În descrierea postului expertului în document, trebuie să se reflecte următoarele elemente:
Atribuțiile expertului în document
1) Obligațiile oficiale. Dezvoltă și implementează procese pentru a lucra cu documente și să documenteze informații prin utilizarea tehnologiei de organizare și de calculator (contabilitate, de monitorizare a performanței, depozitare operațională, lucrare de referință). Participă la planificarea, organizarea și îmbunătățirea activității serviciului de suport pentru gestionarea documentelor și monitorizează starea gestionării înregistrărilor. Elaborează propuneri pentru asigurarea condițiilor ergonomice de lucru, raționalizarea locurilor de muncă ale serviciului de suport pentru managementul documentelor. Dezvoltă sisteme de documentare unificate și tabele de documente pentru diverse scopuri și nivel de management, clasificatori de informații despre documente. Organizează implementarea sistemelor de documentare. Ea ia măsuri pentru eficientizarea compunerii indicatorilor de documente și informații, reducerea numărului acestora și optimizarea fluxului documentelor. Participă la selectarea documentelor transferate la depozitul de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor. Participa la formularea obiectivelor, proiectarea, exploatarea și îmbunătățirea (în ceea ce privește furnizarea de informații) sisteme informaționale automatizate și sisteme de control, precum și în dezvoltarea noilor tehnologii informaționale (inclusiv fără hârtie), bazată pe utilizarea calculatorului și a tehnologiei microprocesor, proiectarea și actualizarea bazelor de date și băncile de date. Studiază și rezumă cea mai bună experiență internă și externă în domeniul suportului de management al documentelor, elaborează documente normative și metodologice privind problemele de susținere a documentației.
Cercetătorul documentului ar trebui să știe
3) Cerințe de calificare.
Documentarist: educație profesională superioară fără prezentarea cerințelor privind vechimea în muncă.
1. Dispoziții generale
2. Un specialist în documente trebuie să accepte o persoană care are o educație profesională superioară fără a trebui să prezinte cerințe de experiență profesională.
3. Directorul de document este acceptat la post și eliberat de ____ (director, șef) al organizației la prezentare ____ (post)
4. Managerul de documente ar trebui să știe:
5. În activitățile sale, managerul de documente se ghidează de:
- legislația Federației Ruse,
- Carta (poziția) organizației,
- ordinele și ordinele ___ (director general, director, șef) al organizației,
- prezenta descriere a postului,
- Reguli ale reglementărilor interne ale muncii ale organizației.
6. Cercetătorul de documente raportează direct: ___ (poziție)
7. În absența prelucrării documentului (călătorie de afaceri, concediu, boală etc.), funcțiile acestuia sunt persoana numită ___ (poziția) a organizației, în conformitate cu procedura stabilită, care dobândește drepturi corespunzătoare, taxe, și este responsabil pentru îndeplinirea atribuțiilor sale.
2. Obligațiile oficiale ale managerului de documente
1. Elaborarea și implementarea proceselor de lucru cu documente și să documenteze informații prin utilizarea tehnologiei de organizare și de calculator (contabilitate, de monitorizare a performanței, depozitare operațională, lucrare de referință).
2. Participă la planificarea, organizarea și îmbunătățirea activității serviciului de suport pentru gestionarea documentelor, exercită controlul asupra stării de gestionare a evidenței.
3. Elaborează propuneri pentru asigurarea condițiilor ergonomice de lucru, raționalizarea locurilor de muncă ale serviciului de suport pentru gestionarea documentelor.
4. Dezvoltă sisteme de documentare unificate și tabele de documente pentru diferite scopuri și nivel de management, clasificatori de informații despre documente.
5. Organizează implementarea sistemelor de documentare.
6. ia măsuri pentru eficientizarea compoziției documentelor și a indicatorilor de informare, reducerea numărului acestora și optimizarea fluxului de documente.
7. Participă la selectarea documentelor transferate pentru depozitarea de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor.
8. Participa la stabilirea obiectivelor, planificarea, operarea și îmbunătățirea (în ceea ce privește furnizarea de informații) sisteme informaționale automatizate și sisteme de control, precum și în dezvoltarea noilor tehnologii informaționale (inclusiv fără hârtie), bazată pe utilizarea calculatorului și a tehnologiei microprocesor, proiectare și actualizarea bazelor de date și a băncilor de date.
9. Studiază și rezumă experiența internă și străină avansată în domeniul suportului de management al documentelor, elaborează documente normative și metodologice privind problemele de susținere a documentației.
10. Participă la lucrările privind selectarea, plasarea și îmbunătățirea abilităților personalului serviciului de suport pentru documentație.
3. Drepturile expertului în documente
Managerul de documente are dreptul:
1. să prezinte propuneri spre examinare de către conducere:
- pentru a îmbunătăți activitatea legată de îndatoririle prevăzute în această instrucțiune,
- privind încurajarea angajaților subordonați distinși,
- privind aducerea la răspunderea materială și disciplinară a lucrătorilor care au încălcat disciplinele de producție și de muncă.
2. Să solicite unităților structurale și angajaților organizației informațiile necesare pentru a-și îndeplini atribuțiile oficiale.
3. Să se familiarizeze cu documentele care definesc drepturile și îndatoririle sale pentru funcția deținută, criteriile de evaluare a calității îndeplinirii sarcinilor oficiale.
4. Familiarizați-vă cu proiectele de decizie ale conducerii organizației referitoare la activitățile sale.
5. Obligă conducerea organizației să ofere asistență, inclusiv furnizarea de condiții organizatorice și tehnice și executarea documentelor necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale.
6. Alte drepturi stabilite de legislația în vigoare a muncii.
4. Responsabilitatea expertului în document
Managerul de documente este responsabil în următoarele cazuri:
1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute de această descriere a postului, în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.
2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activității lor - în limitele stabilite de actuala legislație administrativă, penală și civilă a Federației Ruse.
3. Pentru a provoca daune materiale organizației - în limitele stabilite de actuala legislație muncii și civilă a Federației Ruse.