Particularități ale conducerii și contabilizării dosarelor personale în gestionarea dosarelor de personal
Emitem un dosar personal
Cel mai bine este să începeți o afacere personală după înregistrarea raportului de muncă, adică după semnarea contractului de muncă și emiterea ordinului de angajare. În plus, toate documentele referitoare la angajat sunt depuse și plasate într-un dosar separat, pentru a asigura siguranța și comoditatea corespunzătoare în abordarea problemei personale.
În procesul de înregistrare inițială a unui caz personal, se atribuie un număr contabil, pozițiile corespondente sunt completate pe coperta frontală și pe copertă, iar un inventar intern este încorporat în acesta.
Întrucât fapta este considerată a fi o colecție de documente referitoare la o singură emisiune sau la o secțiune de activitate, plasată în aceeași copertă, este necesar, în primul rând, să se acorde acoperirea acesteia.
În "cap" numele organizației este complet și în paranteze este abreviat.
Apoi, indicați numărul cazului (de obicei numărul personalului angajatului), numele, prenumele, patronimicul angajatului.
Datele de la începutul și sfârșitul perioadei personale sunt datele ordinelor de angajare și concediere a angajatului.
În plus față de capacul, este necesar să se emită o listă internă a documentelor (întocmite la deschiderea cazului și după emiterea unui ordin pentru un loc de muncă) și o foaie-martor (eliberat după demiterea angajatului și închiderea cazului), și liste numerotate.
Inventarul intern este o listă de documente plasate într-un fișier privat. Acesta conține informații despre paginile fișierului personal pe care este localizat documentul respectiv și îl ajută să îl găsiți rapid. Inventarul este atașat imediat la stabilirea dosarului personal și este completat în momentul în care documentele sosesc în timpul activității de lucru a salariatului. Acesta trebuie să includă numele documentelor care trebuie plasate în dosarul personal, numărul de coli, data la care documentul a fost retras din dosar, indicând persoana care a confiscat documentul. Un inventar intern este semnat de persoana care la compilat, indicând data compilării. Fișele din inventarul intern al cazului sunt numerotate separat.
După demiterea angajatului, cazul este închis, se întocmește o fișă de martor și se cusută un dosar personal. Este important să nu uităm să formalizăm foaia de martor, deoarece arată numărul de coli din dosar și modificările în compoziția și starea cazului (deteriorarea documentului, atașarea de noi documente). Inscripția de verificare se face pe o foaie separată și se semnează de către angajatul personalului.
Dosarul personal se formează în două etape:
- în procesul de admitere a salariatului la post după semnarea contractului de muncă și emiterea ordinului de angajare;
- în procesul de menținere a dosarului personal în timpul activității de muncă a angajatului.
În prima etapă, documentele din dosarul personal sunt aranjate în următoarea ordine:
- inventarierea internă a documentelor cauzei;
- copiile diplomelor de studii și acordarea de diplome academice, certificate de apropriere a oamenilor de știință și titluri de onoare, certificate de recompensă, diverse certificate și alte documente care confirmă anumite date cu caracter personal;
- contract de muncă;
- descrieri de locuri de muncă;
- o copie a ordinului de serviciu.
Elaborarea unei autobiografii, a unui CV și a unei declarații, precum și a procedurii de înscriere a acestora în dosarul personal al unui angajat nu este obligatorie și depinde de procedura acceptată pentru angajarea unei anumite organizații.
În formarea lucrurilor personale, trebuie să se țină seama de faptul că, în conformitate cu Codul Muncii pentru admiterea la locul de muncă nu este baza pentru primirea angajatului de a lucra (pe baza unui contract de muncă), adică, nu neapărat, dar informația autobiografia este, de asemenea, duplicat într-un card personal, precum și relua.
În cea de-a doua etapă, documentele în chestiuni personale sunt localizate în momentul în care sunt primite.
1. Copii ale documentelor solicitate de angajat la depunerea candidaturii:
- pașaport sau alt document de identificare;
- documente privind educația, calificările sau cunoștințele speciale;
- certificatul de asigurare a asigurării de pensii de stat;
- documente de înregistrare militară pentru persoanele responsabile pentru serviciul militar;
- certificatul de înregistrare fiscală a unei persoane;
- informații privind rezultatele unui examen medical preliminar (anchetă) (dacă acest lucru este cerut de lege).
2. Documente care apar în perioada de activitate a angajatului în organizație:
- cererea de angajare (dacă este disponibilă);
- informații privind rezultatele examinărilor medicale periodice (anchete);
- copii ale documentelor care confirmă dreptul salariatului de a deduce, de exemplu, un certificat de naștere al unui copil;
- copiile documentelor privind stabilirea handicapului și limitarea capacității de muncă;
- copiile contractului de muncă și acordurile la acesta privind schimbarea condițiilor de muncă;
- copii ale ordinelor de angajare, transfer, încurajare, aplicare și eliminare a sancțiunilor disciplinare pentru muncă și a altor ordine referitoare la un anumit angajat;
- descrierea funcției;
- o copie a contractului privind răspunderea deplină;
- un acord de confidențialitate (pentru angajații care au acces la astfel de informații);
- materiale de atestare;
- raport și note explicative, declarații ale angajatului;
- documentele care confirmă datele personale (certificatul de căsătorie, divorțul, schimbarea numelui etc.);
- o copie a fișei de lucru cu o înregistrare privind angajarea și încetarea raportului de muncă.
Când un document nou este plasat într-un fișier personal, datele despre acesta sunt introduse inițial în fișierul de caz, apoi foile de documente sunt numerotate și numai atunci documentul este depus.
Pe coperta dosarului personal indicat în întregime: numele, titlul de afaceri, numele, prenumele, patronimicul angajat în cazul nominativ, a pus în jos cazul index, numărul de ordine al cauzei (de regulă - numărul de personal).
Acest număr de afaceri privat înregistrat în „Cartea (Jurnal) dosarele de personal de contabilitate“, care oferă următoarele grafice: numărul de ordine, numele, prenumele și patronimicul angajatului, data stabilirii lucrurilor pe cont și data de anulare a înregistrării.
Dosarele personale sunt stocate într-un dulap metalic sau în camere speciale, permițându-le să fie păstrate, ca documente de responsabilitate strictă, separat de cărțile de muncă. Responsabilitatea pentru depozitarea lor este atribuită personalului care conduce documentația personalului.
Atunci când se lucrează cu documente care fac parte din fișierele personale, este necesar să se ia în considerare faptul că se referă la datele personale ale angajatului, protejate în conformitate cu legislația în vigoare.
Afacerile personale nu sunt date mâinilor lucrătorilor pe care sunt stabiliți. Angajatul are dreptul să se familiarizeze numai cu afacerile sale personale în departamentul de personal. Faptul de cunoaștere a problemei personale este, de asemenea, înregistrat în dosarul cazului.
Când administrarea resurselor umane, care se ocupă cu o chestiune personală, eliberat pentru uz temporar, este interzis să facă orice corecții la intrarea anterioară, ceea ce face un nou record, extras din dosarul personal disponibil acolo documente sau să-l pună mai mult și să dezvăluie conține confidențiale informații. Schimbările în afacerile personale sunt efectuate numai de persoanele responsabile pentru comportamentul lor.