Caracteristicile muncii de birou în instituțiile de învățământ superior

Elevii, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și activitatea lor vor fi foarte recunoscători.

Caracteristicile muncii de birou în instituțiile de învățământ superior

Facultatea (Fakultdt-l, din facultas Latină - .. oportunitate, capacitatea) - diviziune structurală educațională și științifică și administrativă a instituțiilor de învățământ superior care pregătesc elevii și studenții absolvenți pentru una sau mai multe specialități conexe, dezvoltarea abilităților și managementul activităților de cercetare scaune, pe care le unește.

Pentru a ghida anumite domenii ale facultății (formare, cercetare, etc.) sunt numiți adjuncți decan. Pentru a revedea problemele cheie ale activităților facultății, este organizat consiliul facultății.

Subdiviziunile care organizează circulația documentelor facultății includ:

Decanat (emite ordine cu privire la studenți, probleme organizatorice, primește ordine de la departamentul de personal pentru personal, stochează carduri personale ale elevilor, înregistrează documente, pregătește o carte de protocoale, livra documentele din arhivă, etc.);

scaune (primiți documente, publicați-le, distribuiți declarații pentru sesiune, salvați curriculum-ul, compilați minutele întâlnirilor departamentului, planurile de lucru ale departamentului, predați documente la arhivă etc.);

departamentul de personal (student și angajați) (păstrează dosare personale, emite comenzi pentru personal, înregistrează eliberarea de diplome, certificate, documente etc.);

Departamentul de studiu (trimite la biroul decanului și Departamentul de documente, rapoarte solicită, să țină evidența numărului de studenți, monitorizează procesul de formare, emite ordine pentru a înlocui elementele din programa școlară, etc.);

contabilitate (ține evidența fondurilor organizației, acceptă bani de la studenți, salariile acordate angajaților și burse pentru studenți, precum și certificate de salarii etc.).

Principalul departament academic și de cercetare al facultății este departamentul, în care pot fi create secțiuni. Pentru a organiza activitatea academică în facultate se creează departamente. Filialele se alocă fie prin specialitate, fie prin specializare, sau prin formare (corespondență, cu normă întreagă, pregătire, seară). Pentru desfășurarea activității de cercetare în cadrul facultății se creează laboratoare și centre de cercetare.

Departamentul este asociația principală a personalului științific și didactic al universității în una sau mai multe discipline educaționale conexe; este o componentă administrativ-structurală a universității. Activitatea didactică și științifică a departamentului se desfășoară în una sau mai multe domenii de cunoaștere și este supusă soluționării principalei sarcini - formarea specialiștilor cu înaltă calificare.

organizează și desfășoară la nivelul actual de educație și de muncă metodică, inclusiv dezvoltarea de programe, discipline și cursuri și programe de seminarii, proiecte și dizertații și proiecte, stabilește toate formele de angajare, raportul dintre cursuri, cursuri practice și de laborator, distribuirea misiuni educaționale, organizează controlul asupra formării studenților;

Formează planuri pentru cercetarea științifică, organizează implementarea acestora și monitorizează implementarea;

conduce formarea specialiștilor de înaltă calificare (candidați și medici de științe) prin studii postuniversitare, magistracy, doctorat și în ordinea concurenței;

organizează și controlează perfecționarea competențelor și recalificarea cadrelor didactice și a personalului departamentului;

promovează diseminarea cunoștințelor științifice și desfășoară activități culturale și educaționale în rândul populației;

Prezintă propuneri privind candidaturile pentru ocuparea posturilor, prezentările oamenilor de știință și titlurilor de onoare pentru examinare de către consiliul academic al facultății (universității);

desfășoară alte activități prevăzute de regulamentele privind departamentul, Carta și legislația în vigoare.

Departamentul de Management al Facultății, care organizează activitatea de birou, procesul educațional și activitatea coordonată a diferitelor departamente ale universității, este biroul decanului.

În biroul decanului se întocmește o listă de cursuri (dacă în universitate nu sa stabilit un alt departament în acest scop). Scopul principal al lucrării sale este de a organiza procesul educațional.

Documentele principale care constituie fluxul de lucru al facultății sunt:

ordinul este un act juridic emis de rector pentru a rezolva sarcinile de bază și operaționale cu care se confruntă universitatea;

indicație - act juridic emis pe probleme legate de organizarea punerii în aplicare a ordinelor, instrucțiunilor și altor acte ale universității sau ale unui organism guvernamental superior;

o scrisoare de serviciu este un nume generalizat pentru documente care diferă în conținut și care servesc drept mijloc de comunicare între instituții și persoane fizice. Scrisorile de serviciu sunt întotdeauna întocmite pe o singură problemă;

act - un document întocmit de mai multe persoane și care confirmă fapte și evenimente stabilite;

notă explicativă - un document care explică motivele pentru orice acțiune, fapt sau incident;

protocol - document care stabilește cursul de dezbatere a problemelor și luarea deciziilor la reuniuni, reuniuni, conferințe și întâlniri ale organelor colegiului (consilii, reuniuni ale departamentelor etc.);

Descrierea postului este o instrucțiune, un set de reguli care stabilește procedura și metoda de implementare și de performanță a muncii. Acesta definește îndatoririle, responsabilitățile, drepturile, relațiile (comunicarea după funcție) ale angajatului;

Atunci când se transferă un student la o altă instituție de învățământ, se pregătește un certificat academic, care indică subiectele pe care le-a promovat, note pe ele cu indicarea orelor academice etc. Este tipărită pe o formă de stat și este un document de responsabilitate strictă.

Pentru ședințele Consiliului Academic desfășurate lunar, se elaborează o listă de redactare și o ordine de zi. După întâlnire, secretarul științific pregătește protocoale și extrase din acestea. Este, de asemenea, responsabilitatea secretarului academic să pregătească un plan de lucru pentru anul, aprobat în cadrul reuniunii acestui organism.

Departamentul deține întâlniri lunare ale departamentului cu privire la planurile de lucru elaborate. Un protocol este ținut în timpul întâlnirii. De asemenea, la departament există planuri educaționale și calendaristice, programe de lucru și educaționale.

Gestiunea birourilor este efectuată de birou. Cele mai multe dintre documentele care circulă în universitate trec prin aceasta, toate documentele de intrare, de ieșire și interne sunt înregistrate.

Etapele transmiterii documentelor de intrare, ieșire și interne la facultate:

recepție și prelucrare primară (birou),

examinare preliminară (birou),

examinarea documentelor de către conducător (rectorul universitar, prorectorii),

livrarea documentelor către executori (decan sau adjunct decan, șef de departamente);

controlul execuției (birou),

trimiterea unui act executat la dosar (birou)

redactarea documentului (facultate, subdiviziuni ale universității),

elaborarea documentului (biroul decanului, departamentele facultății);

vizionarea proiectului de document, coordonarea acestuia (unitatea universității),

semnarea documentului (rector, prorector),

înregistrarea (biroul sau biroul decanului),

redactarea documentului și coordonarea lui (facultate, subdiviziunile universității),

vizionarea proiectului de document (facultate, departamentul universității);

semnare (rector, prorector, decan),

reproducerea și livrarea documentului către artiștii interpreți sau executanți (birou),

controlul execuției (birou),

trimiterea unui act executat la dosar (birou)

La admiterea la biroul documentelor de la Ministerul Educației al Republicii Belarus este înregistrarea și transferul a rectorului, care a pus documente la rezoluție, prin intermediul secretarului le trimite înapoi la birou, și apoi să transmită documente interpreții lor.

Orice document intern, de intrare, de ieșire, este supus înregistrării obligatorii. Înregistrarea documentelor de ieșire și a celor interne are loc în ziua semnării, intrării - în ziua plecării. Toate documentele universității sunt emise pe hârtie.

Proiectele de comenzi sunt pregătite de biroul decanului și de departamentul de personal. Cel mai adesea, comenzile sunt împărțite în comenzi pentru principalele activități, personal (angajați, studenți), activități administrative și economice.

Documente interne apar în departamentele universității. Acestea sunt semnate de către șefii departamentelor sau adjuncții acestora.

Schema generală pentru producerea unui document intern

(transfer de la birou)

Recent, sistemele automatizate pentru construirea și gestionarea proceselor de afaceri sunt foarte populare în universități. Cu ajutorul acestora, puteți organiza un sistem electronic de gestionare a documentelor, precum și un sistem de monitorizare a îndeplinirii sarcinilor și a volumului de muncă al angajaților. Acestea stabilesc scopul minimizării circulației valorilor mobiliare. Cu toate acestea, respingerea completă a documentelor pe suport de hârtie este imposibilă din mai multe motive, dintre care principalele motive sunt motive legale.

Dacă într-o instituție de învățământ cea mai mare parte a circulației documentelor se face pe o rețea de calculatoare, există o întrebare privind stocarea documentelor pe transportatorii electronici.

Miezul oricărui sistem electronic de gestionare a documentelor este o arhivă electronică în care documentele se află în proces de a lucra asupra acestora și unde rămân atât timp cât informațiile conținute în ele sunt de interes.

O arhivă electronică este un set de instrumente și tehnologii hardware și software pentru crearea unui depozit de documente electronice și furnizarea accesului la acestea din sistemele electronice de gestionare a documentelor. Documente electronice sunt toate documentele create prin mijloace electronice sub formă de fișiere text sau grafice.

Documentele depuse în arhivă includ cazuri care necesită o perioadă lungă (peste 10 ani) și stocare permanentă, precum și documente privind personalul:

fișierele personale ale studenților și angajaților;

comenzi privind activitatea principală, personalul;

minute ale ședințelor Consiliului Academic și materiale pentru acestea;

minute ale ședințelor BEC;

planurile și rapoartele privind activitatea departamentelor;

minute ale reuniunilor departamentelor etc.

Toate documentele de mai sus nu pot fi traduse în medii electronice, ele necesită o implementare fizică directă.

Restul documentelor enumerate în nomenclatorul cazurilor pot fi transferate prin sistemul de gestionare electronică a documentelor organizate. Acestea trebuie să fie păstrate pentru perioada indicată în nomenclatorul cazurilor, în subdiviziunea în care sunt situate. Bazându-se pe aceasta, arhiva electronică poate fi creată pe unul dintre serverele disponibile sau stocată în biroul propriu-zis. Acest lucru va reduce semnificativ atât zonele ocupate de documente de hârtie, cât și costurile consumabilelor în sine.

Automatizarea circulației documentelor este introducerea unui sistem IT care permite automatizarea procesului de transmitere a documentelor în cadrul universității, crearea unei arhive electronice a documentelor, monitorizarea coordonării și executării contractelor, ordinelor, ordinelor și a altor documente.

Pentru a automatiza fluxul de lucru, trebuie să aveți o rețea locală și să achiziționați un produs software. Se pare că aceste costuri vor include:

costul construirii și menținerii unei rețele de calculatoare locale;

costul produsului software;

Instalarea programului pe server și calculatoarele din unitățile universitare și conectate la rețea;

învățând să lucrați cu programul.