Unul dintre cele mai importante contacte de afaceri ale capului este relația sa cu secretarul.
Începutul lucrării comune a capului și a secretarului ar trebui să fie o instruire de conversație introductivă. Inițiativa deținerii sale aparține capului. Cu toate acestea, nu nesupunere din partea secretarului de a solicita autorizarea pentru o astfel de conversație, de pre-pregăti întrebări pentru interviu, al cărui determinare se va stabili rapid contactul dorit, pentru a evita multe greșeli. În timpul interviului introductiv managerul trebuie să dea detalii secretarului metodelor de lucru, stilul obișnuit pentru el, obiceiuri personale, precum și de a formula cerințele de bază, pe care le va prezenta Secretarului.
Secretarul ia act de informațiile primite, solicită cap, să înțeleagă responsabilitățile lor, drepturi, limite de competență, pentru a evalua responsabilitatea lucrării, să definească locul și poziția lor în echipă.
O activitate eficientă în comun a șefului și a secretarului este posibilă numai sub condiția unei încrederi reciproce între aceștia. Această încredere se bazează pe unitatea de opinii, o înțelegere comună a scopurilor și obiectivelor, entuziasmul pentru mediul de afaceri, eforturi pentru a obține o eficiență ridicată de organizare, de formare suficientă, diligență și fiabilitatea secretarului, asimilarea stilului individual al capului, capacitatea de a înțelege și anticipa cursul gândirii sale și logica judecății , respect reciproc.
Pentru ca relația "manager-secretar" să se dezvolte cu succes, este important să se învețe cum să se coordoneze în mod corespunzător munca comună, să se stabilească programul de lucru. În fiecare caz specific, trebuie luate în considerare condițiile specifice și factorii de muncă, caracteristicile personale ale șefului și secretarului. Acestea includ: timpul de venire la locul de muncă, raportul privind corespondența și afacerile curente, timpul și durata pauzei de masă, recepția vizitatorilor, timpul liber de lucru.
care a părăsit biroul și nu a avertizat secretarul despre asta. În consecință, acest lider nu poate fi găsit când este necesar. Cu toate acestea, există o problemă mai gravă atunci când managerii nu consideră că este necesar să se informeze secretarul - se organizează întâlniri, reuniuni, notificarea cu privire la planurile tuturor membrilor echipei, uitând secretarul și să nu dea seama că pentru funcționarea normală a secretarului ar trebui să aibă informații.
Capul ar trebui să reglementeze în mod clar ordinea lucrării comune cu secretarul. Coerența se realizează prin elaborarea programului de lucru de lucru în comun, care ar trebui să fie în mod clar funcțiile capului definit și secretată, tarya na săptămâna viitoare cu o listă de zi cu zi pe oră de muncă.
Desigur, viața își face ajustările la program, dar, în general, trebuie să fie efectuată foarte strict de ambele părți. Managerul trebuie să-și amintească că păstrarea unui jurnal face parte din slujba secretarului, nu a lui. Următoarea schemă este ideală: atunci când capul clarifică ordinea colaborării cu secretarul în fiecare dimineață, ajustează măsurile deja planificate. De asemenea, este de dorit în fiecare seară să clarificăm cazul de mâine, să monitorizăm cu strictețe implementarea acestora.
Următoarele recomandări sunt adresate managerilor cu privire la planificarea eficientă a timpului cu ajutorul unui secretar: alocați fiecărei zile pentru discuții cu secretarul volumului de muncă; nu numiți niciodată o întâlnire, lăsați secretarul să o facă; dacă nu sunteți la birou, atunci ar trebui să sunați cel puțin de două ori pe zi pentru a face față modificărilor planurilor și mesajelor lăsate pentru dvs.; faceți note în jurnal cu privire la momentul în care să terminați executarea unei anumite sarcini. Dacă specificați timpul începutului și sfârșitul soluției unei anumite sarcini, atunci păstrați cu siguranță acest interval. Verificați acest timp cu secretarul. În acest caz, dacă cineva vă sună și vă cere să vă întâlniți, secretarul va putea judeca prin programul dvs. zilnic cât sunteți la acel moment; planificați munca de o zi, alocați timp pentru aceasta cu o rezervă. De exemplu, dacă aveți nevoie să scrieți un cont pentru o oră, luați o oră și jumătate zilnică.
9:30 Pregătirea unei întâlniri de afaceri
10:00 Întâlnire cu Yu P
14:15 Întâlnire cu P W
14:30 Ședința grupului
Un exemplu de utilizare eficientă a jurnalului
9 30 Întâlnire în cadrul departamentului Întocmirea unui raport 12 30 Pauză Lucrul cu corespondența 16.15 Întâlnirea cu B.C.
9 30 Lucrul cu poșta 11:00 Întâlnire cu MD 12.30 Întâlnire cu D 14:30 Pregătirea pentru ședința grupului 15'30 Întâlnire
Acțiune pentru lista de acțiuni
Data 06 07 02 Când
1 Apelați DK și programați o întâlnire care va avea loc vineri
Mâine până la sfârșitul zilei
2 Obțineți numărul dosarului și trimiteți-l la mine pentru
reuniuni
4 Pentru a programa o întâlnire cu MBDB, VC, pentru a discuta despre următoarea perioadă de raportare
La stabilirea termenului limită pentru efectuarea oricărei lucrări, este necesar să se procedeze din realitate, iar termenul limită trebuie să fie clar stipulat. Fiecare sarcină trebuie să aibă o indicație "Cu ce dată", astfel încât secretarul să poată organiza ordinea de execuție.
Adesea, un manager se confruntă cu o problemă: care dintre drepturile sale poate fi transferată secretarului în întregime sau parțial. Dacă problema nu este rezolvată, aceasta determină incertitudine în acțiunile secretarului, uneori îl pune într-o poziție dificilă în situații în care acest lucru ar putea fi evitat.
Dezvoltarea tehnologiei informației eliberează secretarul de munca de rutină și îi oferă oportunități mari de a-și asuma o parte din activitatea managerilor.
Există o serie de avantaje care împuternicesc secretarul să delege: acest lucru eliberează timpul liderului; liderul are ocazia să se concentreze asupra muncii creative; instruirea este un mijloc excelent de a motiva și întări încrederea secretarului; instruirea este cel mai bun mod de pregătire a secretarului pentru asumarea unei responsabilități suplimentare și dezvoltarea abilității de a "ghici" cu exactitate în absența unui lider, așa cum ar fi procedat într-o anumită situație; Un secretar profesionist, bine pregătit, cu responsabilitatea și autoritatea care îi este încredințată, își onorează șeful.
In ciuda acestor avantaje, managerii mnogae cred că nu ar trebui să fie delegată o parte a activității sale de a secretarului, cât mai mulți secretari ca un nu-încredere și flexibilitate. Prin urmare, liderii încredințează secretarilor o muncă de rutină și destul de plictisitoare.
Următoarele tipuri de muncă pot fi încredințate secretarilor: elaborarea rapoartelor lunare; citirea jurnalelor comerciale, rapoarte, urmată de un rezumat al ideilor principale; vizită în numele șefului ședințelor interne; scrierea rapoartelor regulate, răspunsurile la corespondență (secretarul scrie un proiect, managerul îl aprobă și îl semnează sau, chiar mai bine, răspunde în nume propriu); lucrează la proiecte interne.
Pentru a defini în mod clar ce poate fi atribuit secretarului, managerul trebuie să elaboreze un plan de instrucțiuni.
După ce a decis instrucțiunile, managerul trebuie să formuleze în mod clar obiectivele, metodele, limitele autorității și termenii misiunii.
În plus, nu puteți pur și simplu să sunați un secretar și să îl puneți în fața comisiei. Pentru a asigura succesul, secretarul trebuie să creadă că este capabil să rezolve această problemă și că capul pur și simplu nu-și schimbă o datorie neplăcută, deoarece sarcina este în interesul secretarului.
Este necesar să se explice secretarului modul de îndeplinire a sarcinii, de a elabora o imagine detaliată, de a sublinia căile și importanța implementării acesteia. Propunerile secretarului pentru această sarcină ar trebui încurajate.
Toate recomandările de mai sus, care permit creșterea eficienței lucrărilor comune ale șefului și secretarului, pot fi reduse la unele "porunci" primului cap. Știind doar obiectivele dvs., secretarul vă poate imagina în mod clar sarcinile pozitive ale propriei dvs. lucrări și vă va oferi un ajutor substanțial.
Al doilea. Asigurați-vă că programul dvs. de lucru lasă timp în timpul zilei, când secretarul nu are sarcini de rezolvare în comun a problemelor nerezolvate.
Al treilea. Nu forțați secretarul să spună o minciună când ați plecat și nu ați spus unde veți fi și când vă veți întoarce.
În al patrulea rând. Amintiți-vă că secretarul este colegul dvs. și el, ca și dvs., are dreptul la critici.
În al cincilea rând. Menține întotdeauna secretarul informat despre toate treburile tale, astfel încât să te poată ajuta bine.
A șasea. Fiți capabil să recunoașteți greșelile și să vă cereți scuze atunci când vă înșelați.
A șaptea. Bazați-vă pe punctualitatea secretarului, calitățile sale înalte.
Înțelepciunea liderului este aceea de a oferi astfel de condiții, în care secretarul său nu va uita nimic, nu va uita nimic și va face totul la timp.
Un lider experimentat cu intuiție bună, selectați întotdeauna o abordare a secretarului său, care se va manifesta cel mai mult pe deplin dorința de înțelegere reciprocă și de un grad ridicat de responsabilitate pentru munca lor.
Succesul misiunii înseamnă, în primul rând, combinarea responsabilității cu autoritatea [145, p. 53].