Clasificarea scrisorilor de serviciu
Corespondența oficială este clasificată în funcție de diferite motive (motive de divizare) (a se vedea tabelul).
Clasificarea corespondenței oficiale
Scrisori internationale (interne), internationale
Locul în schimbul de informații
Scrisori de inițiativă, scrisori-răspunsuri
Finalizarea schimbului de informații
Scrisori care necesită un răspuns; scrisori care nu necesită un răspuns
Poziția în sistemul de gestionare a documentelor
Am primit scrisori
Scrisori tipice, scrisori sub orice formă
Simple, complexe litere
Atitudinea față de acțiunile partenerilor
Recunoștință, felicitări, aprobare, cerere, dorințe etc.
Relația cu exhaustivitatea și acuratețea informațiilor
Solicitări, confirmări, refuzări etc.
Pe probleme de logistică, finanțe, construcții, transporturi, schimburi culturale etc.
Relațiile în ierarhia de management
Scrisori de înaltă, subordonate,
Statutul juridic al corespondentului
Scrisori către persoane juridice și persoane fizice, număr
organizații (informații), o organizație, o unitate structurală, un funcționar,
scrisori ale cetățenilor (individuali, colectivi), anchete parlamentare, deputați
Scrisorile de informare, de regulă, sunt de natură tipică și sunt trimise de autorități și de conducere de diferite nivele unor organizații sau organizații subordonate de un anumit tip. În scrisorile de informare, anumite prevederi legislative și alte acte legislative normative, precum și recomandări și propuneri pot fi citate cu cuvânt. Ele pot conține informații care explică specificul aplicării anumitor documente de reglementare sau reguli de conduită în anumite condiții. Uneori aceste scrisori sunt numite metodice.
Scrisorile de informare pot conține atașamente. Volumul unei scrisori de informații variază de la un paragraf la mai multe pagini.
De regulă, astfel de scrisori sunt semnate de șeful organizației.
O scrisoare de comunicare poate fi proactivă sau un răspuns la o scrisoare de solicitare sau la o scrisoare de solicitare. Ca regulă, mesajele cu litere sunt scrisori de volum mic, adesea constând în una sau două propoziții.
Un mesaj scris poate începe cu o justificare sau direct din prezentarea informațiilor raportate:
Vă informăm că ...
Vă atragem atenția că ...
Considerăm necesar să vă informăm despre ...
Vă informăm despre ...
Scrisoare de informare - o scrisoare de afaceri care informează despre evenimente publice (concursuri, întâlniri, seminarii, expoziții, conferințe etc.).
Scrisori de notificare este trimis de obicei la o gamă largă de organizații, instituții și întreprinderi, în scopul de a le, sau invitații atrag de a participa la activitățile în curs de desfășurare. În funcție de situația scrisoarea de notificare poate raporta doar evenimentului, ora și locul de desfășurare, și în același timp, invitați să participe, să prezinte un raport privind condițiile de participare la eveniment și să includă alte informații de sprijin.
O scrisoare de notificare poate avea atașamente. Acestea pot include un card de participant, un chestionar al unui participant, un program de eveniment și alte materiale informative.
Notificarea prin scrisoare poate fi simultan invitația scrisă, dar invitația poate fi și documentul separat.
Aceste scrisori sunt semnate de conducătorul organizației sau de directorul adjunct responsabil de organizarea și desfășurarea evenimentului sau de mai mulți manageri, în cazul în care evenimentul este organizat în comun de mai multe organizații.
scrisoare de intentie Textul începe cu cuvintele: Vă prezentăm ... (în organizația-mamă), este trimis la tine ... (în organizațiile subordonate), vă trimitem ... (Terțul). În același timp, informații suplimentare care să reflecte natura situației administrative poate fi indicată, în care comunicarea de afaceri:
În conformitate cu acordul preliminar pe care vi-l trimitem ...
În conformitate cu protocolul suplimentar vă trimitem ...
În confirmarea acordului nostru vă trimitem ... et al.
Textul scrisorii de intenție poate conține solicitări, explicații referitoare la materialele care alcătuiesc atașamentul la scrisoarea de intenție. În acest caz, mai întâi documentul este trimis, apoi sunt prezentate solicitările, sugestiile și explicațiile.
Obligația obligatorie a scrisorii de intenție este o notă privind disponibilitatea cererii, care este plasată direct sub text.
Scrisoarea de garanție este o scrisoare de afaceri care conține un angajament sau o confirmare.
Scrisorile de garanție sunt semnate de două persoane: șeful organizației și contabilul-șef și sunt atestat de sigiliul organizației.
O propunere de scrisoare poate fi trimisă unui corespondent sau mai multor persoane simultan. Propunerea către partener poate conține informații detaliate sau informații generale specifice, care reprezintă de fapt o ofertă pentru începerea negocierilor.
Sintagma-cheie a propunerii de scrisoare poate fi:
În sprijinul acordului nostru vă oferim ...
Scrisoarea de solicitare conține motivele cererii și prezentarea ei. Motivul trebuie să precede prezentarea cererii. Motivul poate fi absent în cazul unei cereri evidente, al naturii sale tipice și, de asemenea, în cazul în care punerea în aplicare a acțiunilor care constituie cererea este responsabilitatea organizației, divizării, funcționarului. Cererea este indicată folosind verbul:
Vă rugăm să ne informați ...
Vă rugăm să oferiți ...
Vă rugăm să furnizați informații despre ...
Vă rugăm să ...
O cerere poate fi formulată fără un verb. de exemplu:
Sperăm pentru o soluție pozitivă ...
Sperăm că veți putea considera tratamentul nostru ... etc.
O scrisoare poate conține mai multe solicitări. În acest caz, se folosesc următoarele limbi:
De asemenea, vă cerem să luați în considerare (acordați, țineți ...) ...
În același timp vă întrebăm ...
Cererea poate fi cuprinsă în alte litere, de exemplu în garanția de însoțire, etc.
O scrisoare de cerere necesită o scrisoare de răspuns.
O scrisoare de solicitare este o scrisoare de afaceri întocmită în cazurile în care o organizație dorește să participe la evenimente sau să primească servicii oferite de o altă organizație.
Activitățile legate de primirea de bunuri și servicii, o astfel de scrisoare poate fi folosit ca document primar pe baza căruia pre-adresa problema, a emis un ordin se face sau un acord. O varietate de cereri sunt documentele transmise autorităților executive și subordonarea acestora în scopul înregistrării oricărei drepturi, obținerii de permise etc.
Vă rugăm să includeți în grup pentru a participa la ...
Vă solicităm să vă asigurați participarea a doi reprezentanți ai companiei noastre la ...
Vă rugăm să vă înregistrați ca participanți ...
În funcție de situație, în textul scrisorii de cerere sunt incluse informații suplimentare privind participanții la eveniment, subiectul cererii, condițiile pentru desfășurarea lucrării sau participarea la evenimentele organizate etc. De exemplu, dacă se solicită participarea la un eveniment (seminar, conferință, festival, târg etc.), sunt indicate următoarele informații:
· Numele evenimentului;
· Data conduitei sale;
· Forma de participare (vorbitor, ascultător, participant etc.);
· Prenume, nume și patronimic al participantului (participanților);
· Locul de muncă, poziția;
· Necesitatea unui hotel pe durata evenimentului.
Formulele de limbă cheie pentru această varietate de litere sunt:
Confirmați primirea (documente, acord preliminar, consimțământ etc.) ...
Confirmăm acordurile încheiate la discuții ...
Cu recunoștință confirmăm primirea de materiale ... și altele.
Scrisoarea de confirmare se poate încheia cu o cerere, o dorință, o ofertă.
O scrisoare de reamintire este o scrisoare de afaceri folosită în cazurile în care organizația corespondentă nu efectuează acțiunile care decurg din îndatoririle sale funcționale sau din acordurile acceptate.
Textul de scrisori de atenționare, de regulă, este format din două părți: o trimitere la documentul oficial, care stabilește obligațiile părților sau circumstanțele în legătură cu care organizația trebuie să ia măsuri, și cereri pentru a efectua anumite acțiuni.
Expresiile cheie ale scrisorii de reamintire sunt:
Vă reamintim din nou ...
Vă atragem atenția asupra faptului că ...
Vă informăm că ...
În ciuda memento-urilor repetate ... și a altora.
Expresiile cheie din cerințele litere pot fi:
Solicităm să ne îndeplinim obligațiile ...
Solicitarea urgentă de a executa (trimite, da, lista) ...
Solicităm executarea imediat ... etc.
În caz contrar, cazul va fi trimis Curții de Arbitraj ...
Altfel, vei fi penalizat ...
În caz contrar, nu suntem responsabili pentru consecințele ... etc.
Deoarece, în practică, pot exista mai multe situații care dau naștere unor creanțe, nu poate fi o singură formă de cerere, dar putem vorbi despre elementele obligatorii ale textului și regulile de proiectare care trebuie respectate în orice moment, indiferent din ce motiv se face mențiunea.
· Obiectul revendicării (ar trebui să indice care obligație este încălcată și în ce măsură);
· Dovezi (trimiteri la documente care dovedesc încălcarea obligațiilor contractuale de către vinovat);
· Cerințele specifice ale revendicărilor inovatoare (de înlocuire a cererii de bunuri defecte, cererii de mărfuri Markdown, livrare suplimentară a cantității lipsă a mărfurilor sau a rambursa suma plătită pentru mărfurile care lipsesc, cerere reduceri din valoarea totală a lotului, cerința de a rezilia contractul sau daune, etc.).
La pregătirea textului revendicării, se folosesc următoarele fraze:
Vă trimitem o cerere la ...
Declarăm că ...
Vă trimitem un raport de examinare de la _______ nr. _____, din care rezultă că ...
În transportul mărfurilor expediate ..., a existat o lipsă ...
Atunci când acceptă mărfurile care intră (data) numărul facturii ..., a fost stabilit lipsa ... etc.
La sfârșitul textului, folosind expresia: În conformitate cu solicitarea pe care le înlocui produsele defecte la nou (pentru a ne trimite un nou lot de mărfuri, să livreze mărfurile lipsă, pentru a rambursa costul bunurilor deteriorate, să plătească despăgubiri, pentru a oferi o reducere la prețul de ___%; transferul la banca noastră cont suma de ____ pentru a compensa cheltuielile în valoare de ____, etc.).
Cererea trebuie să aibă un titlu la text conține o trimitere la un contract în baza căruia este făcută, cum ar fi cererea pentru contractul de cumpărare și de vânzare din data de _____ № ___.
O scrisoare de cerere este o scrisoare de afaceri trimisă în scopul obținerii oricăror informații sau documente oficiale.
Textul scrisorii-cererea conține motivația pentru furnizarea de informații sau materiale și prezentarea efectivă a cererii (cererea). Justificarea poate conține legături la documente legislative și alte acte normative, organizatorice și juridice, precum și organizația nu are dreptul de a solicita informații care nu se datorează activității sale funcționale.
În general, solicitările de scrisori sunt compilate în același mod ca și scrisorile de solicitare. Cererile de scrisori, de regulă, sunt semnate de conducătorul organizației sau oficial autorizate de oficial. O scrisoare de solicitare necesită o scrisoare de răspuns.
Cererile speciale sunt oferite de autorități. Legislația definește procedura de trimitere a cererilor din partea autorităților reprezentative (deputații parlamentare, deputații), precum și a funcționarilor din alte ramuri ale guvernului.
O scrisoare de răspuns este o scrisoare de afaceri, redactată ca răspuns la o scrisoare de solicitare, o scrisoare de solicitare sau o propunere. Răspunsul poate fi pozitiv sau negativ (scrisoare de respingere).
Scrisoarea-răspuns poate începe cu cuvintele: Vă informăm ... Vă informăm ...
Un răspuns negativ ar trebui să fie justificat, nu puteți doar să refuzați o cerere fără o explicație. Prin urmare, este recomandabil să începeți o scrisoare de respingere cu o justificare a refuzului: În legătură cu ...
Răspunsul la scrisoarea de ofertă poate fi o scrisoare de confirmare sau nu confirmă acceptarea ofertei. Cumpărătorul nu poate fi de acord doar cu unii termeni de oferta, atunci acesta poate oferi vânzătorul cu o contra-oferta, rezultatul este o corespondență de afaceri, în cursul căreia părțile sau ajunge la un acord cu privire la toți termenii esențiale de livrare, sau să abandoneze tranzacția. În funcție de situație, ca răspuns la următoarea viteză constantă poate fi utilizată în scrisoarea de oferta:
Vă mulțumim pentru propunere și suntem de raportare cu privire la disponibilitatea de a încheia o înțelegere pe ...
Acceptăm oferta dvs. la ...
Ne confirmă disponibilitatea de a încheia o înțelegere privind ...
Vă mulțumim pentru oferta dvs. din ..., dar momentan nu suntem interesați să cumpărați acest produs.
Scrisoare de invitație - scrisoare de afaceri, un fel de scrisoare-notificare. Aceasta diferă de notificarea scrisă prin faptul că nu poate fi făcută pe un martor, are un format diferit, culoare, elemente de design suplimentare sub formă de ornament, desene etc.
La invitația unui număr mare de persoane, șablon, sunt folosite texte pre-făcute de invitații.
Dragă Lujkov!
Dragă Alexey Mikhailovici!
Stimați domni, bancheri! și altele asemenea.
Invitațiile prin scrisoare pot fi trimise prin fax, dar la ocazii speciale ar trebui să trimiteți invitații prin poștă sau prin curier. În invitațiile cu litere, de regulă, se folosesc următoarele expresii:
Vă invităm să participați la ...
Vă rugăm să participați la ...
Avem onoarea să vă invităm ...
Acceptați invitația noastră ...
Scrisoarea de recunoștință este o scrisoare de afaceri trimisă unei organizații, unui funcționar sau unui cetățean care își exprimă recunoștința pentru acțiunile întreprinse.
Acest tip de scrisori, de regulă, se face într-o formă mai liberă decât alte litere. Expresiile cheie ale literei pot fi următoarele:
Vă mulțumim pentru asistența dvs. în ...
Ne exprimăm recunoștința pentru ...
Permiteți-mi să vă mulțumesc pentru ...
Permiteți-mi să-mi exprim recunoștința sinceră pentru ... și așa mai departe.
Scrisoarea de salut este o scrisoare de afaceri, compilate în cazuri solemne, legate de evenimente semnificative în poziția de funcționar, organizație, instituție, întreprindere.
Invitațiile de scris, de regulă, sunt făcute în formă liberă, pot fi la fel de mici ca mărime - una sau două propoziții și suficient de dezvoltate. În ultimul caz, scrisoarea de felicitare descrie principalele etape ale vieții, activitățile persoanei cărora li se adresează felicitările, cele mai importante realizări ale sale. Dacă scrisoarea este adresată organizației sau subdiviziunilor sale structurale, aceasta prezintă cele mai importante și semnificative realizări ale organizației sau divizării.
Următoarele expresii cheie sunt utilizate în literele de întâmpinare:
Felicitări pentru ...
Noi sincer vă felicităm ...
Vă rugăm să primiți felicitările noastre sincere ...
Vă felicităm cordial pe ... etc.
Scrisori felicitări pot fi emise, nu numai în formele de organizare, ci pe o hârtie specială de culori diferite, decorat cu un ornament, urme de apă având o densitate mai mare, etc.