ÎNTREBĂRI GENERALE DE CONTABILITATE PERSONALĂ
În cele din urmă, gestionarea dosarelor personale ale angajaților poate fi prescrisă de o organizație superioară (societate de administrare).
De regulă, în primul rând, sunt inițiate fișierele personale [2].
- pe angajați din numărul personalului de conducere al întreprinderii (șeful întreprinderii, adjuncții săi, șefii subdiviziunilor structurale etc.);
- angajații întreprinderii pentru care răspunderea poate fi stabilită în conformitate cu legislația (contabilul-șef al întreprinderii, precum și contabilul șef adjunct etc.).
Cu toate acestea, multe companii private, de afaceri personale se desfășoară pe toți angajații, indiferent de rang, statut și munca prestată (inclusiv personal tehnic), ca o chestiune privată - sursă foarte convenabilă de informații despre fiecare angajat: într-un singur dosar conține toate copiile de angajat al documentelor personale, comenzi pentru acest angajat și alte documente.
Este recomandabil să se stabilească procedura de abordare a afacerilor personale a angajaților în instruirea relevantă.
FORMAREA LUCRĂRILOR PERSONALE ALE ANGAJAȚILOR
Formarea unui dosar personal este efectuată în scopul unei grupări ordonate a informațiilor documentate despre salariatul transferat angajatorului la admiterea (transferul) la postul relevant. Formarea (întreținerea și înregistrarea ulterioară) a fișierelor personale ale angajaților este asigurată de un organism cadre sau de un funcționar autorizat în mod special, cu responsabilitate personală pentru asigurarea unei manipulări corespunzătoare a acestor documente.
- lista personală a înregistrărilor de personal sau a chestionarului;
- completarea unei fișe personale pentru înregistrarea personalului (sau a chestionarului);
- autobiografie;
- copii ale certificatului de studii;
- contract de muncă (al doilea exemplar);
- contractul de răspundere (pentru angajații responsabili din punct de vedere financiar);
- caracteristici (scrisori de recomandare);
- cererea de angajare (la transferul la postul relevant);
- extrase din comenzi (copii ale ordinelor) privind angajarea (în cazul relocării în alte posturi);
- extrase din documente (copii ale documentelor) privind acordarea sau aducerea la răspundere disciplinară;
- extrase (copii) documentelor de certificare (recenzii, foi de atestat etc.).
Pentru a asigura păstrarea corectă a dosarului personal și ușurința cu care este manipulat, documentele sunt plasate într-un dosar separat (cusut cu un ac și un fir pentru patru puncte) în timpul formării. Exemplu de afacerile personale capacul din față este prezentată în anexa 1. În plus față de cele de mai sus, într-o chestiune personală pot fi plasate și alte documente (de exemplu, documentele privind trecerea unui angajat al concursului pentru postul vacant, copiile documentelor de angajat plină de satisfacții (i sa acordat diplome de onoare), etc. etc). În plus, dosarul personal este plasat (dar nu este atașat acestuia), certificate, fotografii certificate ale angajatului etc. [3].
În formarea unui dosar personal, în plus, designul său primar. În acest scop:
unui cont personal i se atribuie un număr de cont;
pozițiile corespunzătoare de pe capacul frontal și din spatele dosarului personal sunt ocupate;
un inventar intern este atașat dosarului (a se vedea anexa 2).
CUNOAȘTEREA ACTIVITĂȚILOR PERSONALE ALE ANGAJAȚILOR
Un dosar personal este păstrat pe întreaga perioadă a muncii fiecărui angajat în companie (în funcția respectivă, dacă acest lucru este prevăzut de regulile companiei respective). Desfășurarea unui caz personal implică:
- păstrarea înregistrărilor în secțiunile relevante ale dosarului personal [4];
- Plasarea documentelor care trebuie păstrate în cadrul dosarelor personale [5];
- confiscarea documentelor, necesitatea cărora a trecut [6];
- verificarea periodică a stării dosarului personal pentru securitatea documentelor incluse în dosar [7].
Introducerea înregistrărilor în documentele personale se efectuează pe baza documentelor (copii certificate ale documentelor). Detaliile necesare pot fi specificate de un funcționar autorizat înainte de a efectua intrările corespunzătoare într-o conversație personală cu angajatul. Toate înregistrările făcute în documentele în curs de desfășurare a unui dosar personal sunt produse manual, utilizând un stilou sau stilou cu pix negru, albastru sau violet, lizibil și fără corecții [8]. Dacă este necesar, aceste înregistrări vor fi certificate cu semnătura ofițerului autorizat al serviciului de personal și a sigiliului întreprinderii sau al serviciului de personal.
Pentru a accelera procesul de înregistrare a înregistrărilor în documentele unui dosar personal, este permisă utilizarea fasciculului (ștampile) de eșantioane stabilite. Documentele care se acumulează în procesul de referință sunt distribuite într-un fișier personal în secțiuni, iar în interiorul acestora sunt aranjate în ordine cronologică [9].
Fișele de documente cusute într-un fișier personal sunt supuse numerotării. Informațiile despre aceste documente, inclusiv numerotarea paginilor în care se află în fișierul personal, sunt reflectate în inventarul intern [10].
Angajații sunt obligați să prezinte în timp util serviciului de personal informații despre schimbarea datelor personale incluse în dosarul personal. De regulă, acest lucru se face în scris (sub forma unei cereri), însoțit de modificări documentare justificative. După efectuarea înregistrărilor în fișierul personal, documentele originale sunt returnate angajatului. În cazurile necesare, copii ale acestor documente sunt făcute și certificate din documente personale.
DEPOZITAREA ȘI CONTABILITATEA ACTIVITĂȚILOR PERSONALE ALE ANGAJAȚILOR
Depozitarea și contabilizarea fișierelor personale sunt organizate pentru a căuta rapid și cu precizie fișierele personale, pentru a le asigura siguranța, precum și pentru a asigura confidențialitatea informațiilor conținute în documentele fișierelor personale împotriva accesului neautorizat.
Afacerile personale sunt stocate în serviciul de personal (într-o cameră adaptată pentru acest scop) separat de alte cazuri. De regulă, serviciul de personal stochează numai fișierele personale ale angajaților, în timp ce dosarele personale ale salariaților concediați sunt transferate în ordinea stabilită pentru a fi stocate în arhivele organizației sau în arhiva teritorială.
Condițiile de depozitare ar trebui să asigure păstrarea în siguranță a fișierelor personale și a documentelor (informațiilor) conținute în acestea de la furt (divulgare). În acest scop, fișierele personale ar trebui să fie depozitate în seifuri (dulapuri), așezându-le pe rafturi într-o poziție verticală, cu rădăcini orientate spre exterior.
În interiorul ușii de siguranță (dulap) se poate plasa un rezumat al fișierelor personale stocate în ele. Accesul la cazuri personale ar trebui să fie doar funcționari autorizați și supraveghetorii lor imediați. Cu un număr semnificativ de fișiere personale, acestea sunt înregistrate într-un jurnal sau registru special. Sistematizarea fișierelor personale se face într-unul din următoarele moduri:
în ordinea numerelor;
în ordine alfabetică directă;
pe secțiuni corespunzătoare denumirilor diviziilor structurale în conformitate cu programul personalului întreprinderii și în secțiuni - în ordine numerică sau în ordine alfabetică directă.
Pentru a reduce numărul total de unități contabile, este permisă stocarea fișierelor personale ca parte a așa-numitelor echipamente - grupuri de stocare alfabetică. Fiecare caz personal inclus în costum este precedat de o foaie goală cu numele, numele, patronimul angajatului. Afacerile personale din costum sunt, de asemenea, grupate în ordine alfabetică. La începutul ordinului este o listă sumară a fișierelor personale incluse în acesta [12].
PERSONALIZAREA LUCRĂRILOR PERSONALE ALE LUCRĂTORILOR ÎN UTILIZAREA INTERMEDIARĂ
Eliberarea dosarelor personale către angajații organizației pentru uz temporar pentru cunoașterea informațiilor introduse poate fi făcută cu permisiunea șefului serviciului de personal. Familiarizarea unui salariat cu o chitanță cu o chestiune personală se efectuează, în general, în prezența unui funcționar autorizat (persoană responsabilă cu tratarea problemelor personale).
Familiarizarea angajaților cu afacerile personale se efectuează cel puțin o dată pe an, precum și la solicitarea persoanelor specificate în toate celelalte cazuri prevăzute de legislația Federației Ruse. În procesul de cunoaștere a dosarului personal, angajații organizației sunt interzise de la:
- să efectueze corecții în înregistrările făcute anterior ale dosarului personal;
efectuați intrări noi în fișierul privat;
să extragă din documentele personale disponibile acolo sau să introducă altele noi;
să dețină un dosar personal în posesia sa, depășind timpul prevăzut pentru familiarizare.
Dacă există inexactități în evidențe, dacă documentele depășite sunt găsite în fișierul personal, angajatul are dreptul să declare acest lucru departamentului HR al organizației. Este recomandabil să se anexeze documente la cerere, pe baza cărora este posibilă efectuarea unor modificări corespunzătoare înregistrărilor făcute anterior sau copiile documentelor (pentru înlocuirea celor învechite).
Emitere pentru uz temporar pentru includerea în documente personale a unor noi documente, înscrierea înregistrărilor etc. se face numai pentru timpul necesar efectiv pentru a efectua acțiunile corespunzătoare, în conformitate cu lista persoanelor care au dreptul să primească dosare personale, aprobate de conducătorul organizației. Fapta de emitere a unui dosar personal este înregistrată în traseul de audit (carte), a cărui formă este prezentată în apendicele 3.
Lucrul (familiarizarea) cu afacerile personale se desfășoară într-o cameră special desemnată în aceste scopuri, iar timpul de lucru (familiarizare) trebuie să fie limitat la o zi lucrătoare. La sfârșitul zilei persoanei responsabile pentru manipularea afacerile cu caracter personal este obligat să se asigure că toate fișierele personale, eliberate pentru utilizare temporară, a revenit la locul de depozitare, și, dacă este necesar, să ia măsuri de returnare sau de urmărire a acestora.
Eliberarea dosarelor personale (documente separate în dosarul personal) pentru uz temporar de către alte organizații (întreprinderi, instituții) se efectuează cu permisiunea șefului organizației pe baza unei cereri executate în mod corespunzător. În ceea ce privește cazul se întocmește, o copie a acestuia este trimisă împreună cu cazul (documentul) reprezentantului părții solicitante, iar al doilea exemplar se păstrează în afacerile companiei de a restitui cauza (documentul) la locul de depozitare.
Sechestrarea documentelor individuale din dosarul personal se efectuează cu permisiunea șefului organizației, cu înregistrarea înregistrării corespunzătoare în coloana "Notă" a inventarului intern [13]. În confiscarea temporară a unui document în locul său (între foile adiacente de documente) este încorporat adjunct certificat (vice-card), cu data și motivele retragerii din pictura față, autoritatea emitentă, și a pictat fețele, Ia-l pentru utilizare temporară.
Pentru a asigura controlul asupra conservarea afacerilor cu caracter personal în organizarea în fiecare an (nu mai târziu de trimestrul I al anului următor anului de raportare) verifică disponibilitatea și statutul lor. Deficiențele identificate în cursul auditului sunt stabilite în certificat, care, după aprobarea președintelui comisiei de verificare, este prezentat conducătorului organizației.
PERSONALIZAREA LUCRĂTORILOR PERSONALI ÎN TRANSFER LA ARHIVĂ
Înregistrarea fișierelor personale pentru transferul în arhivă este efectuată de serviciul de personal cu asistența metodică a arhivei relevante. Această procedură include:
Legarea cazului [14];
Clarificarea numelui de foi de afaceri;
compilarea (clarificarea) inventarului intern;
făcând corecții cu detaliile de pe capacul frontal al carcasei.
Pentru a asigura securitatea fișierelor personale, se recomandă:
- combină fișierele personale individuale ale salariaților concediați într-un singur capac (o întreprindere comună), în așa fel încât volumul de afaceri (volume) nu depășește 250 de coli (prin legarea încrucișată a fișierelor de caz individuale de ani de disponibilizare);
- materiale de poziționare, cu cazuri individuale în afaceri (volume), în ordine alfabetică (nume de familie), care separă materialele aferente diferitelor cazuri individuale, o foaie de hârtie, indicând pe ea numele, prenumele și patronimicul angajaților concediați corespunzătoare;
- furnizează fiecărei afaceri consolidate (ca) inventar intern care enumeră numele și prenumele și numerele de pagină, care sunt situate în documentele corespunzătoare (informații).
Transferul fișierelor personale în arhivă are loc nu mai târziu de trei ani de la finalizarea lucrărilor de birou în conformitate cu programul. Anterior, reprezentantul arhivei verifică exhaustivitatea și corectitudinea pregătirii dosarelor personale pentru transfer. Defectele identificate în timpul inspecției sunt eliminate de personalul întreprinderii. Transferul și recepția sunt efectuate conform inventarului, cu un marcaj de verificare a disponibilității fișierelor personale.
Conducerea afacerilor personale a angajaților trebuie să se realizeze în conformitate cu regulile stricte stabilite în acest articol, chiar și de acei angajatori pentru care această lucrare nu este obligatorie. Cu toate acestea, aceste reguli nu se aplică acelor dosare (fișiere) denumite "dosar personal", "fișier personal" sau "dosar" în loc de "fișier personal". În același timp, este important să vă amintiți ofițerul de personal:
- în orice caz, indiferent de numele, aceste dosare conține datele personale ale salariatului, deci trebuie să respecte toate regulile prevăzute de Codul muncii pentru protecția datelor cu caracter personal;
- contractele de muncă pot fi stocate în dosarul personal al angajatului, dar nu într-un dosar personal etc. Contractele de muncă care nu sunt incluse în dosarele personale. ar trebui să fie format într-un caz independent "Contractele de muncă cu angajații."
[1] Acest articol nu este luat în considerare.
[3] Aceste documente sunt de obicei stocate în buzunare speciale situate pe interiorul capacului.
[4] Inclusiv în inventarul intern.