Sponsorii evenimentului

Sponsori principali ai evenimentului. Experiența HackDay

Bună ziua, dragi cititori. Continuăm o serie de articole despre organizarea Hakatonilor. Astăzi vom discuta un subiect deosebit de interesant - căutarea sponsorilor pentru eveniment, implicarea lor și păstrarea ulterioară. Posibilele erori și capcane vor fi, de asemenea, luate în considerare.

Cum să găsiți un sponsor al evenimentului? De ce companiile sponsorizează hackathonii? Sub tăiere există mai multe motivații posibile ale sponsorului hackathon-ului și tehnicile de lucru cu acest sponsor.

Motivația sponsorului Hakaton

Companiile sponsorizate își dau banii pentru a obține ceva în schimb. Desigur, se întâmplă ca aceștia să fie sponsorizați pur și simplu din simpatie (acest lucru este valabil mai ales pentru proiectele fervente de studenți), dar chiar și atunci este necesar să nu dezamăgi partenerii cel puțin. Conform clasificării interne HackDay, sponsorii sunt împărțite în patru grupe mari de sarcini pe care le doresc să rezolve prin Hackathon.

Numărul de sarcină 1: selectarea și examinarea proiectelor

Este relevant pentru fondurile regionale rusești și mari, incubatoarele de afaceri și companiile care dezvoltă proiecte. Hakaton devine un fel de "sită" pentru proiectele din etapa zero. Sponsorul primește acces la echipe proaspete, încă plasticine-flexibile în virtutea vârstei lor și poate atrage proiecte preferate și se poate dezvolta pe site-ul propriu.

Acest grup de sponsori analizează ideea proiectului, pe baza experienței fondatorului, privind fiabilitatea echipei.

Pentru ei, cel mai important - proiecte adecvate la ieșire. Mai intai trebuie sa lucrezi la gasirea oamenilor potriviti si pentru 48 de ore de hackathon (ca in HackDay) - sa transformi ideile in prototipuri viabile.

Sarcina numărul 2: marca promoțională

Este necesar pentru companiile rusești internaționale și mari. Aici trebuie să lucrați cu sprijinul informațional înainte și după eveniment, cu invitația mass-media la site-ul hackathon. La ieșire, astfel de sponsori vor dori să vadă o acoperire largă a publicului și un număr decent de publicații în mass-media.

Sarcina numărul 3: Promovarea unui produs sau a unei tehnologii noi

În acest caz, sponsorii este important să vedem că informațiile cu privire la noile evoluții comunicate participanților Hackaton. Ei bine făcut categorie specială pentru proiecte realizate cu utilizarea acestei tehnologii sau a unui produs, și ateliere de lucru în care reprezentanții sponsorului va explica modul în care inovarea poate face viața mai ușoară și să devină utilă în practică.

Sarcina numărul 4: HR

De regulă, interesele sponsorului se află în anumite domenii - dezvoltarea iOS, proiectarea interfeței etc. Veți lucra bine la nominalizarea anunțată pentru cel mai bun proiect pentru iOS, cea mai bună interfață între prototipuri etc.

În scopuri strategice, pot include și o examinare a comunității locale de pornire și a reprezentanților ei cei mai activi în vederea relocării lor sau a hanteni lor.

Cum să găsești un sponsor pentru Hackaton

Întrebarea principală pentru un organizator începător este cum să ajungeți la contactul corect din companie. Din păcate, nu există un răspuns clar la această întrebare. Prezența sponsorilor depinde în întregime de dvs., de conexiunile dvs. și de experiența dvs. în organizație. Cea mai eficientă metodă de căutare este întâlnirea personală la evenimente sau scrierea prin intermediul unui prieten. În același timp, este foarte bine dacă are loc o serie de evenimente și sponsorul are posibilitatea de a alege un anumit oraș. În plus, construirea relațiilor cu sponsorii este un proces lent. Cu cât istoria evenimentului dvs. este mai mare, cu atât sponsorii mai dispuși să devină parteneri ai hackaton-ului.

Echipele care organizează hackathon numai în oraș / regiune, vă pot sfătui să lucrați mai atent cu companiile locale. Dacă orașul este mic, atunci să intereseze o mare corporație de șanse, în opinia mea, nu, iar timpul nu merită să cheltuiți. Când am lucrat numai pe Petru, amândoi aveam un număr de sponsori, iar sumele colectate erau foarte modeste.

De asemenea, nu este nimic neobișnuit în faptul că sponsorii du-te, și apoi vin înapoi, dacă dezvolta și arată progres (dimensiunea, de brand, vorbitori, absolventi de proiecte).

Motivele de plecare pot fi diferite - hakaton a îndeplinit / nu a îndeplinit sarcinile, bugetul a fost epuizat, strategia produsului / platformei / marcii sa schimbat, persoana care a lucrat cu dvs. - mii dintre ei - a părăsit compania.

Pe de altă parte, hakatonienii sunt, de obicei, interesați de marile corporații care au probleme presante, mai degrabă decât de nevoia de a scurge bugetul. O parte din bugetul pentru organizație poate fi ocupată în detrimentul sprijinului regional din partea statului. Există programe de susținere a antreprenoriatului în fiecare regiune, trebuie să le urmăriți în avans și să vă alăturați rapid procesului. Observ că ele implică o tona de raportare și de multe ori - necesitatea de a participa la licitație. Aici totul nu este la fel de înfricoșător cum ar părea din afară. Acesta este un loc de muncă obișnuit, care va fi înfuriat pentru prima dată din cauza neobișnuitului său.

Probleme operaționale importante

Conform regulilor HackDay, bugetul evenimentului ar trebui închis timp de o lună. Cu o lună înainte de începerea următorului HackDay, lansăm o campanie de înregistrare și PR și, în consecință, trebuie să decidem dacă organizăm evenimentul sau nu. Dar, în viață, această schemă funcționează foarte condiționat. Unii parteneri sunt încă de acord cu privire la buget - adică vor fi bani, dar nu este clar cât de mult. Alții au plecat brusc în vacanță LPR și s-au întors cu o săptămână înainte de eveniment. La a treia - asta-i, a cincea zecime. Prin urmare, decizia de a organiza evenimentul (dacă bugetul urmează să fie închis) nu este acceptat în starea de 100% a disponibilității informațiilor. Ne asumăm riscuri și presupunem că bugetul va fi în continuare închis. Veți avea același lucru.

Acordați o atenție deosebită divergenței fluxurilor de trezorerie. Este bine când partenerii transferă bani în avans. Dar ce se întâmplă dacă compania are un sediu central în Austria și acceptă plăți timp de 60 de zile? Destul de des, acceptarea de lungă durată a plăților și plata ulterioară sunt deschise cu câteva zile înainte de eveniment.

Lucrul cu partenerii de barter

Schema pe scară largă este o abordare foarte convenabilă și profitabilă pentru organizatori și sponsori. Esența sa este că partenerii acoperă elementele de cheltuieli nu cu bani, ci în mod direct - își oferă spațiile, organizează mese, plătesc transportul experților, dau premii participanților.

Le oferiți în schimb un statut de partener care corespunde costurilor acestora.

Ce pot și ce ar trebui să fie luate prin barter:

• loc de joaca;
• alimente și pauze de cafea;
• zborurile și cazarea experților;
• poligrafie (insigne, insigne, scrisori, tricouri, autocolante);
• echipamente pentru eveniment (microfoane, proiector, mixere, echipamente
• pentru prezentarea aplicațiilor mobile, echipamente pentru organizarea unei emisiuni online);
• premii și suveniruri.

Schema de bartere funcționează bine cu companiile regionale care se ocupă cu hrana, imprimarea, comerțul și închirierea de echipamente și utilaje. Premiile și suvenirurile sunt bune de luat de la marile companii rusești și internaționale de IT. Dar suvenirurile - stilouri, autocolante, lanțuri de chei și alte mărci - vor fi cu simbolurile lor.

Pachet de sponsorizare

Pentru a atrage sponsori, aveți nevoie de o propunere bine definită, numită un pachet de sponsorizare.

De ceva timp am abandonat pachetele complexe și mari de sponsorizare, și se aduce sugestii interesante în evenimentele corporative stil cu textul pentru maximum trei pagini, dintre care două există o masă cu o propunere din caseta marcată. In nici un pachet de sponsorizare HackDay personalizate, toată lumea primește o propunere cu o diferență în scrisorile la care sunt anexate propuneri.

Care ar trebui să fie în pachetul dvs. (în orice ordine):

1. Numele, data, orașul și locația lui hakaton.
2. Descrierea esenței evenimentului pe o jumătate de pagină: ce fel de format, cine participă, cât de multe persoane sunt planificate, descrierea scopului și a obiectivelor (strategic).
3. Descrierea mecanicii evenimentului pe o jumătate de pagină: când începe faza activă (înregistrarea), o descriere a tuturor zilelor hackathonului din punct de vedere al programului.
4. Descrierea beneficiilor pe care sponsorul le va primi de la eveniment. De asemenea, o jumătate de pagină, pe scurt și capacitiv, într-o singură listă. Nu creați filosofia. Formatul cooperării este concret și este necesar să se ofere un parteneriat.
5. De fapt, opțiunile partenerului. La etapa inițială, este suficient un tabel cu semne de verificare. Mai târziu adăugați caracteristici. Am împărțit oferta în segmentele descrise mai sus: brand promo, tehnologii promoționale și resurse umane. La tine în stadiul inițial, nu prea sunt posibilități atât de largi.

Exemplu de formare a plăcii: