Cum să răspundeți apelurilor către companie
Răspundeți în detaliu, dar pe scurt. Evitați enumerarea monotonă. Apelanții, mai ales din afară, nu pot suporta salutul prelungit.
Dacă sunteți angajat al unei companii, există o singură modalitate de a vă răspunde la apelurile primite în conformitate cu regulile stabilite în firmă.
Răspunsuri la apelurile interne
Răspunsuri la apeluri externe
Când nu puteți determina natura apelului
Cum să răspundeți la un apel, dacă nu puteți determina în prealabil dacă este intern sau extern? În acest caz, să presupunem că este extern și se numește după nume și prenume.
Când sunați
- Bună ziua, o sună pe Mary Smith de la Weiss Graphics. - Domnul Jones este în locul lui?
Acest lucru îl va elibera pe secretar sau pe persoana care răspunde la apeluri, datorită datoriei oneroase de a întreba: "Cum pot spune cine sună?"
Când vi se răspunde de domnul Jones, nu vă implicați imediat într-o conversație. Afișați curtoazia și întrebați dacă are timp să vorbească. Domnul Jones va aprecia că îți socotiți timpul.
Și, în cele din urmă, câteva cuvinte despre apelurile eronate. Toată lumea a chestionat accidental un număr greșit. Dacă vi se întâmplă acest lucru, nu închideți fără scuze.
- Scuze, cred că am primit numărul greșit. Desigur, dacă primiți un apel greșit, atunci trebuie să arătați întotdeauna curtoazie persoanei care a făcut numărul greșit. Nu-l face pe apelant mai jenat, arătându-i că ai fost rupta de la caz.
Cum să vă ocupați de îndatoririle de rutină care vă dezgonează
Invită, în numele șefului, de obicei, să provoace același entuziasm ca spălarea ferestrelor. Aceasta este probabil pentru că majoritatea oamenilor consideră că este sub demnitatea lor să cheme în numele șefului, știind că există un secretar pentru asta. Slavă Domnului, această practică este de obicei o excepție decât regula.
Și totuși, este posibil să se execute îndatoriri jignitoare și neplăcute, apelând la instrucțiunile șefului cu pricepere și grațios. Iată câteva sfaturi.
Înainte de a apela pe cineva, șeful tău știe că intenționezi să faci asta. Apoi el sau ea va putea să ridice telefonul dacă persoana pe care o apelați este la fața locului. După ce ați ajuns la biroul persoanei potrivite, explicați motivul apelului. Odată ce stabiliți un contact, permiteți șefului să știe că el (ea) poate ridica telefonul.
Când trebuie să sun din nou
Străduiți-vă pe ceilalți să vă sune repede
Când apelați o persoană care, din anumite motive, nu poate răspunde la apelul dvs., explicați când și unde puteți fi contactat. Cu cât explicați mai mult totul, cu atât mai profesionist veți privi în ochii colegilor.
Dacă sunați prin comunicații de lungă distanță, atunci asigurați-vă că ne spuneți despre acest lucru. Apoi, apelul dvs. va fi răspuns mai ușor.
Când vorbiți cu o persoană cu care veți avea nevoie să continuați conversația, atunci sunteți de acord cu ora exactă a următorului apel.
Dacă persoana pe care o apelați nu este în loc, atunci explicați motivul pentru care apelați. Fii specific. Poate altcineva te poate ajuta.
Fii politicos cu personalul administrativ. Întreabă când e mai bine să sun din nou.
Nu întrerupeți persoana care vă vorbește. Un mod sigur de a vă împiedica să nu întrerupeți alta este regula pe care am vorbit-o înainte - de a susține o pauză. Doar întrerupeți sau numărați la două după ce persoana a terminat de vorbit.
Ați întâlnit vreodată o persoană care ar dori să fie obligată să aștepte? Din păcate, sunt momente când trebuie să profiți de această recepție plictisită.
Care este limita acestei așteptări?