Nomenclatorul aproximativ al cazurilor are un caracter recomandator și se dezvoltă în scopul creării unei baze metodologice pentru organizarea rațională a gestionării înregistrărilor, ordonarea, înregistrarea și securizarea documentelor.
O nomenclatură exemplară a cazurilor este un instrument metodic și este utilizată în elaborarea unei nomenclaturi specifice a cazurilor.
Atunci când se elaborează o nomenclatură specifică a cazurilor pe baza unei aproximative, trebuie să se țină seama de practica de a desfășura activitatea de birou care a fost dezvoltată în cadrul acestui comitet.
Nomenclatura aproximativă este construită în funcție de schema funcțională. nomenclator specific se bazează pe principiul structural, în conformitate cu personalul autorizat, și ar trebui să reflecte toate documentele produse în activitatea comisiei, inclusiv specifice, care nu sunt prevăzute pentru nomenclatura exemplară.
Antetele cazurilor sunt transferate la o nomenclatură specifică cu rafinările necesare, deoarece În nomenclatura eșantionului, sunt rezumate titlurile. În plus, compoziția documentelor formate în activitatea comitetului se poate schimba în timp. Aceste modificări ar trebui, de asemenea, să fie luate în considerare la elaborarea nomenclaturilor specifice. În același timp, nu ar trebui să transferăm mecanic titlurile acelor cazuri, care nu sunt formate în acest comitet, la o nomenclatură specifică.
Într-o nomenclatură specifică, rubricile de cazuri pot fi specificate. Un titlu al unei nomenclaturi exemple poate fi comparat cu două sau mai multe rubrici ale unor nomenclaturi specifice. În același timp, mai multe rubrici de cazuri cu aceleași condiții de păstrare cu un număr mic de documente pot fi combinate și incluse într-o nomenclatură specifică ca un singur lucru.
Perioadele de depozitare indicate în nomenclatorul exemplar al cazurilor sunt transferate într-o perioadă specifică fără nicio modificare. Atunci când sunt incluse într-un anumit interval de cazuri care nu sunt prevăzute în nomenclatura exemplară, duratei lor de conservare stabilite în conformitate cu listele de documente standard sau a comisiei de experți pe baza valorii lor științifice și practice, și în concordanță cu expertul și comisia de inspecție a Oficiului arhivelor.
Marcajul "DMN" (înainte de trecerea nevoii) înseamnă că documentele au doar valoare practică. Termenul de stocare este stabilit de comisie, dar nu poate fi mai mic de un an.
O nomenclatură specifică de cazuri este întocmită în al patrulea trimestru al acestui an pentru anul următor, în conformitate cu secțiunea 2 din "Regulile de bază ale lucrărilor arhivelor departamentale" (M. 1986).
Forma unei nomenclaturi specifice a cazurilor este definită de "Regulile de bază ale lucrărilor arhivelor departamentale", M. 1986. Datele coloanelor 1, 2 și 4 ale unei nomenclaturi specifice sunt ștampilate pe coperțile cazurilor.
În coloana 1 din nomenclatură sunt afișați indicii din fiecare caz inclus în nomenclatură. Indicele constă în desemnarea digitală stabilită a unității structurale (linia de activitate) și numărul ordinal al cazului în conformitate cu nomenclatura din subdiviziunea structurală. Grupurile de cifre ale indexului sunt separate una de cealaltă printr-o linie.
Spre deosebire de graficul aproximativ într-o anumită nomenclatură 5, în coloana 3 a unei nomenclaturi specifice, numărul de piese și volume este ștampilat împotriva fiecărui cap de caz la sfârșitul anului.
În coloana 4 din nomenclatura specifică a afacerilor, în plus față de perioada de valabilitate a articolelor și tipul de listă, este recomandabil să se precizeze o trimitere la un caz index al nomenclatorului antet exemplară a afacerilor. Perfecționările perioada de depozitare specificată în coloana 4 „Notă“ interval de exemplare sunt transferate în special, alte note pot fi omise, cu toate acestea, luate în considerare la redactarea nomenclatură specifică. În plus, în ultima coloană se recomandă să se facă o notă despre persoanele responsabile pentru formarea cauzelor, despre cazurile de transfer, despre repartizarea cazurilor în vederea distrugerii. La sfârșitul anului, care a fost compilat nomenclatura, la sfârșitul responsabilității sale de persoană clericală rezumă suma depusă în ultimul an, cazurile de depozitare separat permanentă și temporară.