Raportul poate consta din mai multe pagini de date. Dacă modulul de pregătire a rapoartelor acceptă pauze de pagină, acestea pot fi păstrate la începutul sau sfârșitul unui anumit articol de raport. Modulul de pregătire Excel, atunci când este exportat, salvează aspectul în raport împreună cu rupturile de pagină. Pentru informații despre cum să adăugați pauze de pagină, consultați Cum să: Adăugați o rupere de pagină (Designer de rapoarte).
Modelul de date este transformat într-o structură tabulară care conține întregul raport, inclusiv toate elementele imbricate. Celulele sunt combinate după cum este necesar, permițând ca elementele de raport să fie plasate în zona selectată.
Toate rândurile sau coloanele goale care sunt mai mici decât valoarea definită de utilizator sunt șterse, prin urmare, prin comprimarea spațiului neocupat în foaia de calcul Microsoft Excel. Această dimensiune poate fi ajustată de parametrul RemoveSpace în informațiile despre dispozitiv (valoarea implicită este una opt dintr-un inch sau 3,5 mm). Rândurile sau coloanele goale explicite ale unei tabele sau unei matrice nu sunt șterse. Pentru informații suplimentare despre modul de configurare a parametrului RemoveSpace, consultați Setări informații despre dispozitivul Reporting Services.
Dimensiunile rândurilor și coloanelor raportului sunt aliniate cu aspectul raportului original. Dacă planul conține mai multe rânduri sau coloane decât suportă Excel, modulul de pregătire generează o eroare și raportul nu este procesat. Elementele suprapuse sunt dispuse unul după altul.
Dimensiunile paginilor sunt verificate printr-un tabel intern care conține cele mai comune dimensiuni și orientări ale paginii. Dacă dimensiunile paginii coincid cu una din valorile din acest tabel, atunci aceste dimensiuni sunt utilizate și orientarea paginii este setată pentru a rezerva. În caz contrar, înălțimea și lățimea paginii sunt inversate și tabelul este căutat din nou. Dacă dimensiunile paginii coincid cu una dintre valorile tabelului, ele sunt utilizate și orientarea paginii este setată pe peisaj. Dacă rezultatele căutării nu găsesc dimensiuni de pagină, orientarea paginii este determinată prin compararea înălțimii și lățimii. Dacă înălțimea paginii este mai mare decât lățimea acesteia, atunci orientarea portret este selectată, altfel - peisaj. Coloanele și distanța dintre acestea nu sunt luate în calcul.
Antetul este prezentat în raport ca șiruri de caractere. Excel Freeze Panes și proprietăți Split. care se află în meniul ferestrei din foaia de lucru, controlează vizibilitatea liniilor de antet de pe ecran. Proprietatea Printtitles. disponibil prin caseta de dialog Page Setup. conține valorile Rânduri de repetat în partea de sus și Coloane pentru a repeta în stânga. gestionarea repetării acestor linii pe fiecare pagină a raportului.