Problema contractelor contabile este relevantă pentru orice companie. Vă permite să simplificați lucrul cu documente, să minimalizați pierderile, să aveți o cronologie clară a relațiilor contractuale cu contrapartidele.
Firmele mici dețin adesea înregistrări în reviste de specialitate. Acest lucru este convenabil dacă numărul de contracte încheiate în mod regulat în cadrul organizației nu depășește câteva zeci. Atunci când volumul de documente care urmează să fie semnat de sute, compania acordă atenție utilizării tabelelor electronice de contract. Unul dintre cele mai populare instrumente în acest caz este programul Excel.
Contractele de contabilitate din Excel presupun păstrarea unui registru de tabele, care conține informațiile de bază pentru fiecare contract sau o cerere suplimentară la acesta.
Avantajele acestei metode includ:
- Simplitatea și disponibilitatea utilizării.
- Absența costurilor: păstrarea gratuită a înregistrărilor contractelor în Excel.
- Abilitatea de a face un raport simplu, sortare, descărcare.
- Dacă este necesar, tabela de conturi a contractelor este ușor de tipărit.
Pentru a ușura utilizarea Excel pentru contracte contabile ascunde o serie de deficiențe care sunt importante pentru a lua în considerare:
- Programul nu permite funcționarea eficientă a directoarelor contrapartidelor, persoanelor responsabile. Ajustarea efectuată la datele de referință nu se reflectă automat în înregistrările din tabel.
- Contractele de contabilitate în Excel nu oferă posibilitatea de a efectua un control operațional asupra duratei de execuție, luând în considerare evenimentele și evenimentele asociate unui document specific.
- Căutarea mai multor criterii specificate în tabelul contabil al contractului necesită un timp considerabil.
- Lucrul simultan cu fișierul mai multor utilizatori este dificil, rezultând în copii ale registrului.
- Programul nu asigură stocarea eficientă, recuperarea și protecția datelor.
Contracte contabile în Excel - este ușor și gratuit. Cu toate acestea, unealta poate să nu fie eficientă în cazul unui flux de lucru ridicat. Realizând acest lucru, majoritatea organizațiilor, mai devreme sau mai târziu, ajung la concluzia că este necesară trecerea la programe speciale pentru automatizarea proceselor de afaceri.
Actuala piață a soluțiilor software în domeniul circulației documentelor este extrem de saturată. Un număr tot mai mare de propuneri fac alegerea dificilă. Pentru utilizatori, este important ca sistemul să vă permită să lucrați rapid și eficient cu documentele, să aveți o funcționalitate largă, dar în același timp să vă puteți adapta flexibil la specificul unei anumite afaceri. O astfel de soluție este TurboContract.
TurboContract - un sistem de tip cloud destinat să creeze, să negocieze și să stocheze documente contractuale. Unicitatea funcționalității este combinată cu simplitatea și disponibilitatea utilizării.
Contabilizarea contractelor în TurboContract permite:- Țineți automat un registru de documente în sistem, nu este nevoie de muncă manuală.
- Primiți imediat informațiile necesare despre orice contract și documentele care îl însoțesc.
- Menținerea unui nivel ridicat de securitate și fiabilitate a stocării contractului.
- Atribuiți unui artist și urmăriți sarcinile.
Contractele de contabilitate în Excel reprezintă o soluție convenabilă și rapidă, dar pe termen scurt. Fiabilitatea, calitatea și eficiența ridicată a lucrului cu documentele pe termen lung vor putea oferi doar un sistem automat specializat.