Cine are dreptul să semneze
În primul rând, atât facturile primare cât și facturile sunt semnate de angajații care sunt responsabili pentru operațiune - au expediat bunurile, au predat proprietatea și așa mai departe. Numai compoziția acestor lucrători poate fi diferită în ambele cazuri.
În schimb, facturile implicite sunt semnate întotdeauna de către directorul general și contabilul-șef al vânzătorului. Astfel, este definită la punctul 6 din articolul 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse. Și numai dacă acest lucru este necesar, acest document care confirmă deducerea TVA poate fi semnat de alți angajați autorizați (dacă au dreptul să semneze).
Cum puteți fi siguri că documentele au fost semnate de angajații cărora compania furnizoare le-a acordat cu adevărat dreptul de a face acest lucru? Mai întâi, să arătăm că CEO poate semna inițial sau factura în mod implicit fără permisiune. Adică, în legătură cu un astfel de reprezentant, nu va fi necesar să se solicite explicații din partea furnizorului și confirmări suplimentare.
În alte cazuri, atunci când formularul nu este semnat de directorul general, cel mai bine este să cereți furnizorilor copii ale documentelor care confirmă competențele angajaților. Printre acestea se numără procurarea dreptului de a semna documente, o ordine adecvată a conducătorului societății sau un fragment al politicii contabile. Semnăturile pe documente pot fi puse la dispoziția lucrătorilor enumerați în aceste documente.
În plus, persoanele care nu sunt în starea furnizorului pot semna documentele. Spuneți, o companie terță parte care efectuează contabilitate. Legislația contabilă și fiscală nu conține interdicții în acest sens. Principalul lucru este ca furnizorul să vă furnizeze documente care să confirme acreditările angajaților unei companii terțe pentru a vizualiza elementele principale și facturile și drepturile de semnătură ale acestora.
Și asta este important. Nu este necesar ca atât pe principala, cât și pe factură să fie semnăturile acelorași reprezentanți ai vânzătorului. Nu există pur și simplu nicio cerință în legislația contabilă sau fiscală. Aceasta este, de exemplu, CEO-ul însuși poate aproba personal factura, dar cineva din scrisoarea de transport îl poate semna deja pentru el prin procură, ceea ce îi conferă dreptul de a semna. Erori nu vor fi aici.
Atunci când este necesar să se solicite contrapărții să modifice documentele
În practică, vă puteți confrunta cu situații diferite, atunci când din cauza semnăturilor din documentele de a elimina cheltuielile sau de a lua TVA la deducerea este clar periculoasă. Aceste cazuri riscante sunt enumerate mai jos. Este mai bine să nu riscați și să cereți furnizorului să înlocuiască documentele.
Subliniem faptul că cumpărătorul riscă în mod egal și când documentele vânzătorului au fost semnate de angajații care nu aveau astfel de competențe și când se aflau pe documente - o facsimilă în locul unei semnături vii.
Cum să obțineți noi documente de la furnizori
Dacă cereți schimbări verbale, nu este un fapt că contabilitatea contrapărții va scrie imediat documente noi. Prin urmare, trimiteți o scrisoare furnizorului cu o cerere de rescriere rapidă a documentelor primare și a facturilor. Nu uitați să indicați cu ce riscuri fiscale se poate confrunta compania dvs. dacă documentele rămân în forma lor originală.
Cum se construiesc lucrări cu furnizori obișnuiți
Cu siguranță, compania dvs. are furnizori permanenți, care de multe ori trebuie să facă schimb de documente și facturi primare. Apoi vă puteți apăra de problemele cu semnăturile, stabilind condiții speciale în contractele cu astfel de vânzători. Acest lucru este necesar pentru a nu cere de fiecare dată de la un furnizor de împuternicire sau de ordine cu o listă de angajați autorizați să semneze documente primare și facturi.
Introduceți articolul din contract referitor la cine va fi furnizorul pentru a semna documentele și facturile primare. De exemplu, numai directorul general și contabilul-șef caută facturi. Și foile de transport sunt șoferi, depozitari. Solicitați-i contrapărții să anexeze la contract o copie a procurii sau a ordinului directorului general care stabilește lista angajaților. Prin urmare, semnătura pe documente poate fi transmisă numai de către ei.
În plus, înregistrați în contract obligația furnizorului de a vă informa imediat cu privire la schimbarea listei de angajați autorizați. De exemplu, datorită faptului că unul dintre angajații companiei a demisionat sau și-a schimbat postul. De asemenea, furnizați un interval clar de timp în care furnizorul este obligat să vă informeze despre schimbările în dreptul de a semna.