În orice moment, designul său a creat o mulțime de întrebări și a solicitat înregistrarea unui număr considerabil de documente.
Dar cele mai elementare dintre ele au fost considerate un document de călătorie, în care s-au stabilit termenii acestei călătorii ciudate, iar sarcinile sale principale au fost determinate. Începând cu anul curent, nevoia a dispărut. Acum, pentru a calcula timpul petrecut într-o călătorie de afaceri, se folosesc bilete pentru un tren, un avion, un autobuz acolo și înapoi, precum și lucrări care confirmă șederea hotelului.
După cum am subliniat deja, o excursie este orice plecare pentru teritoriul întreprinderii. Adică trebuie să fie formalizată nu numai pentru a lucra în reprezentanțe sau sucursale ale unei companii particulare, ci și în alte divizii, precum și în alte organizații care sunt parteneri de afaceri sau clienți.
Reguli de bază pentru călătoriile oficiale
Motivul vizitei oficiale: ordinul executiv
Abolirea necesității unui certificat de călătorie de afaceri este singura schimbare legată de acompaniamentul documentar al unei călătorii de afaceri. Prin urmare, numărul de lucrări necesare pentru a trimite un angajat pentru a-și îndeplini sarcinile în afara întreprinderii rămâne foarte mare.
Baza de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri este ordinea capului, care trebuie să conțină în mod obligatoriu următoarele informații:
- Poziția și datele personale despre angajat.
- Numele sucursalei, reprezentanței, diviziei sau societății unde este trimis angajatul.
- Destinație geografică.
- Condiții de desfășurare a anumitor activități.
Ce responsabilități sunt atribuite Departamentului de Resurse Umane
- notificarea angajatului că va fi trimis într-o călătorie de afaceri, precum și informarea acestuia cu privire la sarcinile și termenii;
- comandarea biletelor pentru cel mai potrivit mod de transport din motive logistice;
- rezervând o călătorie de afaceri în hotel.
Biletele și camerele de hotel trebuie rezervate astfel încât să reducă la minimum costurile companiei. Opinia angajatului nu este luată în considerare deloc, deoarece acesta se deplasează pentru a-și îndeplini sarcinile de bază, nu pentru alte scopuri.
Ce se cere de la departamentul contabil în procesul de înregistrare a călătoriei
Volumele de plăți pot fi majorate la ordinul conducătorului întreprinderii. Cu toate acestea, este necesar să se țină seama de nevoia de a plăti impozite din valoarea fondurilor care depășesc valorile menționate mai sus.
În plus, este responsabilitatea contabililor să înregistreze perioada în care angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri, în foaia de parcurs. Călătoria oficială este marcată cu litera "K" în timpul săptămânii și semnificația "PB / K" în sărbători și în weekend. Salariul se calculează după cum urmează:
- pentru zilele lucrătoare, valoarea sa este egală cu câștigul mediu zilnic în condițiile obișnuite de îndeplinire a obligațiilor oficiale;
- pentru sărbătorile și sfârșitul săptămânii, plata este dublată.
După cum puteți vedea, nu s-au înregistrat modificări semnificative în ceea ce privește obligațiile contabile legate de trimiterea și șederea angajatului într-o călătorie de lucru.
Înregistrarea documentelor după încheierea unei călătorii de afaceri
În plus, călătorul este compensat pentru banii cheltuiți pe benzină sau pentru repararea unei mașini personale, dacă trenul de serviciu a fost efectuat pe acesta. În acest scop, este, de asemenea, necesar să se prezinte verificări de la stațiile de benzină și stațiile de benzină.
Rambursarea cheltuielilor care nu au legătură cu viața, care călătoresc pe orice tip de transport sau întreținere a unei mașini personale nu poate fi efectuată decât cu permisiunea scrisă a conducătorului companiei.
Dacă un angajat sa întors mai devreme dintr-o călătorie de afaceri, nu i se va impune nici o penalizare decât în cazul în care scopul călătoriei de afaceri este îndeplinit. În toate celelalte cazuri, aceasta reprezintă o încălcare a îndatoririlor oficiale. Decizia privind un astfel de specialist este luată de conducătorul companiei.
Rezumând: ceea ce sa schimbat în procedura de înregistrare a unei călătorii de afaceri
- un ordin de trimitere a unui lucrător la o călătorie de afaceri;
- un raport în avans, la care se anexează documente care confirmă existența oricăror costuri. Pentru ultimele fonduri, acestea sunt rambursate în mod obligatoriu de către companie;
- efectuarea de intrări relevante în jurnalul specialiștilor care desfășoară activități în afara întreprinderii;
- păstrând o foaie de timp pentru lucrare, care se desfășoară conform normelor medii. Suma plăților pentru o călătorie de afaceri este neapărat dublată în zilele nelucrătoare.
Optimizarea impozitelor la depunerea unui călător
Impozitul pe veniturile lucrătorilor întreprinderii, așa cum am menționat deja mai sus, este ridicat numai în cazul în care diurnul este calculat în baza tarifelor ridicate la inițiativa companiei-angajator. Toate celelalte fonduri primite de călător - compensații pentru bilete și cazări la hotel, cheltuieli pentru transportul personal și altele - nu sunt impozitate.