Cu privire la aprobarea procedurii de stocare a documentelor referitoare la
cu implementarea procedurilor de achiziții publice și procedurile de înregistrare audio pentru
definiția furnizorilor (contractori, executanți)
1. să aprobe procedura de stocare a documentației referitoare la implementarea procedurilor de achiziție și înregistrare audio pentru identificarea furnizorilor (contractori, artiști interpreți sau executanți) în conformitate cu anexa.
Procedura de stocare a documentației referitoare la
achiziționarea și procedurile de înregistrare audio pentru
definiția furnizorilor (contractori, executanți)
1. Dispoziții generale
1.2. Documentele referitoare la achiziții publice (denumite în continuare documente) sunt:
- cererile clienților pentru organizarea definiției furnizorului (contractor, interpret);
- documentația competitivă, documentația privind licitația electronică, documentația privind cererea de propuneri, copii ale documentelor privind aprobarea acestora;
- copii ale ordinelor de aprobare a componenței comisiilor pentru punerea în aplicare a achizițiilor;
- anunțuri de licitații, licitații electronice, cereri de ofertă, cereri de oferte;
- copii ale documentelor privind introducerea modificărilor aduse documentației de licitație, documentația privind licitația electronică, notificarea cererii de ofertă;
- solicitările participanților la achiziții publice privind clarificarea prevederilor documentației de licitație și a documentației privind licitația electronică, clarificarea prevederilor documentației de licitație și a documentației privind licitația electronică;
- cererea de participare la licitație, cererea de ofertă, cererea de propuneri, propunerile finale ale participanților la achiziție prezentate în scris;
- protocoale întocmite în timpul procedurilor de determinare a furnizorului (contractor, interpret);
- notificări, invitații trimise participanților la achiziții publice.
1.3. Documentele, precum și înregistrările audio pentru determinarea furnizorilor (contractori, artiști interpreți sau executanți) (în continuare - înregistrări audio) sunt păstrate în conducere timp de cel puțin trei ani. Perioadele specifice de stocare a documentelor și a înregistrărilor audio sunt stabilite prin nomenclatorul cazurilor de gestionare.
1.4. Oficiul stochează documente și înregistrări audio în arhiva curentă (în continuare - arhiva).
2. Principalele sarcini
Principalele sarcini ale gestionării stocării actuale a documentelor și a înregistrărilor audio sunt:
- completarea arhivei cu documentele specificate în clauza 1.2. acest Ordin și înregistrări audio;
- contabilitatea și conservarea documentelor și înregistrărilor audio;
- utilizarea documentelor stocate în arhiva și înregistrările audio.
3. Ordinea de muncă
3.1. Procedura de lucru cu documente:
3.1.1. Documentele prevăzute în clauza 1.2. din prezenta procedură, pentru fiecare procedură de determinare a furnizorului (contractor, interpret) se formează în cazul, care este unitatea de stocare.
3.1.2. Gestionarea angajaților, care are sarcina de a menține managementul înregistrărilor de arhivă:
- accepta de la conducatorul departamentului de plasare a ordinului de gestiune municipala pentru procesarea si depozitarea documentelor in termen de 3 zile de la terminarea procedurii de determinare a furnizorului (contractor, executant);
- înregistrează în registrul de evidență fișierele care sosesc pentru stocarea în arhivă;
- aranjează documentele înmânate pentru depozitarea în arhivă (depuse în ordine cronologică), formează cazurile (pe unitățile de stocare, se introduce un cifru de arhivă);
- păstrează fișiere în arhiva administrației într-o ordine sistematizată;
- sistematiză contabilitatea și asigură siguranța cazurilor arhivate;
- oferă posibilitatea de a utiliza cazuri pentru a pregăti răspunsurile la cererile autorităților de aplicare a legii și a autorităților de reglementare;
- emisiuni din arhiva dosarului către angajații administrației și pentru inspecția organelor de drept și de supraveghere;
- ține evidența problemei cazurilor din arhiva curentă în jurnalul de evidență a documentelor;
3.2. Ordinea de lucru cu înregistrările audio:
3.2.1. Gestionarea angajaților, care este însărcinată cu funcțiile de proceduri de asistență informațională pentru identificarea furnizorilor (contractori, artiști interpreți sau executanți):
3.2.2. Gestionarea angajaților, care are sarcina de a menține managementul înregistrărilor de arhivă:
- Acceptă pentru stocarea pe suport magnetic a înregistrărilor audio în termen de cinci zile lucrătoare de la expirarea anului calendaristic;
- înregistrează în jurnalul înregistrărilor înregistrările audio care sosesc pentru stocarea în arhivă;
- stochează înregistrările audio din arhivă.
3.3. Cazurile și înregistrările audio sunt supuse la distrugere după expirarea perioadei de depozitare stabilite, care se calculează începând cu anul care urmează anului de procedură pentru determinarea furnizorului (contractor, interpret).
Încărcarea și îndepărtarea pentru reciclare se efectuează sub supravegherea unui angajat de conducere, care are sarcina de a menține managementul înregistrărilor de arhivă.
4.1. Funcționarul conducerii este disciplină pentru neîndeplinirea (securitatea necorespunzătoare) pentru stocarea documentelor și a înregistrărilor audio.
4.2. Responsabilitatea personală a angajatului de conducere, care este însărcinată cu gestionarea gestionării dosarelor de arhivă, este fixată în fișa postului în conformitate cu cerințele legii.
Cu privire la aprobarea Procedurii de stocare a documentației legate de punerea în aplicare a achizițiilor publice și evidența audio a procedurilor de identificare a furnizorilor (contractori, artiști interpreți sau executanți)