Cât de des țineți întâlnirile dvs. pentru totdeauna? Deși. nu puteți răspunde. Mai bine spuneți-mi acest lucru: Cât de des se întâmplă întâlnirile dvs. exact așa cum ați planificat? Da, m-am gândit așa.
"Când veniți la întâlnire, este important să rețineți că toți cei prezenți dau o parte din ziua lor de lucru pentru a discuta anumite puncte", spune Shivani Shiroya, managerul de start al Tala, o companie de tehnologie financiară. "Când începeți să respectați în mod corespunzător timpul altuia, întâlnirile devin brusc obligatorii. și începe să beneficieze. "
Este ușor de spus, dar nu este atât de ușor de făcut. Multe companii caută o modalitate de a reduce timpul alocat întâlnirilor la minimul absolut necesar pentru a încheia cu succes întâlnirea. Unii lideri încă au găsit o cale să o facă.
Astfel, acești șapte directori generali au găsit soluția la această problemă: acum întâlnirile lor sunt întotdeauna ținute pe merite, iar angajații lor - chiar și cei care lucrează de la distanță - sunt întotdeauna actualizați.
Eugene Chang, CEO al companiei Penrose Studio, spune: "Cele mai eficiente întâlniri sunt cele în care antrenamentul durează mai mult decât întâlnirea în sine".
Probabil, va suna evident, dar planificarea este primul lucru pe care îl refuzăm atunci când există un blocaj regulat la locul de muncă. Unii directori îi cer angajaților să citească informații suplimentare înainte de reuniune, în timp ce alții înșiși schițează lista de întrebări pe care trebuie să le acopere și le înmînează angajaților cu o zi înainte de întâlnire.
Dar Marcela Sapon, CEO al companiei de servicii casnice "Hello Alfred", a găsit o modalitate mai ușoară de a planifica întâlniri: la începutul fiecărei întâlniri ea adresează o întrebare simplă: Care este scopul nostru? "Aceeași problemă începe cu toate documentele noastre, corespondența în Slack și evenimentele majore", spune ea.
O tânără companie de încredere, care oferă servicii de îngrijire a copiilor, creează foi separate pentru fiecare întâlnire din cadrul programului Trello înainte de fiecare întâlnire. Înainte de întâlnire, angajații sunt invitați să adauge noi cărți la foaia Trello, care sunt notificate CEO-ului Anand Iyer, astfel încât să afle ce întrebări doresc să discute angajații la întâlnire.
"O persoană care adaugă o nouă carte include în mod necesar informații despre ce vrea să discute și cât de mult, în opinia sa, va prelua discuția despre această problemă", explică el. "În timpul întâlnirii, eu de obicei joacă rolul de" gardian al timpului ". Cardurile cu subiecte sugerate sunt discutate în ordinea în care sunt adăugate la foaie. "
Această abordare este potrivită nu numai pentru întâlnirile mari, care sunt prezente simultan de către companie. Potrivit Morgan DeBaun, directorul general al start-up-ului "Blavity" - această schemă funcționează perfect pentru întâlnirile într-un cerc mai restrâns. DeBawn îi cere personalului să-și trimită subiectele în avans pentru a discuta, chiar dacă trebuie doar să se întâlnească cu un angajat - deci are timp să pregătească în prealabil întrebări pe această temă. După cum declară el însuși Debun: "În acest fel, putem colabora pe teme selectate și nu doar informăm angajații despre starea actuală a afacerilor".
Setați numărul maxim de întâlniri permise
"Oamenii preferă să programeze întâlniri pentru exact o oră", notează Hansen, deși "de fapt, nu toate discuțiile durează o oră". Acum toate întâlnirile durează între 30 și 45 de minute, precum și cu alți manageri în "Cengage". "Reuniunile, pe care le-am fi luat cu o jumătate de oră înainte, acum 25 de minute, iar întâlnirile orare au fost reduse la 45 de minute", spune el.
Hansen nu este singurul CEO care a început să scurteze durata întâlnirilor din cadrul companiei sale. "În mod prestabilit, nu mai planificăm o întâlnire mai lungă de 30 de minute și sperăm să se încheie și mai devreme", spune Lance Neuhauser, directorul companiei de tehnologie modernă "4C".
DeBaun urmează aceeași regulă, deși cu câteva excepții. "Dacă discuția despre un subiect nu poate fi finalizată în 30 de minute, atunci aceasta nu este o întâlnire, ci un flux de lucru normal sau o clarificare a relațiilor", a adăugat ea.
Uneori, ținând o întâlnire nu este necesară și este mai bine să o anulați complet. Iată că pregătirea în avans a programului de întâlnire vă va ajuta: Iyer explică faptul că, dacă au un "zero de cărți noi" pe tablă din Trello, întâlnirea este pur și simplu anulată.
Bonusuri suplimentare pentru angajați, cum ar fi cursurile de limba engleză. o ocazie de a fi mândru de a lucra în companie!
Secretele HR și Leadership
De fapt, chiar și soluțiile mici pot ajuta angajații la distanță să se simtă parte din echipă. Echipa "Hello Alfred" a echipei Marcela Sapon deține întâlniri generale săptămânale pe Google Hangouts; angajații care lucrează la sediul companiei din New York se adună la o masă mare în bucătăria din fața ecranului, iar angajații aflați la distanță de la San Francisco și Boston se alătură acestora în Hangouts. "În timpul întâlnirii, angajaților li se oferă gustări, astfel încât toată lumea să lucreze în aceleași condiții. Și schimbăm ordinea vorbitorilor de fiecare dată, astfel încât totul să fie corect ", spune Marcela.
Eugene Chang, în timpul întâlnirilor cu angajații de la distanță, folosește (desigur) un instrument de realitate virtual numit Maestro, dezvoltat de Penrose însuși. "Când echipa noastră dorește să discute o întrebare, pur și simplu punem pe ochelari de realitate virtuală și comunicăm într-un spațiu complet virtual", spune Eugene.
. Dar nu uitați de întâlniri personale
Cu toate acestea, uneori merită puțin efort pentru a colecta toți angajații dvs. într-o singură cameră. Tala a deschis birouri în Santa Monica, Nairobi și Manila; de regulă, compania, se alătură târziu seara și întâlniri dimineața devreme, pentru echipe în diferite fusuri orare. Cu toate acestea, după cum remarcă Syroja, prezența personală la întâlnire este, de asemenea, foarte importantă. "La începutul acestui an, am invitat întreaga echipă din Kenya pentru o călătorie de afaceri de o săptămână în Santa Monica", își amintește ea. Pe de o parte, au avut o întâlnire foarte lungă. Dar pe de altă parte - au salvat o mulțime de timp pe nenumărate întâlniri scurte, dar ineficiente.