Conform tradiției sovieto-ruse, întâlnirile sunt percepute ca o distracție preferată numai de către oamenii care doresc să nu muncească, ci să facă o persoană inteligentă. Această tradiție trebuie schimbată - de fapt, este posibil din punct de vedere tehnic să folosiți întâlnirile cu un beneficiu mai mare.
Atelierul este o parte integrantă a procesului de lucru, un element de interacțiune în afaceri. Indiferent dacă sunteți un subordonat sau un șef, sunteți în continuare construirea unui dialog. Și într-un fel sau altul, în mod evident vă apar mai mult de doi - un schimb de e-mailuri pentru a rezolva anumite probleme este adesea insuficient. Pur și simplu, uneori toată lumea trebuie să se întâlnească și să discute un plan pentru acțiuni ulterioare.
Deci, pentru a organiza o întâlnire de afaceri este o soluție firească. Acest lucru vă va economisi timpul și vă va permite să fiți în permanență în contact cu echipa, indiferent de ce parte a biroului principal vă aflați.
Deci, cum deținem atelierul corect?
Nu vom fi de acord cu privire la aceste puncte.
Gestionarea întâlnirilor cu impact maxim
Folosind metoda întâlnirilor, tu:
- gestionarea prin schimb de informații;
- să implice în dialog un număr mare de angajați (acest lucru, apropo, este riscant: timpul de lucru plătit al întregului colectiv este cheltuit - întâlnirea ar trebui să coste cu adevărat de data aceasta);
- organizarea unei acțiuni comune;
- să dezvolte o viziune comună;
- acțiuni coordonate;
- distribuirea responsabilității;
- aude opinii;
- și, în general, să motiveze angajații.
De-a lungul timpului, abilitățile dvs., responsabile de gestionarea întâlnirilor, sunt acumulate, depanate și sistematizate.
Regulile întâlnirii de diferite tipuri
Normele întâlnirii diferă într-o anumită măsură în funcție de care dintre specii aparține unei anumite întâlniri. Ce tipuri de întâlniri putem vorbi?
În scopul reuniunii
- Predarea (familiarizarea noilor veniți cu elementele de bază sau îmbunătățirea abilităților cadrelor vechi). În Rusia, nu este atât de comun acum. Și în zadar - timpul petrecut la întâlniri de acest tip se plătește mai des decât altele.
- Explicativ (convingem echipa de corectitudinea tacticii alese). Poate - dar numai dacă este într-adevăr justificată. Acest lucru este extrem de rar.
- Problema (determinați problema, dezvoltați modalități de eliminare a acesteia și coordonarea activităților specialiștilor). Întrebarea principală la care trebuie să răspundeți în fața sa este dacă va fi mai eficient să se țină toate consultările și să se dea toate directivele fără a se convoca o întâlnire.
- Informații (schimbăm informații despre problema identificată și căutăm modalități de a le elimina).
După gradul de pregătire
- Întâlnire planificată.
- O întâlnire neprogramată. Mulți lideri consideră că, dacă întâlnirea este neplanificată și colectată într-o situație de urgență, atunci elementele obișnuite, cum ar fi regulamentul sau protocolul, nu pot fi reparate. Cu toate acestea, de fapt, ele vă permit să vă structurați munca și să evitați costurile inutile - și absența lor reprezintă principalele probleme ale întâlnirilor de acest fel.
Numărul de participanți
- Limitată (până la 5).
- Extensie (până la 20). Utilizați cu prudență.
- Reprezentant (20 și mai mult). Voi sfatuiesc un lifhak. Pentru a înțelege valoarea timpului acestor întâlniri, calculați costul mediu pe oră al timpului participantului (aproximativ așa - salariul mediu este împărțit la 168) și multiplicați-l cu numărul de ore și de participanți. De exemplu, o întâlnire de două ore cu 25 de angajați, a căror salariu mediu este de 35 mii de ruble, costă compania 10 și jumătate de mie. Rezultatul întâlnirii ar trebui să plătească acești bani. Fiecare discurs la întâlnire trebuie să fie clar și justificat.
În trecutul sovietic, întâlnirile au fost în mare parte inutil de lungi, prelungite și au furnizat puține informații utile, adesea fără motiv, au fost neplanificate și nu au ieșit la timp.
- "Într-adevăr" întâlnirile care s-au schimbat puțin de atunci;
- brainstorming;
- rezolvarea problemelor;
- informații.
Unele întrebări pot fi rezolvate online, dar nu toate. Conversație live cu autoritățile - parte integrantă a activității oricărei echipe.
Ce necesită reuniunile competente?
- Abilitatea de a motiva sarcina.
- Abilitatea de a reglementa cursul întâlnirii: dialog direct, păstrarea atenției ascultătorilor, urmărirea reglementărilor.
- Rezumând tot ceea ce sa exprimat în timpul reuniunii la final: formularea de concluzii, definirea sarcinilor curente.
Apropo - despre abilitățile de vorbire publică. Dacă nu vă simțiți liberi în acest mediu - citiți articolul "Cum să vă ascultăm pe toți? 7 reguli ale unui bun povestitor. "
Cele trei etape-cheie ale întâlnirii
Veți fi surprinși, dar întâlnirea în sine este doar o treime din lucrarea pe care o faceți. Iar celelalte două treimi - cel care îl precedă și cel care îl urmează, este de fapt mult mai important decât ea.
Pregătirea reuniunii
- Noi determinăm (formulăm și concretizăm) scopul reuniunii.
- Răspundem la întrebarea principală: "Este posibil să evitați o întâlnire?". Dacă o puteți evita, atunci trebuie să o evitați.
- Formăm rezultatele așteptate.
- Considerăm numărul participanților la întâlnire.
- Noi determinăm ordinea de zi.
- Suntem de acord cu timpul participanților.
- Trimitem invitații.
- Noi pregătim discursul.
Desfășurarea reuniunilor
La sfârșitul întâlnirii
- Publicăm protocolul (în acord cu vorbitorii).
- Formăm sarcini pentru viitor (stabiliți intervalul de timp, desemnați persoana responsabilă).
- Realizăm sarcinile atribuite.
Este important să vă asigurați că, la întâlnirile dvs. - cel puțin la cele care implică discuții - oamenii nu se tem să declare ceea ce cred cu adevărat. În caz contrar, care este scopul de a organiza întruniri la toate?
Amintiți-vă că toți oamenii sunt diferiți și fiecare persoană are propria sa opinie care are dreptul de a exista. Faptul că pentru tine - adevărul în ultimă instanță, pentru altcineva - nonsens, fii pregătit pentru această schimbare de evenimente și nu mă învinovăți.
Poate printre colegii tăi există psihic, dar este mai bine să comunici gândurile cu voce tare, nu cu telepatia.
Respectați-vă însoțitorul și veți deveni un partener respectat pentru el. Amintiți-vă că în postulatul "adevărul este cunoscut în litigiu", cuvântul principal este "adevăr" și nu "dispută". Și nu folosiți metoda "Eu sunt șeful - ești prost." Atât de mult nu am vrut să-mi aduc rapid punctul de vedere adversarului. Pentru că dacă o aplici - sensul reuniunii cade. Cu același succes, puteți să renunți la directivă la angajați.
Cum să țineți atelierul corect?
- Setați în mod clar formatul întâlnirii - de zi cu zi, de urgență, înainte de sărbătoare.
- Întotdeauna pregătiți o agendă documentată pentru întâlnire.
- Tăiați toate inutile, ieșiți din întâlnire.
- Repetă, pronunță, aude.
Întâlnirea a mers prost, dacă:
- nu a existat niciun program de întâlniri;
- pregătirea corespunzătoare a întâlnirii nu a fost realizată;
- erau puțini sau prea mulți angajați;
- regulile nu au fost respectate;
- nu a fost întocmit un protocol;
- nu a fost respectată disciplina.
Cum să menținem interesul în rândul ascultătorilor?
- Oferiți mai multe detalii și opiniile mai puțin subiective. Cuvintele voastre vor trece prin filtre interne în mintea ascultătorilor.
- Nu vă grăbiți să faceți singuri concluzia. Să facem o echipă. Pentru prima dată, probabil, acestea vor încetini, dar în cele din urmă vor da trei avantaje:
- creșterea motivației angajaților (acestea au fost ascultate opinia lor!);
- percepția concluziilor reuniunii ca a lor, rude;
- îmbunătățirea inițiativei angajaților.
Avantajele și dezavantajele întâlnirilor
avantaje
- Conducerea poate evalua în mod adecvat starea procesului de lucru.
- Angajații sunt în mod clar conștienți de strategia companiei.
- Activitatea diferitelor departamente ale companiei este coordonată.
- Rezolvarea rapidă a problemelor urgente.
deficiențe
- Dacă întâlnirea este de proastă calitate, întâlnirea va deveni un set de rapoarte plictisitoare.
- A încălcat rutina zilnică.
- Cu sarcini neclare, întâlnirea nu va duce la niciun rezultat și va fi o pierdere de timp.
În multe organizații, conducerea nu se angajează să comunice personal cu angajații, să organizeze briefinguri, întâlniri și diverse evenimente, considerând că este o pierdere de timp. Aceasta este o abordare greșită. Conducerea trebuie să-și cunoască personal angajații. Și angajații ar trebui să înțeleagă bine, ce curs au ales liderii lor pentru viitor. Întreaga echipă ar trebui să fie o echipă, cu obiective comune și un singur plan.
Din motive de interacțiune constructivă, puteți petrece câteva ore pe săptămână, nu-i așa?
Cum să decideți dacă să adunați o întâlnire?
Reuniunea ar trebui să aibă loc dacă:
- Este necesară divizarea sau redistribuirea sarcinilor sau responsabilităților între angajați;
- este necesară coordonarea și coordonarea acțiunilor întreprinderii, departamentelor sau persoanelor fizice;
- Este necesar să elaborăm o opinie comună a echipei cu privire la o problemă importantă pentru întreprindere.
Întâlnirea nu poate fi organizată dacă:
- întrebarea este rezolvată "de sus" și nu necesită discuții;
- nu există timp pentru a pregăti o întâlnire productivă realizată de calitate;
- dacă problema este mică și poate fi rezolvată în stare de funcționare;
- problema este extrem de urgentă și trebuie rezolvată într-o singură sursă.
Controlați întrebările pentru a determina necesitatea unei întâlniri
- Care este exact scopul care trebuie atins? Obiectivele trebuie formulate și înregistrate.
- Este o întâlnire în general? Sau puteți rezolva această problemă prin mijloacele proprii? Sau, cel puțin, prin alte mijloace?
- Cine este obligat să participe la întâlnire pentru a fi util?
- Ce instrumente ar trebui folosite?
- Cine este publicul țintă? Cine trebuie să audă exact aceste informații?
Care sunt deficiențele colectării generale a angajaților?
Principalul dezavantaj al întâlnirii de afaceri este că regimul de lucru din organizație este deraiat. Angajații înaintea întâlnirii sunt excitați și nu se concentrează. La urma urmei, întâlnirea este un eveniment important și, prin urmare, angajații, într-un fel sau altul, sunt distrași și nu își pot îndeplini îndatoririle directe. Eficiența muncii din zi scade.
Același lucru se întâmplă și după întâlnire - angajații se gândesc încă la informațiile pe care le-au primit. Și dacă mai multe întâlniri au loc în timpul zilei? Angajații implicați în acestea nu se confruntă exact cu atribuțiile lor oficiale în această zi. Cel puțin, ei vor trebui să rămână târziu pentru a ajunge din urmă.
Cum să nu provocați nemulțumiri între subordonați?
Alegeți corect timpul pentru o întâlnire de afaceri
Strângeți echipa pentru întâlnire mai bine dimineața sau după cină. Dacă organizați o întâlnire dimineața, cea mai mare parte a zilei de lucru nu va fi afectată - personalul va putea continua să își îndeplinească îndatoririle. Și prânzul este deja timp liber, și poate fi o dată sau de două ori cheltuite de dvs. (nu colegii!) La pregătirea pentru întâlnire.
Dacă într-o zi sunt necesare mai multe întâlniri de personal, atunci este mai bine să organizați o întâlnire dimineața și o altă seară. Astfel, pentru a oferi angajaților posibilitatea de a lucra pe deplin, pentru a petrece în mod corespunzător timpul disponibil pentru acest lucru. Spuneți, lăsați cinci ore între întâlniri.
Niciun angajat obișnuit nu va fi fericit că furați cu greu timpul lui. Și dacă el este mulțumit de o astfel de divertisment ca o întâlnire - atunci, tot restul de timp el este filon și foarte plictisit.
Sau puteți introduce tradiția întâlnirilor zilnice scurte (15 minute). Să presupunem după cină. Aceasta este o abordare foarte bună dacă doriți să mențineți angajații într-un ton de muncă constant.
Nu pierdeți timpul de întâlnire pentru nimic
Firește, în avans ar trebui să existe o anumită durată a întâlnirii. Nu are rost să întindeți întâlnirea pentru mai mult de o oră - participanții se vor obosi și nu vor putea prinde esența a ceea ce se întâmplă.
Limitați numărul de vorbitori - cinci persoane vor fi suficiente. Este mai bine să lăsați un număr mai mic de persoane să vorbească, dar cu o performanță mai semnificativă.
Dacă vorbitorul intră într-o demagogie goală și nu spune nimic mai conectat pe această temă, raportul său este întrerupt de lider. Liderul rezumă discursul său, rezumă ceea ce sa spus și transmite discursul următorului vorbitor. Șeful reuniunii este responsabil de regulile întâlnirii și ar trebui să monitorizeze progresul discursurilor.
Formați în mod clar întrebări pentru întâlnire
Răspundeți la întrebările acumulate - scopul principal al întâlnirii. Dar vorbitorul își poate construi discursul la întâlnire doar pe declarații de natură subiectivă. Discursul său poate fi atât emoțional, cât și luminos, dar esența problemei nu va fi atinsă. Pentru a vă construi în mod corespunzător discursul, trebuie să schițați planul discursului în avans - în cap, pe hârtie, în comprimat - și să îl urmăriți strict, fără a fi dispersat în exces.
Timpul iluminat și tema întâlnirii vor oferi șefilor de cuvânt șansa de a se pregăti pentru discurs.
Cum pot programa o întâlnire?
În primul rând, trebuie să vă puneți câteva întrebări și să le răspundeți.
- CE? - Problema.
- CUM? - Opțiuni pentru rezolvarea problemei.
- CINE? - Specialiști competenți.
- CÂND? - Momentul soluționării problemei.
Problema și opțiunile pentru rezolvarea ei sunt determinate înainte de întâlnire.
Evenimentul este de obicei ținut la sediul companiei, unde toți angajații au acces. Trebuie să afișăm o listă a angajaților a căror participare este obligatorie, astfel încât participanții la întâlnire să se poată pregăti pentru aceasta în avans: să elaboreze un plan, să gândească prin întrebări și răspunsuri probabile.
Și, desigur, întreaga întâlnire ar trebui înregistrată.
Procesul-verbal al întâlnirii constă în:
- Numele companiei.
- Numele documentului.
- Data ședinței.
- Locul desfășurării întâlnirii.
- Numele complet al președintelui ședinței și al secretarului.
- Lista celor prezenți.
- Ordinea de zi a întâlnirii.
- Rezumatul ședinței.
- Rezultate, semnături ale participanților.
Dvs. ocupați o poziție de conducere - ceea ce înseamnă că din când în când trebuie să angajați oameni noi. Și cu o mare probabilitate de a vă deplasa în același timp pe aceeași rake, care este majoritatea angajatorilor. În primul rând, majoritatea absolută a recrutorilor se uită în primul rând la calificarea angajatului - abilitățile, experiența sa. Ei scriu în mod obișnuit liste lungi [...]
Arătați-mi un om care nu greșește. S-a dovedit: stresul ușor este de ajutor. Nu este o alarmă puternică și nu o alarmă constantă. Aceasta "încălzește" creierul, celulele nervoase responsabile de memoria pe termen lung încep să se înmulțească mai repede. Dar numai stresul moderat este util. Din cauza stresului nerezonabil, se declanseaza atrofia zonei creierului, care este responsabila de auto-monitorizare. Ei bine, arata-mi un om care are experienta in mod rezonabil doar [...]
Când sunt în afaceri - ascund de veselie; Când mă păcălesc, mă înșel. Și pentru a amesteca aceste două meșteșuguri Există întunericul meșterilor; Nu sunt unul dintre ei. replica Chatsky, "Vai de Wit", Alexander Griboyedov Desigur - succesul tău nu este determinat de modul în care te relaxezi. Este determinată de modul în care lucrați. Dar iată cum lucrați ... cum ar fi [...]
Nu toată lumea este predată în școli și universități. Și asta e ghinion - lucrul principal nu este predat. Sinusuri, cosine, "îmi amintesc un moment minunat" ... Toate acestea sunt opționale. Caracteristicile necesare pentru o viață de succes, abilitatea de a învinge pe sine și circumstanțele - asta e ceea ce este important. Cu toții trebuiau să înțelegem această știință pe cont propriu. Și sarcina educației și a educației este de a îndrepta calea omului. [...]
Trei întrebări din titlu sunt strâns legate. Alegerea angajaților pentru echipa dvs. se învârte în general în legătură cu lenea și obiceiul de a imita o activitate furtunoasă. Astfel, dacă înțelegem cum să calculezi o persoană leneșă care ascunde esența ei - și, bineînțeles, este mai bine să faci acest lucru cât mai curând posibil - problema recrutării angajaților va fi în mare măsură rezolvată. [...]