Necesitatea confirmării documentare a deciziilor luate este necesară în situațiile în care sunt luate în mod colectiv. Cea mai obișnuită metodă de a înregistra cursul unui eveniment este de a folosi un fel de înregistrare de date, cum ar fi un protocol.
Ședințele comunităților colegiale permanente / temporare (comitete, reuniuni ale acționarilor, rezidenți, consiliul de administrație) fac obiectul unei documentații obligatorii. În funcție de decizia președintelui organizației sau ale grupului, procesul-verbal al ședinței poate fi păstrat în întregime (o înregistrare aprofundată a discursurilor, dezbaterilor, întrebărilor și răspunsurilor) sau o scurtă formă. De regulă, în timpul întâlnirii, secretarul sau altă persoană responsabilă ține evidența a tot ceea ce se întâmplă, colectează materialele însoțitoare furnizate de participanți și apoi le reunește într-un singur document.
În ceea ce privește cerințele pentru această lucrare oficială, acestea sunt indicate în standardul de stat care reglementează procedura corectă de înregistrare. Astfel, în procesul-verbal al întâlnirii proprietarilor de chiriași sau reprezentanți ai altor grupuri și organizații, pe lângă numele documentului și al organizării, data evenimentului și ordinea de zi, datele despre președinte, secretar și participanții prezenți sunt indicați în mod necesar.
Pe scurt, schița informațiilor este următoarea: ascultat - a acționat (și) - a decis / a decis. Fiabilitatea datelor declarate este semnată de președinte și secretar. Dacă este necesar, participanții la întâlnire pot primi atât o copie completă a procesului-verbal al ședinței, cât și un extras dintr-o parte a acesteia.
În plus, un atașament obligatoriu la document este o listă de nume de participanți (sau reprezentanții acestora) care indică numărul de apartament în posesie. Dacă avizul chiriașilor a fost primit în absență, atunci lista suplimentară ar trebui să indice nu numai datele despre persoana respectivă, ci și deciziile sale cu privire la toate aspectele de pe ordinea de zi. De asemenea, ar trebui să includă, de asemenea, informații despre documentul, care confirmă dreptul de proprietate sau posesie de o anumită locație într-o parte a casei, precum și voința fiecărui cetățean pentru elementele identificate în ordinea de zi a formelor clare și acceptate (sunt de acord, nu sunt de acord, să se abțină). Numai cu această condiție, protocolul reuniunii chiriașilor va fi eficient din punct de vedere juridic.
Articole similare
