Organizarea de întâlniri

Liderul semnează invitația.

Durata întâlnirii trebuie specificată în textul invitației.

Secretarul întocmește lista de invitații

3. Clarificarea listei de participanți.

Cu 5-6 zile înainte de întâlnire, secretarul verifică lista participanților.

4. Pregătirea materialelor pentru examinare în cadrul reuniunii: mesajul principal, materialele de referință, proiectul de decizie.

În acest stadiu, este necesar să se clarifice împreună cu șeful programului de întâlnire: începutul, sfârșitul, timpul maxim al raportului și discursurile.

Cel mai important loc în pregătirea reuniunii este elaborarea unei decizii cu privire la chestiunea în discuție sau proiectul de documente finale.

Toate documentele preconizate pentru întâlnire trebuie colectate cu cel puțin 48 de ore în avans și trimise cu 24 de ore înainte de întâlnire.

5. Organizarea grupului de lucru al întâlnirii și împărțirea responsabilităților

Secretarul examinează lista de lucrări care urmează să fie efectuate de serviciile organizației în pregătirea întâlnirii.

Conform listei de lucrări, se creează un grup de lucru, se distribuie, care din personalul său face ce lucrare și în ce etapă.

Atunci când se pregătesc întâlniri mari cu un număr mare de participanți, directorii responsabili pentru desfășurarea acesteia trebuie să fie desemnați.

6. Definirea cheltuielilor financiare:

chirie de spații și facilități demonstrative,

achiziționarea de materiale de birou,

organizarea de pauze de cafea,

reproducerea materialelor informative etc.

7. Activități organizatorice:

Cazare de participanți. Rezervarea hotelului.

Ordine de transport

Întâlnire, înregistrarea participanților.

Organizarea de pauze de cafea.

Organizarea de evenimente culturale.

Achiziționarea de papetărie, apă, flori.

Întreținerea tehnică a întâlnirii.

4. Slujirea reuniunilor.

Întreținerea întâlnirii include:

Ședința reuniunii.

Înregistrarea participanților la întâlnire.

Monitorizarea timpului întâlnirii.

Documentarea întâlnirii.

Luarea deciziilor.

Ședința reuniunii.

În cadrul întâlnirii cu secretarul de participare limitată le întâlnește la intrarea în sala, care va găzdui întâlnirea, a salutat și a invitat să meargă la o întâlnire.

În cadrul întâlnirii cu mulți participanți o persoană care întâmpină participanții la intrarea în clădire, salută, indică în cazul în care banda, unde să meargă, și ceilalți organizatori ai participanților întâlnit la intrarea în sala de ședință.

Deseori organizarea întâlnirii este dificilă. Cineva trebuie să se întâlnească la aeroport, altul la gară sau la stația de autobuz, în ziua întâlnirii, să ia un participant la hotel etc. Prin urmare, procedura de întâlnire trebuie gândită până la cel mai mic detaliu și detaliat în grupul de lucru: cine, cine, când și unde se întâlnește.

Înregistrarea participanților la întâlnire.

Înregistrarea participanților începe cu 30 de minute înainte de începerea întâlnirii, se organizează, de regulă, înainte de plasare.

În acele cazuri în care se cunoaște compoziția participanților, se recomandă înregistrarea pe listele imprimate. Această listă este utilizată și pentru trimiterea de materiale și invitații.

Înregistrarea vă permite să aflați numărul și compoziția celor prezenți la deschiderea ședinței.

Cu 5 minute înaintea începerii, secretarul anunță că întâlnirea începe.

Dacă întâlnirea este la dispoziția oaspeților, acestea trebuie să fie ținute în hol și așezate în rândurile din față. Restul participanților sunt plasați în mod arbitrar.

Monitorizarea timpului întâlnirii.

Întâlnirea trebuie să înceapă exact la ora stabilită.

Este de dorit să se convină imediat cu participanții la regulile de lucru comun:

Regulamentele discursurilor
pauze
Ora de încheiere a întâlnirii

În cazul în care secretarul participă la reuniune, atunci atribuțiile sale includ:

Distribuirea materialelor participanților la întâlnire

Selectarea documentelor pentru cap

Spuneți-i capului despre întârziere.

Raportați participanții la întâlnire care cer aceste cuvinte

Avertizarea timpului de pauză

Documentarea întâlnirii.

Transcrierea și fonograma sunt o înregistrare verbală a tot ceea ce sa spus în cadrul reuniunii, și anume toate discursurile, întrebările, răspunsurile, replicile.

Pentru efectuarea transcrierilor și decodarea fonogramelor, sunt necesari lucrători speciali: stenografi, dictofoniști

Aceasta este o formă destul de costisitoare de documentare a întâlnirilor. Este recomandabil să o conduceți numai pentru cele mai importante evenimente sau în cazul în care publicarea materialelor reuniunii este furnizată în prealabil.

Logging.

Protocolul trebuie să înregistreze:

numele reuniunii;

data, ora și locul;

Numele complet al celor prezenți și cei care nu au putut participa;

probleme de pe ordinea de zi;

a exprimat opinii, sugestii și idei cu privire la fiecare problemă;

deciziile luate;

activitățile planificate, numele executorilor responsabili.

În urma întâlnirii, secretarul întocmește și semnează un protocol al președintelui.

Protocoalele sunt împărțite în scurt și complet.

În timpul întâlnirii, este posibil să se schimbe doar un proiect de protocol.

În 3-5 zile, protocolul este specificat, editat și formalizat.

Dacă se anexează o transcriere la protocol, se face o înregistrare în acest sens după prima parte a protocolului: "Întâlnirea a fost transcrisă. Transcrierea este atașată. "

Protocolul complet pregătit este semnat de președinte și secretar al reuniunii.

La elaborarea protocolului, este important să se protejeze utilitatea sa juridică, care este determinată de prezența tuturor detaliilor necesare, proiectarea corespunzătoare a acestora și informații stricte de fiabilitate.

Protocolul este considerat finalizat după atașarea tuturor documentelor și materialelor referitoare la reuniune.

Protocoalele se formează în acest caz împreună cu documentele create în procesul de pregătire a reuniunii:

agendele zilei

invitație

listele participanților la reuniune

lista de invitați

rapoarte sau teze de discursuri

materiale de referință privind problemele aflate în discuție

proiecte de decizii și documente finale (toate într-un singur exemplar).

Luarea deciziilor

Soluțiile pot fi dezvoltate în două moduri:

Special selectate Comitetul pentru pregătirea soluțiilor în avans a proiectului său, și să citească, iar participanții fac propriile lor ajustări, și să adopte un proiect de decizie privind rezultatele votării.

Președintele reuniunii rezumă discuția și formulează o decizie; după ce o decizie este adoptată prin vot, se determină o persoană (grup de persoane) care exercită controlul asupra punerii în aplicare a deciziei.

După întâlnire, Secretarul:

republicarea textului modificat și completat al deciziei reuniunii;

controlează calendarul și calitatea retipărilor transcrierilor sau înregistrărilor pe bandă;

stabilește contacte și contactează cu acei participanți la întâlnire care ar trebui să editeze textele discursurilor lor sau să participe la punerea în aplicare a unor decizii ale reuniunii;

organizează o comandă de reproducere a materialelor într-un birou duplicat sau într-o imprimantă;

se coordonează cu capul și face o listă a persoanelor sau organizațiilor care trebuie să trimită materialele întâlnirii;

organizează împreună cu personalul expediției distribuirea materialelor reuniunii.

Întrebări pentru auto-examinare:

Care este rolul secretarului în procesul de pregătire și organizare a întâlnirilor operaționale?

Selectați tipurile de întâlniri și denumiți obiectivele.

Care este diferența dintre întâlnirile formale și cele informale?

Ce trebuie înregistrat în procesul-verbal al ședinței?

Care sunt îndatoririle secretarului după întâlnire?

Listați și deschideți etapele pregătirii întâlnirii cu un număr mare de participanți.