REGULI ȘI RECOMANDĂRI ALE ACTIVITĂȚILOR PERSONALE
Reglementarea legislativă a problemelor personale în organizațiile diferitelor forme organizaționale și juridice lipsește în prezent. Excepția se referă la organele federale ale puterii executive, la care legea prevedea comportamentul obligatoriu al dosarelor personale, determină compoziția documentelor și ordinea localizării acestora în dosarul personal al funcționarilor publici de stat, după cum urmează.
Specialiștii din serviciile de resurse umane sunt interesați de cinci aspecte legate de chestiuni personale:
- este necesar să se desfășoare afacerile personale?
- ce documente să pui într-un dosar privat?
- în ce ordine aveți documente în dosarul personal?
- cum să transferați un fișier personal în arhivă?
Este necesar să știm. Un dosar personal este o colecție de documente conținând informații complete despre angajat și despre activitatea acestuia.
Există companii în care problemele personale nu conduc. Dat fiind că dosarul personal este necesar pentru conducere și specialiștii din serviciile de personal ca referință privind activitatea de lucru a unui anumit angajat, copii ale tuturor documentelor sunt plasate într-un dosar separat după o carte personală a formularului T-2, care este obligatorie pentru fiecare angajat.
Componența documentelor plasate în dosarul personal are, de asemenea, un caracter consultativ. Există o regulă privind ordinea localizării documentelor într-un dosar personal: "Documentele din fișierele personale sunt aranjate în ordine cronologică în momentul în care devin disponibile" <1>.
Practica a dezvoltat anumite cerințe pentru afacerile personale ale angajaților.
Dosarul personal este întocmit de serviciul de personal după publicarea ordinului de angajare și se desfășoară pentru fiecare angajat acceptat înainte de concediere. Se păstrează într-o singură copie și reprezintă un folder-director, în care documentele sunt plasate în ordine cronologică.
Documentele din dosar trebuie aranjate în următoarea ordine:
- inventarierea internă a documentelor cauzei;
- adăugarea la fișa personală privind contabilitatea personalului;
- fișă personală privind contabilitatea personalului;
- copii de documente privind educația;
- o copie a documentului (sau a unui extras din acesta) privind aprobarea în funcție (în cazurile prevăzute de lege);
- o copie a ordinului de angajare;
- copii de comenzi pentru transferuri, promoții.
- un extras din ședința colectivului de lucru (în cazul în care șeful este ales de colectivul de muncă) sau decizia consiliului de administrație, decizia adunării generale a acționarilor;
- liste de lucrări științifice și invenții, un extras din procesele-verbale ale ședințelor consiliului academic al instituției în alegerile pentru funcția, care conferă titluri și așa mai departe. d. (personal științific și științifico-didactice, înlocuiți post pe bază de concurs).
Apoi, într-o ordine cronologică, se pun copii ale documentelor:
- confirmarea modificării datelor biografice ale angajatului (documente ale oficiilor de stare civilă, diplome, etc.);
- reflectând calitățile profesionale ale angajatului (caracteristici, foi de atestat, recenzii etc.).
Specialistul în resurse umane responsabil cu gestionarea dosarelor personale trebuie să facă rapid copii ale documentelor privind modificările aduse poziției oficiale sau datele biografice ale angajatului. Baza pentru efectuarea modificărilor și a adăugărilor la fișierul personal este:
- ordinele șefului organizației - în funcție oficială;
- documente ale instituțiilor de învățământ (diplome, certificate, certificate, certificate) - privind educația;
- documentele birourilor registratorilor - despre schimbarea numelui, a numelui, a patronimului, a datei nașterii.
Corectați de la cuvintele înregistrate de angajați în documentele plasate într-un dosar personal, nu puteți.
Ultimul document, plasat într-un dosar personal, este o copie a ordinului de încetare a contractului de muncă (concediere).
Resurse Umane Manager Solomin OK Solomina
O inscripție verbală oferă o copie a forței juridice a documentului. Copiile certificate ale documentelor pot fi certificate prin ștampila departamentului HR sau prin sigiliul organizației. Nu se recomandă plasarea documentelor păstrate până la 10 ani într-un dosar personal (certificate de sănătate, de ședere, concediu de studii, etc.).
Un fișier personal pentru fiecare angajat este format într-un dosar separat. Designul acoperirii sale include:
- numele, numele, patronimul salariatului;
- data angajării (data prevăzută în ordinul de admitere la locul de muncă);
- data încheierii dosarului personal (data concedierii);
- numărul de foi (care trebuie ștampilat la prelucrarea fișierului pentru arhivare);
- durata de valabilitate a cazului.
Este important să cunoașteți termenii de stocare a fișierelor personale. Dosarele personale ale șefilor de organizații sunt păstrate în mod constant; membrii organelor executive, executive, de control ale organizației; membri (deputați) ai organelor reprezentative ale Federației Ruse, subiecți ai Federației Ruse, organisme de autoguvernare locală; angajații care dețin stat și alte titluri, premii, premii, grade. Termenul de păstrare a dosarelor personale ale tuturor celorlalți angajați, inclusiv a angajaților de stat, civili și municipali, este de 75 de ani <3>. Aceasta este perioada de depozitare a unui dosar personal în arhivele organizației în care sunt transferate cazurile de lucrători concediați.
Dosarele de personal sunt păstrate în departamentul de personal. Acesta include șase grafice, care înregistrează numărul de ordine al fișierului personal, numele, prenumele, patronimul angajatului, numărul său de personal, poziția și unitatea structurală (a se vedea exemplul 2).
Jurnal al afacerilor personale
Numărul de ordine al fișierului personal din jurnalul de înregistrare este indicat pe partea frontală a copertei dosarului personal și pe cartea personală a formularului T-2.
În fiecare an, personalul verifică disponibilitatea și starea fișierelor personale. Faptul de verificare este înregistrat în suplimentul la fișa personală a personalului contabil. Sub partea din spate a foii se furnizează recuzele "marcaje privind desfășurarea verificărilor privind disponibilitatea și starea fișierelor personale", în care scrie "un fișier personal este verificat", indică data inspecției, poziția și semnătura angajatului care a efectuat-o. În cazul identificării deficiențelor în proiectarea și gestionarea dosarelor personale constituie un act. Rezultatele auditului sunt raportate conducătorului organizației.
Dosarele personale sunt stocate în seifuri sau în dulapuri speciale. Ele sunt aranjate în ordine alfabetică (în organizații mici) sau în ordine numerică. Atunci când un lucrător se deplasează într-o altă organizație, dosarul personal rămâne în locul său original, nu este transferat angajatului.
Un dosar personal poate fi eliberat pentru utilizare temporară la cererea organelor de stat cu permisiunea șefului organizației. În cauza emisă, se eliberează un card de deputat. Indică: când, unde și cui a fost emisă o chestiune privată. Persoanele care au primit un dosar personal, semnat la deputatul cardului. Când cazul este returnat, data returnării este indicată în acesta. Cardul adjunct este pus în carcasă. Dacă un dosar separat (documente) este retras din dosarul personal, este pus în locul său un certificat semnat de angajatul responsabil cu conducerea gestionării evidenței personalului. Certificatul indică în ce scop, pe ce bază documentară documentul este retras din dosarul personal și căruia ia fost transferat. În documentele cauzei, emise pentru uz temporar, este interzisă efectuarea de corecții, intrări noi, este interzisă înlocuirea documentelor, dezvăluirea informațiilor conținute în acestea.
Cazurile personale se referă la cazuri de răspundere strictă, nu pot fi emise angajaților la care sunt stabiliți. De obicei, lista persoanelor care au dreptul de a revizui dosarele personale este prezentată în dispoziția privind protecția datelor cu caracter personal ale angajatului.
Ei stochează fișiere personale în serviciul de personal. Responsabilitatea pentru depozitarea lor revine conducătorului organizației și șefului serviciului de personal. Serviciul de personal stochează numai fișierele personale ale angajaților. La demitere, declarația de concediere a angajatului și ordinul de încetare a contractului de muncă (concediere) sunt plasate în dosarul personal.
Afacerile personale ale angajaților sunt stocate în serviciul de personal. Cazurile de salariați concediați sunt transferate de la serviciul de personal în arhiva organizației. Dacă nu există o arhivă, fișierele personale ale angajaților concediați sunt procesate în conformitate cu normele stabilite și repoziționate pe raftul rezervat pentru stocarea fișierelor personale ale angajaților concediați.
Dosarul personal al salariatului concediat este formalizat atunci când este transferat în arhivele organizației după cum urmează. Primul document, plasat într-un fișier personal, este un inventar intern al documentelor plasate într-un fișier privat. Acesta conține informații despre numele, numărul și numerotarea foilor, numerele de serie ale fișierelor de caz și indicii acestora. Fișele din inventarul intern sunt numerotate separat de foile de documente incluse în dosar.
Un inventar intern este semnat de către inițiatorul său. Semnătura include numele postului de origine în conformitate cu tabelul de personal, o semnătură personală, decriptarea acesteia cu inițialele denumirii și patronimic, care sunt ștampilate înainte de numele de familie. Data întocmirii inventarului este obligatorie (a se vedea exemplul 3).
Formularul inventarului intern al documentelor cauzei
unitate de documente. hr. N ______________
Total ___________________________________ documentelor.
(în cifre și în cuvinte)
Numărul de coli din inventarul intern __________________________.
(în cifre și în cuvinte)
Titlul persoanei,
un inventar intern
documente ale cazului Semnătură Decodarea semnăturii
La sfârșitul cazului, se pune o foaie de martor. Ea este întocmită pentru a ține seama de numărul de foi din caz și de specificul numerotării lor. Fișa de martori are forma stabilită de "Regulile de bază ale arhivelor organizațiilor" (a se vedea exemplul 4).
LISTA DE AFACERI N _____
Fișierul este depus și numerotat ___________________________ coli,
(în cifre și în cuvinte)
numerele foilor de scris __________________________________________;
numerele lipsite de foi ________________________________________
+ foi de inventar intern ________________________________________
Caracteristicile condiției fizice și formarea cazului
Declarația angajatului Semnătură
Fișa mărturiei este întocmită pe o foaie separată, care este plasată în spatele ultimului document al cazului. Este interzisă efectuarea unei inscripții de verificare pe capacul casetei sau pe partea curată din spate a ultimei coli a documentului. Dacă ați uitat să puneți o coală de martor în cauză, este permisă lipirea pe interiorul capacului casetei.
Numărul de coli este indicat în cifre și în cuvinte, la început scrieți numărul de coli ale cazului, apoi puneți semnul "+" și numărul de coli din inventarul intern.
Dacă există caracteristici în numerotarea foilor, ele sunt descrise în mod obligatoriu în inscripția verbală. Poate fi:
- scrisori și numere ratate;
- foi lipite (dacă nu există, se plasează o linie);
- numărul de plicuri cu documentele atașate și numărul de foi incluse în ele.
Semnătura este semnată de angajatul care a făcut-o.
În acele cazuri în care caz decorat face orice modificări (în cazul sau starea, în caz de avarie, copii de înlocuire a documentelor originale, și așa mai departe. D.) este tras, modificările introduse în foaia cu referire la actul martor.
Practica managementului resurselor umane utilizează o combinație de cazuri personale mici de salariați concediați într-un singur lucru. Condiția principală - cazul nu trebuie să depășească 250 de coli. afacerile personale separate sunt cusute împreună pe un an de disponibilizare, aranjate în ordine alfabetică și separate printr-o foaie de hârtie, în cazul în care numele, prenumele și patronimicul salariatului concediat. Pentru documentele din dosarul personal combinat constituie un inventar intern, care enumeră în ordine alfabetică numele, numele și patronimicul cu paginile corespunzătoare din afaceri fuzionat.
Ordinea de desfășurare a afacerilor personale a funcționarilor publici este mai clar definită de legislația federală.
1. Afacerile personale se desfășoară asupra tuturor funcționarilor publici de stat.
2. Un funcționar public primește un dosar personal, care este transferat unei alte organizații în cazul transferului angajatului.
3. Compoziția documentelor și procedura de plasare a acestora într-un dosar personal sunt stabilite:
a) o declarație de consimțământ pentru înlocuirea unei poziții publice a Federației Ruse sau pentru admiterea la serviciul public federal;
b) documente privind promovarea unui concurs pentru ocuparea unui post public vacant al serviciului public federal (în cazul în care un cetățean este admis în serviciul public prin rezultatele licitației) sau un test, dacă este cazul;
c) o copie a dosarului de muncă sau un document care confirmă trecerea serviciului militar sau de altă natură;
d) copii ale documentelor care confirmă educația profesională, dezvoltarea profesională, diploma universitară sau titlul academic, dacă există;
e) un certificat medical conform formularului stabilit;
g) informația comunicată de cetățean despre sine însuși atunci când se numește la funcția publică a Federației Ruse sau intră în serviciul public federal în forma stabilită de președintele Federației Ruse;
h) copii ale deciziilor privind numirea unei persoane la funcția publică a Federației Ruse sau funcția publică a serviciului public federal, eliberarea unei persoane din funcția înlocuită și transferul unei persoane în altă funcție;
i) informații despre veniturile persoanei care înlocuiește postul de stat al Federației Ruse și despre bunurile care îi aparțin pe dreptul de proprietate;
k) un certificat de conformitate cu restricțiile cetățeanului privind înlocuirea funcției publice a Federației Ruse sau cu funcția publică a serviciului public federal;
l) informații cu privire la începutul validarea și caracterul complet al informațiilor transmise de un cetățean pentru numirea într-un post guvernamental al Federației Ruse sau admiterea la serviciul public federal, precum și verificarea informațiilor despre o persoană care face obiectul care deține o funcție publică din Federația Rusă sau un post de guvern de serviciu public federal stabilit de legislația rusă Federația Restricțiilor i-a raportat la primire;
m) documentele primare și a ajuta la unitatea de organism guvernamental federal, asigura un audit, rezultatele validării și caracterul complet al informațiilor transmise de un cetățean pentru numirea într-un post guvernamental al Federației Ruse sau admiterea la serviciul public federal, precum și informații cu privire la respectarea unei persoane care deține o funcție publică a Federației Ruse sau funcția publică a serviciului public federal stabilit de legislația Federației Ruse straints;
) documentele n referitoare la înregistrarea accesului la informații de stat sau alte secrete protejate prin lege, constituind în cazul în exercitarea atribuțiilor Federației Ruse, funcția publică sau funcția publică a serviciului public federal este legat de utilizarea unor astfel de informații;
o) informații privind furnizarea de informații privind veniturile unei persoane care înlocuiește poziția publică a Federației Ruse și a proprietății deținute de acesta cu privire la dreptul de proprietate, la toate mass-media rusești de pe recursurile lor;
n) date privind cunoașterea unei persoane care înlocuiește o poziție publică a Federației Ruse sau un post de stat al serviciului public federal, cu documente din dosarul său personal;
p) fișa de atestare a funcționarului public federal care a trecut certificarea și răspunsul la aceasta;
c) copii ale deciziilor privind atribuirea unui grad de calificare (rang de clasă, rang diplomatic) unei persoane, militare sau speciale;
m) copii ale deciziilor privind încurajarea unui funcționar public federal, precum și copii ale deciziilor privind aplicarea pedepsei disciplinare asupra acestuia înainte de retragerea sau anularea acesteia.
Nu este permisă efectuarea mai multor dosare personale pentru un funcționar public.
Funcționarii publici sunt instruiți nu mai puțin de o dată pe an pentru a se familiariza cu documentele dosarelor lor personale. Dacă, după cunoștința documentelor din dosarul său personal, funcționarul public dorește să dea o explicație, îl dă în scris, care este plasat într-un dosar personal.
Fișierele personale ale persoanelor eliberate din posturile de stat de înlocuire a serviciului public federal în legătură cu încetarea serviciului public federal, servicii de personal magazin relevante agenții guvernamentale federale timp de 10 ani de la data concedierii, și apoi transferat la arhive.
Rezumând luarea în considerare a regulilor și recomandărilor privind gestionarea dosarelor personale, putem trage o serie de concluzii:
1. Conduita afacerilor personale în organizațiile neguvernamentale se bazează pe normele de drept uzual, adică pe tradiții și obiceiuri. Cadrul juridic stabilește doar procedura de transferare a fișierelor personale în arhivele organizației.
2. Activitățile personale ale funcționarilor publici de stat se desfășoară în conformitate cu normele stabilite de legislația Federației Ruse.
3. Principalele diferențe dintre acestea sunt că afacerile personale sunt obligatorii pentru toți funcționarii publici; afacerile personale ale funcționarilor publici de stat sunt transferate ulterior în cazul transferului sau transferului lor către o altă organizație.