În primul rând, vreau să vă asigur că aveți cunoștințele necesare despre ceea ce este un plan. Majoritatea (și printre ei, un număr uluitor de manageri de proiect) amintesc doar graficul Gantt atunci când se gândesc la planul proiectului. Puteți obține acest lucru cu Microsoft Project. Dar este mult mai probabil să fie numită o schemă a proiectului, care arată timpul de execuție al diferitelor etape ale planului. Cu toate acestea, vom reveni la acest lucru mai târziu.
Planul nostru ar trebui să conțină următoarele elemente:
- Scopul proiectului
- rezultate
- Criterii de calitate
- resurse
- Structura managementului
- Punctele de control
- cheltuieli
- în funcție de
- riscuri
- orar
Să examinăm fiecare articol separat și să vedem de ce sunt atât de necesare și ce vrem să realizăm în ele.
Scopul proiectului
Ce vrem să creăm? Scopul proiectului este de a combina motivele proiectului și beneficiile așteptate de la acesta. Acest segment al planului poate fi implementat fie printr-o justificare economică profitabilă, fie prin cunoașterea publicului țintă cu scopul proiectului. De exemplu, cazul dvs. de afaceri poate fi scris pentru aprobare de către conducerea de vârf a organizației dvs.
rezultate
Există un obiectiv specific al proiectului. Ce trebuie să creăm pentru ao realiza? Ce va consta din proiectul dvs. finalizat? Toate acestea trebuie definite clar. De exemplu, obiectivul dvs. ar putea fi actualizarea infrastructurii IT a organizației. Rezultatul final va fi o rețea de calculatoare completă, un computer nou cu toate programele necesare pe fiecare birou.
Criterii de calitate
Acum că avem rezultatele, trebuie să specificăm nivelul necesar de calitate. În exemplul de mai sus, rezultatul va fi sub forma unei rețele complete de calculatoare. Cu toate acestea, trebuie să fim siguri că rețeaua poate face față cu adevărat întregului trafic!
Aceasta înseamnă că rezultatul nostru ar trebui să fie de o anumită calitate și trebuie să specificăm acest nivel de calitate. Iată ce vă va spune succesul proiectului:
- Ascuțire: clar și clar.
- Specificație: nu "noile computere", ci "computerele cu 2 GB de memorie RAM" etc.
- Capacitatea de a ajunge: Nu cereți imposibilul.
- Relevanța: Este criteriul asociat scopului proiectului?
- Controlul timpului: Perioadă suficientă pentru execuție. Nu are sens să ne așteptăm la o muncă de un an într-o săptămână!
Ar trebui să petreceți ceva timp și să faceți această listă împreună cu participanții la proiect. Ar trebui să implicați utilizatorii finali, dar să nu uitați de proprietarii de afaceri - nu promiteți totul fără a evalua mai întâi toate costurile. Managerul de proiect și reprezentantul celor care vor lucra sunt principalele surse ale tuturor acestor lucruri.
În cele din urmă, ar trebui să specificați în prealabil, care are ultimul cuvânt cu privire la calitatea rezultatelor. Să sperăm că munca pe definirea criteriilor de calitate nu va implica dispute cu privire la calitatea (de exemplu, nici o dispută cu privire la calitatea, ci numai pe numărul), dar tot ar trebui să se asigure că totul merge conform calendarului stabilit.
Acum știți ce rezultate trebuie să obțineți și ce calitate ar trebui să fie. Aceasta înseamnă că acum ar trebui să căutați resursele necesare pentru atingerea obiectivului. Resursele includ timpul angajaților, anumite cunoștințe sau experiență, bani (cum ar fi cumpărarea echipamentului) și timpul (anumite sarcini pot fi efectuate mai rapid dacă mai multe persoane le rezolvă).
Structura managementului
Cum te descurci cu munca? Trebuie să descrieți abordarea generală a proiectului. Cine va lua decizii pentru diferitele fluxuri de lucru? De exemplu, dacă vă decideți să faceți o achiziție semnificativă, cine va decide cine să cumpere?
Cum va fi împărțită progresul proiectului? Între cine se va împărți? De exemplu, puteți programa întâlniri regulate cu echipa, dar cine ar trebui să le urmeze? Ce nivel de informatie veti partaja? Cine altcineva ar trebui să știe cât de des și la ce nivel de detaliu? De exemplu, probabil că trebuie să informați executorul proiectului cu privire la imaginea generală a lucrurilor săptămânal, în timp ce veți oferi altor manageri informațiile necesare mai figurat.
De asemenea, va trebui să vă aprobați relația cu executantul proiectului în ceea ce privește monitorizarea progresului proiectului. Ambele trebuie să indicați modul în care veți monitoriza progresul și toate sarcinile atribuite.
Nu există un răspuns corect la modul în care ar trebui făcut acest lucru, deoarece acesta va fi diferit de la proiect la proiect. Decideți ce credeți despre mărimea și complexitatea proiectului, precum și natura organizației și stilul managementului actual.
Punctele de control
Aici trebuie să vă gândiți în prealabil cum veți împărți proiectul în mai multe etape. Dacă nu este destul de mic, atunci probabil că nu veți dori să o faceți într-o singură lovitură și în același timp să verificați totul doar la sfârșitul ei. În schimb, este mult mai bine să o împărțiți în mai multe părți, unde sarcinile aferente pot fi grupate împreună, cu un punct de control definit la sfârșitul fazei. În exemplul de actualizare a tehnologiei, de exemplu, puteți rupe proiectul în:
- Colectarea cerințelor
- Scrierea unei propuneri oficiale
- Procesul de procesare a aplicațiilor
- Negocierea unui contract
- Punerea in functiune
- testarea
Ar trebui să definiți un punct de control, astfel încât să știți despre finalizarea etapei. Dar există și un plus de descompunere a locului de muncă, dar vă vom dedica un pic mai târziu.
Ați învățat deja resursele necesare. Acum trebuie să înțelegeți cât de departe puteți să vă îndepărtați de la ceea ce a fost planificat înainte ca alarma să merite. De exemplu, puteți stabili nivelul costurilor relative la finanțare în +/- 5%, și în raport cu timpul - la +/- 10%. De asemenea, veți dori să stabiliți nivelul costurilor legate de calitate - adică, cât de departe vă puteți permite să vă îndepărtați de criteriile de calitate stabilite.
Este complet nedorit pentru ca proiectul să se abată departe de resursele și calitatea acestuia. Prin stabilirea nivelului costurilor, veți putea gestiona proiectul fără a căuta în mod constant îndrumări din partea executantului proiectului cu privire la continuarea proiectului. Nu trebuie să subestimezi aceste deviații și tu, desigur, ar trebui să le eviți, așa că ar trebui să monitorizezi în mod constant progresul. Deci, puteți să vă înțelegeți în viitor proiectul.
în funcție de
Aici trebuie să fii atenți la secvența strictă a etapelor. De exemplu, în exemplul de mai sus, trebuie să finalizați faza de colectare înainte de a putea completa propunerea. Trebuie să începeți să vă gândiți la dependențe, astfel încât dumneavoastră și echipa proiectului puteți înțelege impactul modificărilor asupra oricărei părți a proiectului.
Aceste dependențe trebuie să includă atât externe (adică ceva pe care nu aveți control), cât și dependențe interne (adică cele pe care le puteți gestiona). De exemplu, probabil că trebuie să cunoașteți numărul exact de angajați din cadrul organizației și acest lucru ar trebui să fie furnizat de departamentul de resurse umane și, prin urmare, va fi o dependență externă.
Ce poate merge prost? Ce se poate întâmpla și vă poate afecta proiectul? Există vreo modalitate de a evita acest lucru sau de a reduce nivelul expunerii la risc?
Programare sau Programare
Programul este o informație sub forma unei diagrame Gantt - acesta este modul în care ne imaginăm planul proiectului. Pentru a face acest lucru, trebuie să scrieți tot ce trebuie să se întâmple. Programul trebuie să includă toate dependențele, punctele de control și cu siguranță resursele. În acest stadiu, graficul va fi o prezentare generală a întregului proiect.
Trebuie să înțelegeți ceva despre acest program - este greșit.
Poate e tare, dar înțelegerea ta este foarte importantă încât nu poți crea un plan ideal. Trebuie să atingeți realizabil. Programul trebuie să includă o prezentare generală în care proiectul este împărțit în mai multe părți. Acesta este al doilea avantaj al descompunerii - ruperea proiectului, puteți planifica în mod clar prima etapă și continuați planificarea altora mai târziu. Dar cu cât planuiți mai mult, cu atât veți face planul orbește și totul va depinde de credința și previziunile voastre. Nu încercați să fii precis - să fie totul fuzzy, folosiți numere comune.
Pe măsură ce vă apropiați de sfârșitul fiecărei faze a proiectului, puteți planifica următorul. Puteți utiliza informațiile și experiența dobândită din etapa trecută, astfel veți fi mai încrezători.
Ar trebui să explicați acest lucru tuturor participanților la proiectul dvs.! Adesea, executorul proiectului, după ce se uită la diagramă, își va imagina că totul a fost deja pregătit și cunoscut. Ar trebui să vă risipiți visele - să explicați că etapele inițiale sunt mai exacte decât cele ulterioare și asigurați-vă că schimbările sunt așteptate pe măsură ce progresează proiectul.
Managerul de proiect va cere să aveți date de execuție clare și absolute încă de la început, dar ar trebui să rezistați acestei presiuni, explicând de ce nu puteți furniza astfel de informații. Deși cu siguranță veți dori să răspundeți la întrebările sale (și, bineînțeles, datele vor fi inventate în deplasare), ar trebui să fii realist și să înțelegi ce este posibil și ce nu poate fi planificat. Toate celelalte pot crea probleme pentru tine, pentru proiect și, bineînțeles, pentru interpret.
Nu vă panicați!
În ciuda faptului că aveți nevoie de multe lucruri pentru a se încadra în planul dvs., nu trebuie să vă faceți griji, deoarece nu va trebui doar să lucrați la ea.
Nu puteți ști tot ce aveți nevoie pentru a finaliza un plan și ar trebui să vă așteptați de la voi. V-aș sfătui să implicați alți oameni pentru a le ajuta să ia decizii, de asemenea, puteți atrage oameni pentru a programa. Echipa proiectului va face munca, astfel încât membrii echipei de proiect au mai multe șanse să știe mai bine decât cum să împărțiți proiectul în părți și cât timp vor dura. Folosiți cunoștințele echipei de proiect cu mintea! Acesta este un beneficiu suplimentar al implicării lor în proiect deoarece acestea ajută la pornirea procesului și transformarea unui grup de oameni într-o echipă.