Rezoluție, hârtie

Citate ale zilei

Dacă vrei să fii călare, fii gata să arunci ca un cal.

Cea mai bună cale de a scăpa de inamic este de a vorbi despre asta numai bine. El va replica acest lucru și nu va putea să vă facă rău: v-ați rupt spiritul lui ... El va continua să lupte împotriva voastră, dar fără multă zel și perseverență, deoarece subconstient vă va oprit deja să vă vedeți. El este învins, chiar fără să știe despre propria sa înfrângere. [...]

Este important să mergem și să nu venim undeva, pentru că ajungem doar la moarte.

Nu puteți vorbi despre unele realizări și succese, atâta timp cât pe pământ există copii nefericiți.

Înregistrări etichetate cu "rezoluție"

Kameneva E.M., șeful Departamentului Suport de Documentare pentru Management și Arhivă al Grupului de Consultanță "TERMIKA"

Ce set de detalii trebuie să folosesc atunci când creez un anumit tip de document și lucrez în continuare cu acesta?

Aici trebuie să rețineți că diferite tipuri de documente constau în seturi diferite de rechizite și că atunci când compilați un document nu este necesar să le folosiți pe toate. Unele detalii se exclud reciproc. De exemplu, "datele de referință privind organizația" necesare și "numele tipului de document". Primul este indicat numai prin scrisori, iar al doilea - pe toate celelalte documente organizatorice și administrative, cu excepția scrisorilor.

Care este scopul principal al acestei sau acelei cerințe și la ce sunt folosite?

Printre aceste cerințe se pot identifica și acelea care servesc la reflectarea etapelor de procesare a unui document sau a executării acestuia. Aceste detalii includ:

• „Rezoluție“;
• "Marcaj de control";
• "O notă privind executarea documentului și direcția acestuia în materie";
• "O notă privind primirea documentului în organizație".

Să luăm în considerare scopul principal și modalitățile de înregistrare a celor de mai sus.

Props "O marcă la primirea documentului în organizație"

3,29. O notă privind primirea documentului în organizație conține următorul număr de ordine și data primirii documentului (dacă este necesar - ore și minute).
Este permisă marcarea primirii documentului în organizație sub forma unei ștampile.

Este permisă marcarea primirii documentului în organizație sub formă de ștampilă sau de mână în partea de jos a părții frontale a primei foi a documentului sau pe spatele acestuia.

Din fragmentele de mai sus se poate concluziona că documentul primit (sau primite) sau, mai degrabă, în colțul din dreapta jos al primei foi, este afișat "Notă privind primirea documentului în organizație". Scopul principal al acestor recuzitări este de a confirma primirea documentului primit și contabilitatea ulterioară (a se vedea exemplul 1).

Trebuie remarcat faptul că aceste elemente de recuzită nu sunt indicate în documentele interne (memorii, memorii etc.) când sunt transferate de la o unitate structurală la alta. Documentele din organizație trebuie înregistrate o singură dată: intrare - în ziua primirii, creată - în ziua semnării sau aprobării. Mai multe numere de înregistrare și date pe document vor crea confuzie. Dacă este necesar să se înregistreze transferul documentului între unități, este necesar să se întocmească un registru de transfer intern al documentului.

Numărul de serie în recuzită poate fi completat cu indicii:

• indicele corespondentului,
• indexul tipului de document,
• indicele unității de executare etc.

O notă privind primirea unui document într-o organizație este afișată adesea la momentul înregistrării documentului de intrare, care trebuie efectuată în ziua primirii documentului de către organizație.

Se pune întrebarea: este ștampila de la primirea documentului și ștampila de înregistrare la fel? Desigur, puteți pune două semne, dar este recomandabil? Pe de o parte, această abordare va permite să se țină seama de numărul total de documente care intră în organizație, atât înregistrate, cât și neînregistrate. Cu toate acestea, pe de altă parte, două mărci care conțin date parțial identice vor crea cel mai probabil confuzie atunci când contabilizează și lucrează cu documente. Prin urmare, aproape toate organizațiile folosesc doar o singură notă.

Să încercăm să ne dăm seama de ce instrucțiunile standard pentru documentație conțin cerințe ambigue față de cerințele de interes pentru noi.

Prin urmare, putem concluziona că recuzatele menționate mai sus și ștampila de înregistrare înseamnă același lucru.

Props "Resolution"

Cele mai multe documente primite sunt trimise șefului organizației sau șefului unității structurale după înregistrare. Rezultatul analizei acestora este rezoluția transmisă pe document (a se vedea exemplul 1).

Rezoluția se numește recuzită. care conține instrucțiunea capului. Cu alte cuvinte, scopul principal al rezoluției este de a reflecta instrucțiunile conducătorului, care se eliberează pe baza documentului și este obligatorie pentru executarea de către un anumit funcționar sau funcționar.

Trebuie remarcat faptul că rezoluțiile pot fi adoptate nu numai pe documentele primite, ci și pe documente interne: declarații, memorandumuri, note explicative etc.

Morozova NV
Fedoseeva N.A.

O rezoluție poate fi întocmită pe o foaie separată.

Din fragmentul de mai sus al documentului, concluzionăm cu privire la structura rezoluției:

Dacă mai mulți executori sunt menționați în rezoluție, executorul menționat în rezoluție este considerat responsabil pentru executarea acestuia. Instruirea celorlalți executanți exprimă cererea capului de a le implica în executare.

Trebuie de asemenea remarcat faptul că rezoluția este permisă pe o foaie separată, de obicei A6 (10,5 × 14,8 cm), pe care trebuie indicat în mod obligatoriu numărul de înregistrare și data documentului (o versiune redusă este prezentată în exemplul 2) și el însuși trebuie atașat la document. După executare, foaia cu rezoluția ar trebui să fie depusă în caz împreună cu documentul.

Props "Marca de control"

Scopul principal al recuzitelor "marca de control" este indicația că o instrucțiune creată pe baza unui document (adică rezoluție) sau conținută în acesta (adică un fragment al unui document administrativ) este pusă sub control.

Marcajul de control este indicat cu litera "K", cuvântul sau ștampila "Control", care este plasat în partea dreaptă a câmpului superior al primei pagini a documentului (a se vedea exemplul 1).

Controlul trebuie să fie supus tuturor ordinelor care necesită executarea, ambele conținute în documente și create pe baza lor. În consecință, documentul primit după trimiterea rezoluției trebuie returnat serviciului de asistență pentru gestionarea documentelor (serviciul DOW) și pus acolo pentru control. La punerea controlului în formularul de control al înregistrării, trebuie introduse toate informațiile necesare despre instrucțiuni.

Recuzită "O marcă privind executarea documentului și direcția sa în materie"

În cazul unei calități și al executării complete a instrucțiunilor, este eliminată de la control. Directorul care a stabilit controlul sau la dispoziția sa, serviciul Dow, exercită eliminarea comenzii de la control. Retragerea ordinului de la control se face cu ajutorul cerintei "O marcaj asupra executarii documentului si directia sa in materie".

Dacă s-au creat mai multe ordine referitoare la un document, atunci trebuie făcută obligația "O marcă asupra executării documentului și direcția sa în cauză" numai după executarea tuturor instrucțiunilor.

3,28. O notă privind executarea documentului și trimiterea acestuia în dosar include următoarele date: o referire la data și numărul documentului care atestă executarea acestuia sau, în absența unui astfel de document, un rezumat al performanței; cuvintele "în acțiune"; numărul fișierului în care va fi stocat documentul.

Marca privind executarea documentului și trimiterea acesteia la acordul semnat și datat de către executorul a documentului sau șeful unității structurale, în care documentul este executat.

2 Sistemul de Stat pentru Suportul de Documentare a Managementului, aprobat de Consiliul de Administrație al URSS la 27.04.1988, nu este în prezent un document normativ.