agenții de diviziuni structurale transmise la dosar-sclav guvernamental cazurile, pe termen lung permanent (peste 10 ani), depozitare și de personal, întocmit în conformitate cu regulile de bază ale organizațiilor arhivelor, aprobat prin decizia Arhivei de Stat al Consiliului de 06.02.02,
Cazurile de temporar (până la 10 ani), prin transfer de stocare la arhivele departamentale nu poate fi și ar trebui să fie păstrate de unda centru de la birou, secretariat sau alt mijloc de servicii de afaceri de producție sau în unitățile structurale.
În cazuri excepționale, prin hotărârea șefului organizației, ele pot fi transferate arhivelor departamentale prin dosarele sau nomenclatorul cazurilor, determinate de arhiva departamentală.
Transferul cazurilor se face numai pe baza formularelor de livrare a formularului stabilit.
Inventarul este o listă de cazuri cu o numerotare independentă (ordonată).
În fiecare unitate structurală organizarea inventarului ar trebui să fie compilate anual sub îndrumarea metodologică a lucrătorilor arhivă.
Stocurile de diviziuni structurale sunt întocmite în formă unificată, în triplu exemplar, și sunt trimise la arhivele organizației la un an după terminarea procesului de lucru în birou.
La întocmirea unui inventar al afacerilor unei unități structurale, trebuie luate în considerare următoarele cerințe:
· Rubricile de cazuri sunt înregistrate în inventar în conformitate cu schema de sistematizare adoptată pe baza nomenclatorului de cazuri;
· Fiecare caz a intrat în registru sub un număr de serie separat (în cazul în care acesta este compus din mai multe volume sau părți, fiecare volum sau o parte se înscrie în inventar în cadrul unui număr separat);
· Ordinul de numerotare a cazurilor din inventar - brut pentru mai mulți ani; procedura de atribuire a numerelor în descrierile diviziunilor structurale se stabilește în acord cu arhiva;
· Cutiile de inventar sunt completate exact în conformitate cu informațiile furnizate pe coperta casetei;
· Atunci când faceți un rând în inventarul de cazuri cu același titlu scris în titlu plin de primul caz, și toate celelalte cazuri omogene indicate prin cuvintele „aceleași“, cu alte informații despre afacerile inventarului se efectuează integral (la fiecare nou inventar foaie rubrica reproduse integral);
· Contorizarea inventarul „Note“ este folosit pentru a ștampila admiterea afacerilor, în special starea lor fizică, să transfere cazuri la alte unități de afaceri cu referire la actul cerut, prezența copiilor, și așa mai departe. N.
La sfârșitul inventarului după ultimul articol este umplut cu înregistrare rezumat descriptiv, care enumeră (în cifre și litere) numărul de cazuri, primul și ultimul număr de cazuri în inventarul de cazuri, precum și stipulează cazuri particulare de numerotare în inventar (disponibilitatea numerelor cu litere și pierdute).
Lista cazurilor de unitate structurală este semnată de către inițiator cu indicarea biroului său și aprobată de șeful unității structurale.
La cererea arhivei organizației, un inventar, o listă de abrevieri, indexuri pot fi făcute în inventar.
Împreună cu cazurile, cardurile de înregistrare și control ale serviciului de administrare a biroului (birou, secretariat, departament general etc.) sunt transferate în arhivă. Titlul fiecărui index al cardurilor este inclus în inventar.
Transferul cazurilor în arhiva departamentală se efectuează, de regulă, conform calendarului. întocmită de șeful arhivelor departamentale (sau de persoana responsabilă de arhivă), convenită anterior cu șefii subdiviziunilor structurale care transferă documentele. Programul este aprobat de șeful organizației.
În timpul pregătirii cazurilor de transfer în depozit, managerul de arhive al organizației (responsabil pentru arhivă) verifică caracterul complet al documentelor incluse în lista de livrare și calitatea prelucrării acestora.
Existența cazurilor în inventar se verifică prin nomenclatorul de cazuri. Dacă găsiți absența oricăror cazuri de volume sau părți ale cazului, șeful arhivei (responsabil pentru fișierul) are dreptul de a cere angajaților să-și însușească unitate structurală a organizării investigarea cazurilor de lipsă sau o explicație pentru starea unwound a afacerilor.
Dacă a existat o pierdere de documente din cauza incendii, inundații sau orice alt accident, trebuie să elaboreze o declarație cu privire la incidentul în prezența reprezentanților serviciilor (pompieri, stație de epurare a apei, și așa mai departe. N.).
În măsura posibilului, informațiile privind durata de activitate sau salariul angajaților conținute în documentele pierdute trebuie să fie completate cu alte documente care au o perioadă de depozitare temporară.
De exemplu, informațiile privind remunerarea cuprinse în conturile personale ale salarizare în caz de pierdere a acestora poate fi completat registru de salarizare pentru emiterea salariului sau a altor documente contabile primare, care reprezintă baza pentru calculul salariilor, care au un termen de valabilitate de 5 ani .
În cazul pierderii originale a comenzilor, comenzile efectuate asupra personalului pot fi înlocuite cu copii certificate.
În cazul pierderii iremediabilă a afacerilor care constituie certificatul corespunzător, care precizează tipurile (specii) de documente pierdute, numărul acestora, perioada pentru care au fost întocmite, motivele pentru pierderea lor.
Certificat semnat de șeful direcției structurale (departamentul de personal, departamentul de contabilitate) și este reprezentat șef al arhivei (responsabil pentru arhiva), care raportează șefului organizației despre ce sa întâmplat faptul, precum și a face sugestii și concluzii cu privire la pedepsirea celor responsabili și să ia măsurile adecvate pentru a asigura siguranța documentelor să fie de stocare pe termen lung .
În timpul pregătirii cazurilor de transfer în arhiva organizației, managerul de arhivă (responsabil de arhivă) verifică, de asemenea, corectitudinea formării cazurilor în conformitate cu nomenclatorul aprobat al cazurilor.
Aceasta verifică respectarea ordinii cronologice a amplasării documentelor în cazuri.
În procesul de pregătire a cazurilor de transfer, se verifică prezența tuturor anexelor la ordine și ordine. Anexele la documente, indiferent de data întocmirii lor, se anexează la documentele administrative cu care au fost aprobate sau puse în aplicare.
Șeful arhivei (responsabil de arhivă) verifică, de asemenea, disponibilitatea și corespondența tuturor documentelor care trebuie transferate în arhivă.
O atenție deosebită este acordată documentelor administrative. Verificați disponibilitatea datelor, numerele comenzilor, conformitatea acestora cu cartea de comandă, comenzile, precum și semnătura administratorului și, dacă este necesar, disponibilitatea vizei.
Dacă o copie a documentului este inclusă în cazul în locul originalului, trebuie să fie certificată.
Când autentificați copia documentului la original sub recuzita "Semnătura":
- o inscripție verificatoare "Adevărat";
- poziția persoanei care a certificat copia;
- decodarea semnăturii (inițiale, prenume);
O copie a documentului poate fi certificată cu un sigiliu, determinat la discreția organizației.
În fișierele sau echipamentele personale ale dosarelor personale ale lucrătorilor concediați, se verifică disponibilitatea unui inventar intern și calitatea compilației acestuia.
În plus, în timpul pregătirii documentelor se efectuează verificarea formării cazurilor de conturi personale pentru salarii: ele sunt grupate în cazuri de alfabet de nume *.
În cazul formării de conturi personale, foi de decontare salarizare a numărului de personal organizații (coduri) lucrătorilor trebuie să creeze un pointer la lista (o parte din care a inclus aceste documente), care enumeră numele și patronimicul (specificați complet) angajați și să le facă căutare date (număr de unități de depozitare, foile de unități de stocare de date în care conțin informații despre angajați).
În cursul verificării calității pregătirii documentelor pentru transferul în arhivă, se verifică și calitatea examinării valorii documentelor cazurilor.
În cazul în care se găsesc în ele copii ale documentului original găsit în cauză, precum și proiecte de documente, acestea sunt retrase, iar cazul este reeditat. Listele de cazuri sunt numerotate din nou, în timp ce numerele vechi sunt șterse, un nou număr este plasat lângă el, inscripția de verificare a cazului este rearanjată.
În plus, este verificată numerotarea foilor din dosar, corectitudinea înregistrării verbale a cazului, corespondența numărului efectiv de foi de caz cu cel indicat în foaia de martor.
În cazul în care examinarea calității lucrărilor privind legarea, depunerea de documente a constatat că unele dintre documentele cad - nu capturat de legare sau nu capsate, este necesar să brodeze, să se răsucească și re-tiv. Este interzisă lipirea documentelor neecranate, chiar dacă acest document este pe o singură coală (cu excepția foii - martorul cazului).
Șeful arhivei (responsabil pentru arhivă) verifică corectitudinea lucrării de artă a coperții. disponibilitatea toate detaliile necesare: numele firmei, numele unității structurale, cazurile de index (în conformitate cu nomenclatura din cazuri), titlul de afaceri, data extreme documentele de caz, numărul de foi de caz, termenul de valabilitate a documentelor de caz, codul de arhivă.
Dacă cazul constă din mai multe volume, trebuie marcate numerele de pe coperta casetelor. Casetele de decor acoperite cu casetă sunt reînregistrate din nou.
Un moment la fel de important în verificarea calității pregătirii cazurilor pentru transferul în arhiva unei organizații este verificarea compilației unei înregistrări de livrare, corectitudinea umplerii tuturor grafurilor. Coloanele din inventar trebuie să fie completate exact în conformitate cu informațiile furnizate pe coperta cazurilor. Titlul fiecărui caz care urmează să fie transferat în arhivă are propriul său număr în inventar.
Verifică, de asemenea, corectitudinea finalizării înregistrării la lista cazurilor și corespondența numărului de cazuri indicate în inventar cu disponibilitatea reală a acestora.
În plus, anteturile detectate de cazuri pot fi introduse în inventar sub numerele de licență, în conformitate cu schema adoptată de ordonare a cazurilor sau la sfârșitul secțiunii de inventariere. La cererea șefului arhivei (responsabil pentru arhivă), organizațiile pot întocmi o listă de abrevieri, indexuri, cuprins.
Toate deficiențele identificate în timpul inspecției calității pregătirii cazurilor de transfer la arhivele, sunt comunicate șefului departamentului sau persoana responsabilă pentru efectuarea acestei lucrări, care ar trebui să ia măsuri pentru a le elimina.
În conformitate cu acordul încheiat în această zi, persoanele responsabile efectuează acceptarea și transferul în comun a documentelor în arhivele organizației.
Angajatul unității structurale care transferă documentele livrează cazurile în arhiva organizației.
Cazurile sunt transferate în arhivă în pachete sau cutii de arhivă în conformitate cu fișa de livrare, în strictă conformitate cu numerele lor ordonate. Fiecare pachet sau cutie trebuie să aibă o etichetă care conține următoarea descriere a elementelor: numele unității structurale, numărul de inventar, numărul de cazuri, numărul de pachete. Dacă este necesar, puteți specifica perioada de păstrare.
Recepția-transmiterea fiecărui caz inclus în inventar se face de către șeful arhivei (responsabil de arhivă) în prezența angajatului unității structurale care transmite documentele.
Transferul și primirea cazurilor se face prin inventar. iar în ambele exemplare se face o notă împotriva fiecărui caz transmis despre disponibilitatea acestuia.
Când primiți cazuri deosebit de valoroase, este verificat numărul de coli din fișier. În cazul absenței, din orice motiv, a cazurilor ce urmează a fi transferate în arhivă, se face o intrare în coloana "Notă" a inventarului.
În inventarul târziu-tse în fiecare caz de numere și cuvinte sale indicând suma Xia efectiv primită în arhivele cazuri, data-recepție ne-săpun are afaceri, precum și semnăturile angajatului și angajatul unității structurale arhive departamentale, pentru a transfera cazurile.
Stocurile pregătite de unitățile structurale servesc drept bază pentru pregătirea unui inventar consolidat al afacerilor organizației. care este pregătită de arhivă și pe care în viitor cazul este depozitat pentru depozitare permanentă.