În prezent, necesitatea de a documenta procedurile de gestionare este rareori pusă la îndoială. Întrebările, dacă există, apar despre cum și în ce ordine să se creeze proceduri documentate. Întreprinderile care creează sisteme de management al calității în conformitate cu cerințele standardului ISO 9001 descriu, de obicei, procesele cheie furnizate de acest standard. Dar există un alt mod de a forma un sprijin documentat cuprinzător pentru sistemul de management al organizației. Particularitățile creării documentelor normative în acest articol sunt examinate pe baza experienței Statutului Grupului de Întreprinderi (Tyumen).
Absența unei singure, clare pentru toate întreprinderile, terminologie și notație. Abordări diferite privind organizarea structurii organizatorice a întreprinderii. Absența în întreprinderi a unei structuri funcționale clare. Absența transparenței în management, inconsistența în deciziile de management
dezvoltare:- standard privind structura organizatorică a Codului civil și standarde în întreprinderi;
- dicționar de termeni și abrevieri.
Optimizarea structurilor organizaționale ale întreprinderilor și dezvoltarea structurilor funcționale
Transparența structurii organizatorice a fiecărei întreprinderi pentru toți angajații superiori ai Codului civil. Delimitarea clară a competențelor și responsabilităților în cadrul întreprinderilor. Îmbunătățiți eficiența managementului. Asigurarea coerenței în deciziile de management
Absența unui sistem unificat de planificare, bugetare și circulație a documentelor. Încălcări în desfășurarea activității de birou, pierderea documentelor și a informațiilor. Lipsa abilităților în planificarea activităților pentru mulți angajați, inclusiv pentru manageri. Absența unui sistem de planificare a cheltuielilor și a veniturilor în unele întreprinderi din Codul civil. Utilizarea ineficientă a resurselor financiare. Termene limită pentru punerea în aplicare a deciziilor luate din cauza lipsei de planificare
dezvoltare:- standard privind implementarea calității planurilor;
- standardul de gestionare a bugetului;
- standardul privind circulația documentelor;
- standard privind documentele de reglementare ale întreprinderii.
Instruirea managerilor în planificarea și bugetarea de bază. Îmbunătățirea calității deciziilor manageriale. Reducerea timpului de punere în aplicare a activităților, furnizarea de activități planificate cu resursele necesare. Apariția oportunității de reproducere a mijloacelor fixe prin planificarea eficientă a resurselor la toate nivelurile. Transparența și eficiența sistemului de gestionare a documentelor. Crearea condițiilor pentru elaborarea documentelor normative de către administratorii funcționali
Absența procedurilor reglementate de gestiune financiară și de gestionare a personalului. Diferite practici de îndeplinire a procedurilor la diferite întreprinderi. Absența unui sistem de monitorizare a eficacității cadrului de reglementare al întreprinderilor. Absența unui sistem de schimb de experiență în zonele funcționale între întreprinderile din Codul civil
Elaborarea documentelor normative privind gestiunea financiară și managementul personalului. Introducere în practica auditului intern al calității. Organizarea activității cercurilor de calitate în domenii Creșterea eficacității managementului financiar, eficiența contabilității și rapoartelor manageriale, reducerea riscurilor financiare și îmbunătățirea indicatorilor de cifră de afaceri, reducerea creanțelor și a datoriilor.
Creșterea eficienței selecției personalului. Crearea condițiilor pentru dezvoltarea personalului, schimbul de experiență, formarea rezervei de personal și creșterea carierei. Asigurarea respectării stricte a legislației muncii
Absența procedurilor reglementate de procesele principale și de susținere și de anumite procese interfuncționale. Necesitatea elaborării unui manual pentru gestionarea și sinteza întregului cadru de reglementare al Codului civil
Se preconizează îmbunătățirea indicatorilor de performanță ai proceselor de afaceri, creșterea eficienței interacțiunilor inter-funcționale, creșterea satisfacției consumatorilor externi și interni
Ca momentul fuziunii în GC la instalațiile noastre nu a fost stabilită în mod clar pe aceleași principii, structura organizatorică, precum și în legătură cu sarcina de a construi o singură cetățenie în Codul civil, primul document de reglementare, emis de Codul civil și adoptat Codul penal prin ordinul, a devenit standard cu privire la structura organizatorică a întreprinderii. Acesta a fost stabilit de către Consiliul de administrație a aprobat principiile de management al afacerilor principiilor GC penale de relații verticale și orizontale în cadrul CC, a introdus un sistem unificat de semne de unități structurale, o structură funcțională tipică, precum și cerințele pentru dezvoltarea standardelor privind structura organizatorică, la facilitățile noastre. În plus, pentru a crea o terminologie unică, a fost elaborat glosarul termenilor și abrevierilor codului de stare.
Următoarea etapă a construirii unui sistem unificat de management la întreprinderile GK a fost dezvoltarea unui sistem unificat de planificare, bugetare și gestionare a documentelor. Apoi au apărut treptat noi documente de reglementare care fixau cele mai optime metode de lucru în diverse direcții ale sistemului de management. În ultimii doi ani, sistemul de documente de reglementare a elaborat aproximativ 20 de standarde ale întreprinderii, precum și aproximativ 30 de documente de reglementare conexe (instrucțiuni de lucru, regulamente). Toate aceste documente descriu procesele manageriale ale întreprinderilor din Codul civil, inclusiv stabilirea metodologiei tehnologiilor de management introduse la întreprinderile noastre, precum și reglementarea proceselor inter-funcționale de interacțiune în cadrul Codului civil. Principalele tipuri de documente de reglementare dezvoltate în cadrul companiei noastre sunt prezentate în Tabelul. 2. Toate documentele de reglementare ale Codului civil Statutul de reglementări, instrucțiuni de lucru, standarde se referă la standardele organizației (în conformitate cu Legea federală "Cu privire la reglementarea tehnică").
Cine este afectat de cerințe
Care sunt cerințele
Instruire de lucru (RI)
managementul personalului în sistemul complex de motivare a angajaților a fost dezvoltat (corporale și necorporale), regleaza procesele de selectie si recrutare, sistemul de descrieri și regulamente ale unităților de întreprindere de locuri de muncă, lucra cu rezerva de personal, precum și procedurile de gestionare a dosarelor de personal.
În domeniul managementului financiar a stabilit un sistem de gestionare a bugetului, planificarea afacerilor, controlul, corporate finance, planificare fiscală, implementat Balanced Scorecard pentru a evalua punerea în aplicare a strategiei de afaceri civile și a sistemului de gestionare a conturilor de primit și conturi de plătit.
Dezvoltarea documentelor de reglementare a sistemului de management în diferite domenii nu este încredințată unei singure unități, ci este responsabilitatea managerilor întreprinderilor noastre. Deoarece una dintre valorile corporatiste ale Codului Civil este teza: Îmbunătățirea continuă și persistentă a activităților. responsabilitatea managerilor nu este numai organizarea lucrărilor actuale ale unităților aflate sub responsabilitatea lor, ci îmbunătățirea continuă a activităților unităților și proceselor pentru care sunt responsabile. În acest sens, crearea de documente normative este inițiată și apare în unități. Pentru a elabora unele documente care reglementează procesele interfuncționale, pot fi create și grupuri de lucru temporare. La elaborarea documentelor normative, departamentul UKM îndeplinește rolurile de coordonare și monitorizare. Deci, directorul UKM convenit dezirabilitatea unui document standard (sau necesitatea de actualizare a acesteia, de modificare a), precum și tipul de document normativ și locul său în sistemul general al documentelor normative ale întreprinderii. Apoi, când documentul este dezvoltat, UKM verifică proiectul acestui document și stabilește lista aprobărilor necesare cu diviziile întreprinderii. Dezvoltatorul documentului asigură procesul de aprobări și revizuirea necesară a documentului cu privire la recomandările unităților cu care are loc aprobarea și apoi transferă documentul finalizat către UKM pentru verificare finală și aprobare de către managerul întreprinderii. Au fost elaborate proceduri de distribuire, stocare și actualizare a documentelor de reglementare, inclusiv cele bazate pe rezultatele auditului intern. Procedura de gestionare a documentelor de reglementare este prezentată în diagramă.
Lista și numerotarea secțiunilor, precum și formularea documentelor de reglementare în Codul civil sunt reglementate de standardul privind documentele de reglementare ale întreprinderii. Structura documentelor normative adoptate în Codul civil este următoarea:
- pagina de titlu;
- principalele secțiuni:
1. Dispoziții generale:
1.1. Scopul documentului.
1.2. Domeniu de aplicare și durată.
2. Terminologie și abrevieri acceptate.
3. Ordinea de executare (principala parte metodologică și normativă a documentului).
4. Lista documentelor de însoțire (documente la care se face referire în textul documentului normativ).
5. Lista anexelor; - aplicație (dacă este disponibilă).
În rubricile documentului normativ (sub formă de tabel) sunt indicate numele, numărul versiunii, data publicării și codul departamentului dezvoltator. Pe pagina de titlu, pe lângă titlul documentului și ștampila aprobării documentului de către conducătorul întreprinderii, datele privind dezvoltatorul, aprobările și verificarea documentului, semnătura și data angajaților relevanți. Atunci când se publică o nouă versiune, documentul este însoțit de o notă explicativă privind esența schimbărilor făcute pentru facilitarea cunoașterii artiștilor interpreți sau executanți.
In aplicatii document normativ prevede în mod necesar o imagine grafică descrisă în procedurile de documente (de obicei sub formă de diagrame de flux și algoritmi), șabloanele document, a cărui umplere se presupune în executarea procesului, precum și alte desene, grafice și diagrame care facilitează înțelegerea porțiunii textului documentului și face procesul reglementat clar.
La elaborarea documentelor normative din Codul civil, pentru a asigura orientarea spre consumator (adică angajații care fac obiectul cerințelor prezentului document), se utilizează următoarele:
- lipsa ambiguității (cerințele documentului normativ nu ar trebui să permită o interpretare dublă);
- laconicitate (dorința de scurtă durată a documentului); decizia conducerii întreprinderii privind necesitatea unui nou document normativ (modificări ale documentului);
- claritate (toate cerințele semnificative pentru executarea proceselor trebuie să aibă explicațiile necesare în textul documentului normativ);
- simplitate (cu cât textul normativ este mai simplu, cu atât mai bine);
- vizibilitatea (utilizarea diagramelor, desenelor, tabelelor etc.).
Dintre principalele complicații și erori. cu care ne-am confruntat atunci când elaborăm documente normative, putem distinge următoarele.
- Inițial, datorită lipsei de experiență în crearea documentelor interne de reglementare, au fost create documente care aveau un limbaj greu de înțeles, care nu dezvăluia integral procedurile necesare sau care erau structurate neclar. Introducerea auditului intern al calității a ajutat la obținerea de informații cu privire la calitatea documentelor normative și la asigurarea îmbunătățirii necesare a documentelor normative.
- În timp ce structura sistemului de documente normative era în curs de elaborare, a fost dificil să se determine locul fiecărui document nou în acest sistem, ca urmare a faptului că tipul de document a fost deseori determinat incorect.
- Au existat dificultăți în determinarea sistemului optim de numerotare și a contabilizării documentelor normative, ca urmare a încălcării uneori a secvenței de numerotare.
- Adesea, documentele au fost create pentru a descrie procesele încă necunoscute. Ca urmare, au acționat numai pe hârtie. deoarece întreprinderile nu au fost încă pregătite să lucreze la ele sau au stabilit o variantă neoptimală a lucrărilor asupra acestui proces.
- Nu a fost posibilă imediat construirea procesului de elaborare a documentelor normative privind principiul comenzii și depistarea procedurii de reconciliere. Ca urmare, unele documente au fost descrise mai întâi de sus. și apoi au trebuit să fie modificate.
- Sistemul de cunoaștere a executorilor cu documentele necesită o dezvoltare ulterioară, deoarece, după cum arată practica, doar emiterea de copii de lucru este insuficientă. Aceasta necesită suport suplimentar de informații atunci când emite noi documente normative și lucrări explicative.
Factorii cheie pentru succes. care am fost însoțiți în elaborarea documentelor de reglementare, au fost după cum urmează.
comentarii pentru acest articol: 2