un eveniment care implică o OI;
- întocmirea estimării cheltuielilor pentru această sau acea măsură;
- compilarea unui raport privind cheltuielile de fonduri în timpul evenimentului.
De asemenea, Ministerul Finanțelor recomandă în această scrisoare să confirme suplimentar cheltuielile reflectate, în special, în raport prin diverse documente primare.
Cu toate acestea, multe firme moderne preferă, datorită practicilor de afaceri bine stabilite, să colecteze exact acele documente care figurează în ordinul anterior al Ministerului de Finanțe în sprijinul cheltuielilor reprezentative. Acest lucru se datorează adesea dorinței firmei de a se proteja de pretențiile departamentului fiscal, precum și de specificul raportării și controlului intern al organizației.
În plus, multe firme pentru a confirma cheltuielile (fără a lua în calcul formularele recomandate de Ministerul Finanțelor) sunt surse precum:
- un act privind punerea în aplicare (amortizare) a cheltuielilor;
- programul evenimentului oficial.
Să analizăm în detaliu specificul compilării documentelor de mai sus.
Ordinul directorului privind evenimentul
O astfel de comandă trebuie să conțină:
- data, numărul documentului;
- numele documentului (de exemplu, "Conducerea micului dejun de afaceri");
- numele entității economice;
- bloc text cu rațiunea evenimentului (cu expresia "În scop");
- bloc de text decisiv ("Ordin"), care reflectă lista sarcinilor atribuite persoanelor responsabile în cadrul evenimentului, precum și o listă de persoane relevante;
- Numele șefului organizației, semnătura sa.
Acest document, folosit pentru a confirma PR, poate conține:
- bloc, ceea ce reflectă aprobarea documentului de către director;
- data documentului;
- numele documentului (de exemplu, "Estimarea cheltuielilor pentru ospitalitate ca parte a unui mic dejun de afaceri");
- informații privind locația planificată a evenimentului;
- date privind numărul planificat de participanți la eveniment într-un anumit statut (organizatori, invitați, reprezentanți ai firmei, partenerii săi);
- o listă de articole PR care să indice sumele planificate respective;
- suma totală a PR-urilor propuse în cadrul evenimentului;
- Numele și semnătura contabilului-șef al societății;
- Numele șefului firmei și semnătura sa.
Declarația de cheltuieli a fondurilor
Raportul corespunzător cu privire la structura sa poate fi o continuare logică a surselor estimative anterioare. Aceasta este, va conține:
- data de pregătire, denumirea documentului (de exemplu, "Raportul privind cheltuielile pentru ospitalitate ca parte a unui mic dejun de afaceri");
- informații privind numărul efectiv de participanți la un eveniment într-un anumit statut;
- informații privind locația reală a evenimentului;
- o listă de cheltuieli care indică sumele reale ale acestora;
- valoarea totală a PR real în cadrul evenimentului;
- Numele și prenumele postului și semnătura angajaților responsabili cu întocmirea raportului.
Documente primare
Documentele primare care confirmă performanța firmei PR, pot fi prezentate într-o gamă destul de largă. Acestea includ:
- certificatele de muncă efectuate;
- facturi de plată;
- facturi;
- aeriene;
- contracte cu prestatori de servicii pentru furnizarea de servicii.
- conține numele și data compilării;
- include denumirea entității economice care a generat documentul primar;
- reflectă realitatea concretă a vieții economice, amploarea măsurării sale în termeni monetari sau în natură, indicând anumite unități de măsură;
- includ numele posturilor și FIO ale persoanelor responsabile care au participat la relații juridice, în urma cărora firma a avut PR;
- conțin semnăturile oficialilor respectivi.
Rețineți că contractul cu contrapartida pentru prestarea serviciilor care fac parte din PR este elaborat pe principii generale stabilite prin legea civilă. În acest sens, nu diferă structura și statutul juridic de alte acorduri ale firmei cu orice contrapartidă.
De exemplu, un contract tipic pentru furnizarea de servicii de traducere, servicii de camara sau transport poate include:
- preambulul;
- Secțiunea în care se determină obiectul acordului;
- cu drepturile și obligațiile părților;
- secțiunea cu prețurile și ordinea așezărilor;
- care reflectă responsabilitatea părților;
- Secțiunea, care indică durata acordului;
- secțiune cu alte condiții;
- cu detalii ale părților la tranzacție, semnăturile acestora.
Eliminarea costurilor
Acțiunea în cauză are scopul de a certifica faptul că persoanele care dețin o autorizație de autorizare sunt autorizate. Cel mai adesea - membri ai comisiei speciale din rândul reprezentanților companiei care a desfășurat PR.
Actul relevant poate conține:
Programul evenimentului
Multe companii preferă să completeze setul de documente pe care le-am examinat cu un program de eveniment oficial.
Această sursă poate include:
- nume (de exemplu, "program de mic dejun pentru afaceri");
- formularea care reflectă scopul evenimentului formal;
- data sau perioada, locul desfășurării evenimentului;
- listele participanților la evenimente cu statut special;
- listele de organizații partenere sau persoane fizice, la care entitatea intenționează să solicite obținerea de servicii de traducere, de transport și de alte servicii.
- Numele și prenumele postului, semnăturile persoanelor responsabile pentru eveniment.
Regulamentul privind ospitalitatea ca instrument de confirmare a acestora
Documentele considerate de noi, care sunt folosite pentru a confirma PR-ul companiei, pot fi completate de dispoziția internă privind PR.
Această dispoziție poate fi o reglementare locală de reglementare separată sau o parte a politicilor contabile ale organizației și trebuie concepută astfel încât:
Această situație are sens de argumentat, în cazul în care firma desfășoară una sau alta dintre activitățile oficiale în mod regulat.
Dacă sunt aprobate, documentele examinate de noi pentru a confirma cheltuielile vor fi compilate pe baza formularelor aprobate ca anexe la dispoziția respectivă.
OL, determinată în conformitate cu clauza 2 din art. 264 din Codul Fiscal, pot fi utilizate de societate pentru a reduce baza impozabilă în limitele stabilite. Pentru aceasta trebuie să fie confirmate.