Noțiuni de bază privind întocmirea și înregistrarea documentelor de afaceri
Stilul oficial și de afaceri este unul dintre stilurile de carte ale limbii literare moderne ruse, format ca mijloc de deservire a sferelor oficiale de comunicare: legislativ, diplomatic, oficial. Natura funcțională a stilului oficial de afaceri determină următoarele caracteristici:
utilizarea vocabularului specific,
repetabilitatea resurselor de vorbire în anumite secțiuni ale textelor standard,
culoarea emoțională minimă a textului.
Scopul unui document de afaceri este de a transmite informațiile în mod corect și fără echivoc. Prin urmare, atunci când compilați o lucrare oficială, este important să cunoașteți și să țineți cont de particularitățile limbii și stilului corespondenței moderne, precum și de respectarea cerințelor de proiectare necesare. Nerespectarea acestor condiții face dificilă lucrul cu documentele, lipsindu-le de importanță juridică și practică.
Caracteristicile formei și conținutului documentului
Există două tipuri de documente:
- documente oficiale - documente care reglementează activitățile instituțiilor și ale angajaților acestora, ale organelor guvernamentale și ale cetățenilor care le sunt supuse;
- corespondența formală-afaceri - documente care înregistrează relațiile dintre diferite instituții și angajații acestora, legate de activitățile comerciale și comerciale.
În cadrul documentației de service, sunt identificate grupuri de genuri, grupate în funcție de o serie de caracteristici - funcționale, substanțiale, temporare (în termeni de timp de execuție):
- documente personale (autobiografie, chestionar, CV, cerere, împuternicire etc.);
- documente administrative (rezoluție, ordine, ordine etc.);
- administrativ și organizatoric (contract, contract, raport, charter etc.);
- informații și referințe (act, extras, memorandum, certificat etc.).
Genurile de căptușeli de birou-afaceri sunt diverse, studiul lor constituie obiectul unei ramuri profesionale speciale a lucrării de cunoștințe - de birou. care sunt instruiți în instituții de învățământ special.
Textul oricărui document trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
claritate și claritate,
Claritatea și inteligibilitatea scrisorii oferă o interpretare fără echivoc de cuvinte și expresii, plasarea corectă a semnelor de punctuație, propuneri de construcții raționale, dacă este necesar, articulare -abzatsnym a textului. Utilizarea arhaisme, dialect, neologisme, utilizarea cuvintelor în valori neobișnuite nu este de dorit, deoarece complică înțelegerea textului.
Dificultatea (concizia) implică excluderea din conținutul scrisorii a tuturor detaliilor minore, a repetărilor și a transformărilor lungi de vorbire. Cu toate acestea, nu se poate ignora faptele de bază referitoare la acest caz, precum și toate acele expresii și fraze care pun accentul pe curtoazie, cordialitate și bunăvoința scriitorului.
Literația, corectitudinea - corespondența cuvântului cu normele literare - este o cerință obligatorie pentru documente. Cartea de afaceri trebuie să fie perfectă din punctul de vedere al limbii, în acest scop se atrage atenția asupra următoarelor aspecte:
1) construirea corectă a propunerilor în conformitate cu normele limbii;
2) respectarea normelor de ortografie;
3) respectarea normelor de punctuație;
4) scrierea numerelor (numere de până la zece sunt scrise cu cuvinte, numerele de peste zece sunt în cifre).
Aceste caracteristici sunt specifice oricărui document de afaceri, dar fără respectarea cerințelor documentului, lucrarea nu poate avea semnificație juridică și practică. Acesta este motivul pentru care este important să cunoaștem și să înregistrăm o serie de reguli de proiectare atunci când redactăm o lucrare de afaceri.
Volumul textului nu trebuie să fie mai mare de o pagină (de dorit).
Executarea textului: tastând pe o mașină de scris sau imprimantă într-un font clar negru, fără ștergeri și remedii.
Standardul recomandat al formularului eșantionului este 35 mm în partea stângă, 20 mm în partea de sus, 8 mm în dreapta, 19 mm pentru formatul A4, 16 mm pentru A5.
Intervale recomandate: pe hârtie de format A4, textul este de obicei tipărit după intervale de 1,5, A5 după intervale de 1-1,5; pentru metoda de imprimare de publicare - în 2 intervale. Recomandări, cu excepția textului, alcătuit din mai multe linii, tipărite în 1 interval. Între necesități este recomandat un spațiu de 2-4 intervale. Dacă litera este scurtă, cuvintele sunt împărțite în mai multe intervale între cuvinte.
Divizarea paragrafului: paragrafele sunt tipărite fie dintr-o linie roșie (începând cu al șaselea caracter), fie imediat din marginea din stânga a paginii. În acest din urmă caz, paragrafele sunt separate unul de altul printr-un decalaj de 1 interval.
Documentul este scris în conformitate cu forma - modelul de gen al textului cu o compoziție nemodificată, care include blocurile tematice ca rechizite. Obligațiile sunt semne obligatorii stabilite prin lege sau prin reglementări administrative pentru anumite tipuri de documente.
Este necesar să se utilizeze formula de salut eticheta-tratament și rămas bun (Buna, draga, cu respect, vă mulțumesc, să fie recunoscător, și altele asemenea.).
Corespondență oficială și de afaceri
Corespondența oficială și de afaceri - documente care documentează activitățile relației dintre diferite instituții și angajații acestora, legate de activitățile comerciale și comerciale.
Potrivit caracteristicilor tematice, corespondența oficială-afaceri este împărțită în:
corespondența de afaceri (corespondența prin care sunt formalizate formele economice, juridice, financiare și de altă natură ale activității întreprinderii);
corespondența comercială (scrisori de anchetă, propuneri (ofertă, scrisori de reclamație și răspunsuri la aceste tipuri de scrisori).
În funcție de caracteristica funcțională distinge:
scrisori care nu necesită o scrisoare de răspuns (scrisori de confirmare, scrisori de scrisori, scrisori de intenție).
Prin caracteristicile compoziției se disting:
unidimensional (dedicat unei probleme, problemei);
multi-aspect (multi-scop) (conține același tip și diferite aspecte - cereri, scuze, garanții).
Fiecare dintre aspectele existente ale conținutului scrisorii corespunde modelelor tradiționale de limbă care conțin cuvinte cheie: garanție, invitație, regret etc.