De foarte multe ori acum puteți întâlni astfel de situații, atunci când cumpărătorul refuză bunurile achiziționate anterior și face o cerere către organizație. Aici criteriul principal va fi viteza de reacție a întreprinderii. Dacă clientul are dreptate, atunci trebuie să-i satisfaceți toate cerințele.
O scrisoare de răspuns este un document de afaceri întocmit pentru a răspunde solicitărilor de inițiativă anterioare.
Una dintre soiurile acestei clasificări este consimțământul, atunci când organizația dă un răspuns pozitiv cumpărătorului.
Cum să scrieți un consimțământ de răspuns la o reclamație
Nu există o formă definitivă de înregistrare pentru scrierea consimțământului. Trebuie să scrieți manualul sau să îl imprimați pe computer, respectând regulile gramaticale.
Amintiți-vă că scrisoarea de răspuns este făcută în conformitate cu regulile etichetei de afaceri.
Scrieți o scrisoare în 2 exemplare, dintre care una este trimisă cumpărătorului, și lăsați a doua acasă. În acord, indicați detaliile de contact ale ambelor părți, natura litigiului, opțiunile de ieșire din situația actuală și calendarul îndeplinirii obligațiilor.
Când compuneți acest tip de document, respectați anumite puncte:
- Adresați-vă consumatorului cu respect.
- Ne cerem scuze pentru neplăcere.
- Exprimați-vă viziunea pentru problema actuală, așa că nu vă lepădați vina.
- Arătați o soluție posibilă a litigiului.
- Recunoașteți vinovăția dvs. și menționați motivul incidentului.
- Oferim cooperare în viitor și eventualele reduceri și bonusuri.
Răspundeți prin poștă, dacă este posibil, cu primirea unei notificări de primire a documentului. Și rețineți că nu puteți utiliza șabloanele altor persoane pentru a vă rezolva situația, deoarece acest document este individual.
Caracteristicile răspunsului-consimțământ la revendicare
Dar există câteva caracteristici importante pentru acest tip de document:
- Forma. Răspundeți cerințelor cumpărătorului numai pe antet. Acest lucru va arăta consumatorului toată seriozitatea organizației dvs. Dar dacă nu există o astfel de formă în întreprindere, atunci este posibil să obțineți consimțământul pe foaia obișnuită A4.
- Informații de contact. Indicați întotdeauna datele din ambele părți în scrisoare.
În ce condiții este necesar să se dea răspunsul-consimțământ la revendicare
Timpul pentru examinarea unei creanțe depinde întotdeauna de cerințele pe care cumpărătorul trebuie să le prezinte. Răspunsul scris trebuie trimise în termen de 10 zile calendaristice. Dacă există un acord, trimiteți rezultatul prin scrisoare recomandată.
Amintiți-vă că cerința de îndepărtare a defecțiunilor trebuie îndeplinită cât mai curând posibil. În conformitate cu articolele 20-22 din Legea privind protecția drepturilor consumatorilor, se poate aloca un termen limită pentru revizuirea cererii, în funcție de solicitarea cumpărătorului.
Rețineți că răspunsul la o solicitare scrisă trebuie să fie rapid. Odată ce ați primit hârtia, trebuie fie să rezolvați problema, fie să dați un răspuns.
A fost recordul util? Da Nu 0 din 0 cititori cred că această intrare este utilă.