Fiecare organizație la scară largă sa confruntat cu problema acumulării unui număr mare de documente în arhivă. Documentele contabile primare și finale, diversele contracte și documentele interne se transformă în final într-un dosar destul de voluminos, apoi într-o cutie, după și într-un dulap. Prin urmare, literalmente în al treilea al patrulea an al existenței societății, apare o întrebare cu privire la alocarea de documente inutile pentru a fi eliminate și distruse. Dar cât de corect să rezolvăm hârtiile disponibile? Cine are dreptul să decidă asupra distrugerii? Cum, din punct de vedere legislativ, este corect să formalizăm acest proces și unde să luăm un eșantion? Despre acest material.
De ce este important să elaborăm un act de distrugere
Indiferent dacă se intenționează retragerea documentelor contabile sau organizaționale din arhivă, este foarte important să se întocmească un act privind distrugerea documentelor la timp. Acest lucru se datorează faptului că, în cazul inspecției la fața locului sau solicitării obișnuite a impozitului, de exemplu, societatea nu poate avea nici documentul însuși, nici confirmarea cedării acestuia. În acest caz, angajații agenției de stat vor constata că informațiile sunt disponibile, însă pur și simplu sunt ținute. Și acest lucru este inacceptabil prin lege și poate duce la conflicte sau inițierea procedurilor administrative.
De asemenea, întocmirea unui act de distrugere garantează legalitatea și corectitudinea eliminărilor. La urma urmei, pentru aceasta este necesar să se colecteze una nouă sau să se convoace o comisie de experți existentă formată din angajați din diferite departamente și din conducere. Ea va analiza situația în detaliu cu fiecare lucrare luată și va determina cu acuratețe valoarea acesteia pentru afacerile actuale ale firmei. Apoi, documentația va fi reordonată și documentele învechite vor fi eliminate din arhivă.
Conditii generale de depozitare
Legislația impune ca toată documentația întreprinderii să fie păstrată pentru o anumită perioadă de timp pentru posibilitatea recuperării datelor și a verificării activităților în trecut. În acest sens, eliminarea independentă și ilegală a hârtiei sau a documentelor electronice poate fi urmărită penal în baza Codului penal.
Timpii de stocare necesari variază în funcție de tipul și accesoriul casetei. De exemplu, documentele care reglementează contabilitatea la întreprindere (reguli și model de umplere) trebuie păstrate în arhivă timp de cel puțin 5 ani de la data ultimei utilizări. "Pervichka" este păstrat puțin mai puțin - 4 ani. Există unele subspecii care sunt stocate pentru o perioadă mai lungă de timp, precum și lucrări pe termen nedefinit, cum ar fi documente constitutive.
Responsabilitatea pentru siguranța documentelor organizației este suportată de CEO, a cărui semnătură este ștampilată asupra actului. Prin urmare, în timpul selecției documentației pentru scoaterea din evidență, este important să se țină seama de faptul că distrugerea anumitor documente este dreptul și nu obligația angajaților și a persoanei juridice în ansamblu. Unele elemente importante și probe în valoare de economisire, și, în același timp, nimeni nu poate interzice să se întindă pentru a distruge lor de conservare a documentului (de exemplu, istoricul de interconectare de facturare cu contrapartea în ultima perioadă). Când se schimbă conducerea companiei, se organizează un transfer complex de cazuri și toată documentația disponibilă.
Cum se compilează actul
Inițial, trebuie remarcat faptul că, în cursul lucrărilor, comisia de experți poate întâlni nume diferite ale actului:
- "Cu privire la alocarea pentru distrugere ..."
- "Despre distrugere"
- și altele.
În ceea ce privește al doilea document, formularul său standard este destul de simplu: în antetul din stânga se află numele organizației, în partea dreaptă este "APPROVED, directorul general" și datele personale ale managerului. Mai jos este data aprobării. Apoi (sub cerințele organizației) titlul actului. Baza este o comandă internă de gestionare (înregistrăm data și numărul). Apoi sunt enumerate persoanele care intră în comisia de experți și observatorii prezenți.
Imediat sub acest text, plasăm un tabel cu 7-8 coloane pentru înregistrarea documentelor:
- Numărul secvenței din tabel
- Numele cazului sau grupului de documente;
- Termene limită: când a fost utilizat ultima dată, de exemplu, în scopuri fiscale (pentru documentele contabile);
- Numărul de inventare: dacă există. În caz contrar, câmpul de la această rubrică este lăsat necompletat;
- Indicele nomenclator al cazului sau numărul său de inventar;
- Numărul total de unități stocate;
- Termenii de depozitare și numărul articolului relevant: stabilit prin lege în lista menționată mai sus;
- notițe
Aceasta este instrucțiunea completă pentru finalizarea actului. Pentru a compune propriul dvs., luați în considerare acest eșantion:
Descărcați documentul cu o formă goală a actului privind alocarea documentelor pentru distrugere poate fi la acest link.
Lectură recomandată
