Cum să coaseți corect documentele
În companii și instituții, documentele pe care doriți să le transferați în arhivă sunt cusute.
Documentele cusute sunt depozitate convenabil și, dacă este necesar, prezentate organismelor de control, fără a fi îngrijorat de siguranță și de posibilitatea înlocuirii.
Ce reguli reglementează coaserea
Teoretic, o chestiune simplă precum documentele de coasere nu este reglementată de acte normative. Există numai instrucțiuni despre cum să faceți acest lucru:
Ce documente necesită o astfel de înregistrare
În instituții și companii, documentele sunt îmbinate de aproape toate diviziunile structurale.
Angajații departamentului de resurse umane sistematicizează și coasează separat următoarele documente în funcție de rezultatele anului calendaristic:
- ordinele de personal,
- ordinele de compoziție generală,
- personal de masă.
- rapoarte în avans,
- foi de lucru pentru materiale,
- facturi,
- facturi,
- certificatele de muncă efectuate,
- foi de călătorie,
- cartea de numerar,
- o declarație privind primirea salariilor de către personalul instituției în cazul în care salariul este plătit angajaților aflați la dispoziție.
Grefieri. documentația de intrare și de ieșire.
Puteți bloca documente utilizând următoarele instrumente:
Dar documentele cusute cu fire sunt garantate ca nu se înlocuiesc, ceea ce este relevant în realitatea modernă.
Cel mai fiabil este depunerea cazurilor cu fire.
Reguli generale de înregistrare
Documentele care vor fi apoi necesare pentru a cere mai întâi sortate după dată, strâns legate între ele, fiecare foaie este numerotat cu cifre arabe de pe dreapta. Începeți numerotarea de la numărul 1. Inventarul nu este numerotat.
Pentru copertă alegeți un capac special de carton "Delo". Poate fi de diferite dimensiuni și calități. Pentru documentele standard, se folosește liantul A4 standard.
Plicurile sunt, de asemenea, numerotate în documente. În acest caz, plicul este numerotat mai întâi, urmat de foile și fotografiile care erau în el.
Dacă s-a produs o eroare la documentele de numerotare, aceasta este depășită cu o linie și numerotarea continuă. În același timp, foaia va trebui să fie inscripționată cu inscripția "Corrected believe", să pună semnătura persoanei responsabile și să o sigileze cu un sigiliu.
Cum se completează în mod corespunzător evidența cărților de lucru este spus aici.
Cerințele de bază ale secretarului grefierului sunt descrise în instrucțiunile propuse.
În acest articol este furnizată o înregistrare completă și fără erori a registrului contractelor de muncă.
Instrucțiuni pas-cu-pas ale acestei proceduri
Înainte de procedura de capsare a documentelor, trebuie să îndepărtați toate capsele și capsele din capsator. Sistemizați după dată sau după valoare și număr fiecare pagină a documentului. Dacă cazul rezultat constă dintr-o multitudine de coli, puteți conecta documentele cu clipuri speciale și continuați cu cusătura.
- Subiect. Este mai bine să utilizați nailon.
- Ac. Mărimea trebuie selectată în funcție de grosimea documentelor care urmează a fi cusute.
- Hârtie adezivă.
- O foaie de hârtie goală.
- Folie de hârtie, carton.
- Îndepărtați capsele, capsele din document.
- Așezați cu ușurință și fără probleme foile, verificați numerotarea de fiabilitate.
- În funcție de grosimea rezultată bundle take sula sau ac și, care pleacă de la marginea pentru a face prin găurile de trecere de cel puțin 3 trebuie amplasate într-un rând Orificiile vertical la marginea hârtiei, la o distanță de 2.5-3 cm distanță. Gaura centrală trebuie centrată.
- În funcție de grosimea stivei de hârtie rezultate, luați o lungime a firului de 70-80 centimetri.
- Introduceți acul din partea inferioară a spatelui documentului în orificiul central.
- Ghidați de sus în gaura superioară.
- Apoi, prin spatele documentului până jos.
- Ne întoarcem la cel central prin partea din față.
- După ce acest fir de cusut va fi pe partea din spate. Dacă un document cu un număr mare de coli este cusut, atunci această manipulare ar trebui făcută de mai multe ori pentru ao rezolva.
- Legați nodul pe spate. Restul trebuie să aibă o lungime de cel puțin 8 centimetri.
- Pe nodul rezultat lipiți o bucată de hârtie sub forma unui dreptunghi. Pe care inscripția este pre-înscrisă: "Laminate și numerotate. ____ Directorul ____ Nume PI". Dacă poziția capului este diferită, este indicată conform documentației.
- Pe documentul cusut, foaia de hârtie specificată este pusă o semnătură și un sigiliu. O parte din semnătura și sigiliul trebuie să fie pe o bucată de hârtie și pe spatele documentului.
Ar trebui spus că, în cazul în care mai multe foi trebuie cusute în același timp, trebuie făcute cel puțin 4 găuri. Acest lucru va oferi stabilitate și fiabilitate atunci când stocați documentul cusut.
Cine și cum să vă asigurați
Documentele sunt certificate de conducătorul întreprinderii sau de un antreprenor individual. Este important ca partea semnării să fie atât pe hârtia lipită, cât și pe document.
Merită menționat faptul că, atunci când semnează documentele cusute, capul își asumă responsabilitatea pentru conținutul lor sau numește pentru autenticitatea autorizatului prin comandă.
Particularitățile înregistrării documentelor contabile
Coaserea documentelor contabile este similară cu intermitentul documentelor obișnuite. Dar există o diferență. Pentru coaserea documentelor contabile, faceți 5 găuri, deoarece cazurile sunt obținute ca urmare a unei grosimi mai mari. Numai personalul autorizat poate să coase documente. Adesea, este responsabil un contabil, care este implicat și în managementul afacerilor.
Numerotarea se face cu un simplu creion. Când documentele sunt cusute, se întocmește un inventar al documentelor din dosar.
Inventarul cuprinde următoarele secțiuni:
- numele documentului,
- data la care inventarul a fost compilat,
- lista de documente,
- semnătura persoanei responsabile.
Caracteristicile pregătirii documentelor pentru arhivare
Documentele pentru arhivare sunt pregătite de angajații diviziilor structurale. Instruirea în sine include:
- Sistematizarea documentelor.
- Numerotare.
- Coaserea documentelor într-un singur director în funcție de destinație.
- Completarea inventarului.
- Realizarea copertei documentului.
Procedura de mai sus pentru efectuarea depunerii documentelor necesită păstrarea lor pe termen lung, adică nu mai puțin de 25 de ani.
Dacă documentele vor fi stocate în arhivele organizației timp de mai puțin de 10 ani. anumite cote sunt permise, dar este posibil să nu se efectueze:
- Numerotarea foilor din fișier.
- Sistematizarea pliantelor în caz.
- Stitch thread, și lăsați-l în dosarul dosar.
Dar, în birou, se recomandă ca documentele să fie capsate, deoarece acest lucru facilitează stocarea acestora.
Ordinea coaserii este aceeași ca și pentru execuția obișnuită. Dacă există mai mult de 250 de coli care să fie cusute în acest caz. atunci este necesar să o împărțim în mai multe volume. Fiecare volum este depus.
Dacă documentele trebuie păstrate mai mult de 25 de ani. este în curs de pregătire pentru coaserea pe afacere impune acoperire din carton suplimentar, care protejează documente și fire de frecare excesivă și oferă o vedere frumoasă a cazului.
Foaia A3 este numerotată ca o singură foaie și legată de marginea din stânga și pliată. Dacă foaia este cusută de mijloc, atunci vor fi luate în considerare 2 foi.
Fotografii sau imagini. precum și diagramele și hărțile sunt numerotate în spate în colțul din stânga sus. Plicurile sunt numerotate, în primul rând, separat de atașamentele pe hârtie.
Dacă cazul este alcătuit din mai multe volume, atunci (volumele) sunt numerotate separat.
Capacul este realizat după cum urmează:
- Indicați numele organizației sau al instituției.
- Divizia.
- Perioada de valabilitate.
- Numele cazului.
În plus, subiectul cazului este indicat. Acestea pot fi acte, facturi, ordine etc. atunci unitatea structurală și perioada pentru care se află documentele sau anul calendaristic. Aceasta este prima și ultima dată a documentelor.
Inventarul nu este luat în considerare la foile de numerotare din fișier. Cazurile pot fi indicate de gradul de semnificație. De exemplu, charterul, protocoalele, planurile.
Pregătirea în scopuri fiscale
Cu toate acestea, nimeni nu a anulat regulile de lucru în birouri. Prin urmare, este de dorit să cusati manual documentele constitutive.
Încă aveți întrebări? Aflați cum să rezolvați problema dvs. - sunați acum:
+7 (812) 309-91-23 (Saint-Petersburg)
8 (800) 333-45-16 ext. 193 (regiuni)
Este rapid și gratuit!