Rezumat: Formarea strategiei de comunicare. Un exemplu de strategie de comunicare. Identificarea obiectelor de gestionare a configurației proiectului. Procedura pentru crearea unui nou element de configurare. Infrastructura proiectului. Exemplu de cerințe privind infrastructura biroului proiectului (fragment). Un exemplu de procedură pentru crearea unei infrastructuri de proiect. Formarea liniei de bază a configurației proiectului. Organizarea managementului de configurare a proiectului. Organizarea documentației privind starea elementelor de configurare. Un exemplu de procedură pentru a asigura stocarea documentelor. Un exemplu de procedură pentru trimiterea documentelor. Un exemplu de procedură pentru pregătirea documentelor. Un exemplu de procedură de raportare a activității.
Formarea strategiei de comunicare
În ceea ce privește conținutul, orice mesaj al proiectului ar trebui să includă informații de felul următor.
- Respectarea nevoilor participanților la proiect pentru a înțelege Participanții la proiect ar trebui să poată obține informații obiective, complete și coerente cu privire la obiectivele și obiectivele proiectului și să își poată forma propriile opinii raționale cu privire la proiect.
- Îndeplinirea nevoii participanților la proiect de a se simți Părțile interesate trebuie să înțeleagă în mod clar ce proceduri sunt prevăzute pentru a-și organiza participarea la luarea deciziilor asupra proiectului, indiferent dacă există canale de feedback. modul în care aceștia pot fi implicați în implementarea celei mai importante părți a proiectului pentru aceștia.
- Respectarea nevoilor participanților la proiect pentru a acționa Angajații ar trebui să fie informați care înseamnă,
metode, instrumente sunt puse la dispoziție pentru adaptarea lor timpurie în condițiile noului mediu de afaceri organizațional și funcțional al organizației.
Un exemplu de strategie de comunicare
Structura tipică a strategiei de comunicare include următoarele secțiuni.
- Obiective și obiective de informare a participanților la proiect De exemplu:
În cadrul strategiei implementate, informațiile nu se limitează doar la furnizarea informațiilor necesare angajaților despre proiect. Obiectivele informațiilor vizează creșterea loialității personalului companiei față de proiect, care servește scopului final al managementului schimbării - pentru a asigura o tranziție fără durere la un nou standard de afaceri. Înainte de procesul de informare, există trei obiective principale:
- oferind publicului țintă informații despre obiectivele, obiectivele și rezultatele proiectului:
- să informeze angajații companiei cu privire la proiect, importanța și beneficiile acestuia;
- Asigurați disponibilitatea, corectitudinea și oportunitatea obținerii de informații despre proiect;
- să susțină interesul pentru proiect în toate etapele punerii sale în aplicare;
- să asigure primirea în timp util a informațiilor privind modificările viitoare de către publicul țintă;
- formarea imaginii proiectului ca o inițiativă deschisă, transparentă și accesibilă;
- să colecteze informații despre așteptările / temerile experților în afaceri cu privire la viitoarele schimbări;
- formează imaginea proiectului ca o inițiativă, gata să sprijine feedback-ul. să răspundă la întrebări și să ajute la rezolvarea problemelor viitoare;
- Furnizați informații în avans utilizatorilor finali cu privire la evenimentele viitoare legate de gestionarea schimbărilor;
Specificarea anumitor persoane responsabile de comunicarea proiectelor și locul acestora în structura organizatorică a proiectului.
Pe baza obiectivelor de informare descrise mai sus, se recomandă identificarea a trei grupuri țintă, la care vor fi direcționate acțiunile descrise în planul de comunicare. Distincțiile grupurilor alocate, caracterizate de gradul de responsabilitate / participare la proiect, ierarhia poziției în cadrul companiei și, în consecință, loialitatea față de rezultatele proiectului, stipulează utilizarea mai multor canale și măsuri de informare pentru fiecare dintre ele.
De regulă, aceștia sunt manageri sau specialiști de conducere ai departamentelor de linie, au informații complete despre procesele de afaceri existente într-o anumită zonă, participă la coordonarea listei modificărilor proceselor.
direcții și birouri, care reprezintă principalul punct de contact între echipa de gestionare a schimbărilor și rețeaua responsabilă pentru implementare. Gradul de conștientizare și participare activă în procesul de management al schimbării este esențial pentru implementarea proiectului.
Cel de-al doilea nivel este reprezentat de personalul de la nivelul conducătorilor de departamente care sunt responsabili pentru implementarea măsurilor de gestionare a schimbărilor la nivel local, deoarece acestea reprezintă legătura dintre rețeaua celor responsabili de transformare și utilizatorii finali
Experții în afaceri pot fi printre cei responsabili de transformare.
Angajații companiei, care în viitor vor face față noilor procese și sistemului în munca lor zilnică. Obiectivele de informare vizează în primul rând creșterea nivelului de adoptare a sistemului de către acest anumit public țintă.
Pentru a determina eficiența canalelor formale de comunicare existente, lista de întrebări recomandate este prezentată mai jos [5].
- Cât de repede și cât de des sunt difuzate deciziile oficiale ale companiei pe aceste canale de comunicare?
- Ce părți interesate pot fi informate prin acest canal?
- Cât de aplicabil și eficient acest canal de comunicare. există o persoană responsabilă, este posibil să o folosiți pentru comunicări interne și externe?
- Cum este estimat acest canal?
- Cât de mult satisface acest canal nevoile moderne de informare, are o interfață cu noile tehnologii de informare și comunicare?
Pentru a identifica cele mai eficiente canale de comunicare informale, este sugerată următoarea listă de întrebări.
- Cine este liderul (informal) în organizație?
- Care opinie are cea mai mare importanță atunci când discută probleme importante?
- Care este relația din cadrul organizației cu diseminarea deschisă a informațiilor despre proiecte și transparența departamentelor aferente?
Astfel, canalele de comunicare formează 3 grupe: formale, specifice fiecărui proiect și informale.
Tabelul 7.2. Exemplu de matrice de comunicare
Analizând matricea de comunicare verticală, se poate determina semnificația strategică a unui anumit canal de comunicare: dacă se dovedește a fi principalul canal de comunicare pentru un număr mare de grupuri de participanți, atunci acesta ar trebui privit ca un activ semnificativ al proiectului.
- Organizarea feedback-ului asupra proiectului
Necesitatea de a implementa o buclă de control invers, inclusiv în comunicații, poate fi justificată după cum urmează.
Informațiile eficiente sunt posibile numai cu comunicațiile bidirecționale de proiectare - prezența unui canal de comunicare directă și inversă. Ultimul oferă controlul primului.
Monitorizarea eficacității canalelor de informații implică următoarele aspecte:
- calitatea informațiilor despre proiect prin intermediul canalelor oficiale de informare;
- intensitatea suficientă a informațiilor primite;
- completitudinea informațiilor primite prin intermediul canalelor oficiale de informare stabilite.
Cele 5 elemente considerate nu reprezintă o listă exhaustivă a secțiunilor strategiei de comunicare. dar acestea sunt cele mai semnificative și, de regulă, sunt obligatorii pentru pregătirea competentă a planului de comunicare.