Plata în numerar (numerar)
Plata prin carduri de credit (Plata prin card de credit)
- puneți pe data scadenței plata;
- indicați scurt codul valutei (în cazul nostru este vorba doar de ruble);
- faceți o notă de lângă sigla sistemului de plăți, al cărui card de credit a fost luat pentru plată;
- indicați numele casierului.
Slipul este umplut cu o scriere lizibilă, este necesar să se asigure că toate informațiile sunt prezente pe toate cele trei copii. Nu sunt permise corecțiile pe alunecare. Dacă a apărut o eroare în timpul umplerii alunecării, această alunecare este eliminată, laminată și umplută din nou.
Casierul dă documentele atribuite clientului:
- o factură generală pentru serviciile hoteliere furnizate;
- o copie a buletinului (cel mai adesea acesta este primul exemplar care indică gunoiul deținătorului de card / clientului sau al deținătorului de card);
- cont pentru toate serviciile suplimentare plătite furnizate.
Pentru un raport către contabil, casierul are nevoie de:
- cont comun;
- două exemplare semnate de clienți ale notei cu note: o copie a mărfii comerciantului sau doar o firmă comercială și o copie a băncii băncii sau a serviciului United Card.
Restul banilor "înghețați" (dacă există) sunt imediat returnați în contul clientului.
În acest caz, casierul oferă clientului:
- o copie a contului general pregătit pe calculator;
- semnat de client o copie a cecului emis de terminalul POS;
- toate conturile pentru furnizarea de servicii cu plată suplimentare.
Pentru raportare, casierul are încă:
- a doua copie a contului general pregătit pe computer;
- semnat de client o copie secundară a cecului emis de terminalul POS;
- toate conturile clienților pentru furnizarea de servicii cu plată suplimentară în dublu exemplar.
Lucrul cu cardurile de credit necesită responsabilitatea, atenția, vigilența și profesionalismul casierului.
- să înregistreze echipamentele de înregistrare de case de numerar în cadrul autorităților fiscale;
- se aplică în punerea în aplicare a plăților în numerar și calcule (sau) folosind carduri de plată Echipament de control de funcționare și a sigilat în modul stabilit, înregistrate la autoritățile fiscale și să asigure contabilizarea corespunzătoare a fondurilor în calculele (fixarea operațiunilor de decontare pe banda de control și în memoria fiscală );
- să emită încasări de numerar tipărite de echipamentele de înregistrare în numerar clienților (clienților) atunci când efectuează plăți în numerar și (sau) decontări care utilizează carduri de plată în momentul plății;
- asigură întreținerea și depozitarea procedurii stabilite de documentația referitoare la achiziția și înregistrarea, punerea în funcțiune și utilizarea echipamentelor de check-out, precum și pentru a oferi autorităților fiscale care efectuează inspecția, accesul liber la echipamentul de check-out relevante, pentru a le oferi o astfel de documentație;
- să efectueze, în timpul înregistrării și reînregistrării inițiale a echipamentelor de înregistrare în numerar, introducerea în memoria fiscală a echipamentelor de înregistrare în numerar a informației și înlocuirea memoriei fiscale cu participarea reprezentanților autorităților fiscale.
Plata prin transfer bancar
La externare, clientii stau la hotel prin transfer bancar (cont la companie), recepția funcționar obligat să verifice dacă lista de bani pentru serviciul pe cheltuiala hotelului sau au o garanție care sosesc în viitorul apropiat. De asemenea, angajatul de la recepție trebuie să verifice lista serviciilor furnizate clienților prin transfer bancar în condițiile unui contract sau al unei scrisori de garanție. Sumele din conturile acestor clienți trebuie să fie direcționate direct către conturile fără numerar ale organizațiilor în care s-au aflat. În programul de calculator există o secțiune corespunzătoare. Dacă clienții au facturi pentru servicii suplimentare plătite furnizate de hotel care nu sunt incluse în această listă, este necesar să primiți o plată pentru ele în numerar sau prin carte de credit și să emități conturile necesare, care au fost deja menționate mai devreme.
Plata prin vouchere. Acest tip de plată în hotel este mai puțin comun decât decontare în numerar și card de credit și este un fel de decontare fără numerar. Voucher (voucher) - un document care stabilește dreptul turistului la serviciile incluse în turneu și confirmă faptul că acesta este furnizat. Voucher-ul trebuie să includă:
Voucherul trebuie să aibă semnătura persoanei responsabile și sigiliul întreprinderii. Voucherul este de obicei emis în 3 exemplare:
- unul rămâne în organizația care a emis voucherul;
- Al doilea se eliberează clientului;
- Al treilea este pentru organizația gazdă.
Agențiile de turism străine și interne încheie cu contractele hoteliere pentru serviciile turistice, oameni de afaceri. Documentul de plată pentru client este un voucher. Clienții cumpără un voucher la agenția de turism, adică plătesc deja în avans cazare și unele servicii suplimentare plătite (de obicei micul dejun și transferul). Hotelul sau altă unitate de cazare primește plata pentru serviciile prestate de agențiile de turism prin transferuri bancare. Casierul serviciului de recepție eliberează vouchere împreună cu alte documente și facturi către partea de plată a hotelului pentru procesare ulterioară. În programul de calculator, casierul face note pentru serviciile oferite de hotel care nu sunt incluse în lista de servicii de voucher plătite, casierul primește plata în numerar sau prin card de credit.
Plata expresă a contului hotelului (Serviciu de check-out rapid) sau Express check-out. Sistemul de declarații expres a fost elaborat și implementat de Bill Marriott, Jr. Acest sistem este foarte convenabil pentru călătorii de afaceri frecvente în hoteluri. Această metodă este folosită numai la plata cu carduri de credit, precum și în condițiile rusești se aplică numai în hoteluri de lux, în cazul în care un grad ridicat de încredere din partea clienților la personalul recepție, și vice-versa, deoarece această procedură este un extras din hotelurile nu necesită prezența imediată a trai. Formularul pentru o "declarație rapidă" poate fi preluat la Reseption în momentul înregistrării sau în orice alt moment al perioadei de ședere. Express Check-out este posibilă numai dacă există o amprentă a cardului de credit al clientului (alinierea cardurilor de credit). Oaspeții primesc conturile lor gata seara (înainte de a pleca în dimineața următoare). Unele hoteluri folosesc tehnologii care permit clienților să verifice acuratețea contului prin intermediul unui televizor interactiv din camera lor. În cazul în care facturile sunt exacte și oaspeții sunt de acord cu toate tarifele pentru serviciile prestate de hotel, ele completează formularul sau, cu alte cuvinte, contractul de plată expresă, o semnează și o dau Recepției la plecare. Această procedură poate economisi mult timp și poate evita posibilele întârzieri la check-out.
Uneori în hoteluri există nevoia de a returna bani clienților. Casierul face o rambursare în următoarele cazuri:
În ultimele două cazuri, diferența de preț este plătită.
Această procedură este însoțită de înregistrarea chitanței clientului pentru primirea unui avans neutilizat cu identificarea obligatorie a semnăturii clientului pe chitanță, cu o semnătură în pașaport sau în alt document care certifică identitatea. Biletul trebuie să conțină și datele pașaportului clientului. Ulterior, o astfel de chitanță va fi prezentată departamentului contabil împreună cu raportul de numerar. În consecință, suma veniturilor va fi mai mică cu suma indicată.
Există cazuri în care clientul refuză să plătească pentru un anumit serviciu. Dacă funcționarul serviciului de recepție nu poate rezolva problema în mod independent, el trebuie să contacteze capul unității. Capul, la rândul său, pe baza puterilor sale, a experienței, a instrucțiunilor adecvate, trebuie să găsească soluția corectă a acestei probleme. În fiecare caz specific este necesar să se abordeze în mod individual, pornind de la situația dezvoltată. În caz de neînțelegere cu plată, este necesar ca oaspetele să fie eliminat din coada generală, pentru a rezolva problema fără publicitate suplimentară.
Procedura de Check Out nu trebuie să dureze mai mult de opt minute. La sfârșitul extractului este necesar pentru a reaminti vizitatorului de necesitatea de a lua pașaportul, să-i mulțumesc pentru ceea ce el a ales un hotel, invitând oaspeții să se întoarcă ( „Suntem foarte încântați să vă vedem la hotelul nostru!“), Să-i mulțumesc și să încurajeze oaspeții care au umplut kartochku- o revizuire a calității serviciului la hotel (dacă este cazul), dorește o călătorie fericită. La ieșirea din hamalii bagaje preia bagajele din cameră și încărcați-l repede în mașină, mulțumesc pentru cazare la hotel, spune politicos la revedere. În vreme ploioasă, portarul escortat oaspeții la masina cu o umbrelă mare și, de asemenea, a dorit o excursie de succes.
Casierul serviciului de recepție și de cazare este o persoană responsabilă din punct de vedere material. El trebuie să stabilească cu atenție și cu acuratețe conturile cu clienții. Lucrand cu bani, cardurile de credit impun casierului să-și asume o mare responsabilitate. Erori ale casierului pot duce la mari pierderi materiale ale hotelului. Și aceasta, cel mai probabil, presupune demiterea unui angajat care a făcut o greșeală, poate chiar și cu plata unui deficit.
La sfârșitul schimbului de lucru, casierul face rapoarte. Pe computer, se deschide fișierul "Transferul schimbării" și se efectuează toate operațiile necesare. Casierul primește un raport de numerar în numerar, prin transfer bancar, pentru toate operațiunile cu carduri de credit, un raport general în numerar. Raportul privind cardurile de credit este completat cu o imprimare a unui raport privind tranzacțiile cu carduri de credit cu ajutorul unui terminal POS de la schimbarea anterioară.
Veniturile din numerar trebuie să se potrivească exact cu suma raportului de numerar. Banii, rapoartele de numerar împreună cu toate documentele de plată și facturile sunt transferate prin schimb sau sunt predate direct la evidența hotelului. Transferul venitului pentru schimbare este însoțit de completarea formularului (formularului) corespunzător.
Departamentul contabil verifică cu atenție toate documentele, facturile primite de la serviciul de recepție și plasare și verifică, de asemenea, discrepanțele și erorile.
Aceste organisme monitorizează exhaustivitatea contabilității veniturilor în organizații și antreprenori individuali; să verifice documentele referitoare la utilizarea registrelor de casă de către organizații și întreprinzători individuali, să primească explicațiile, referințele și informațiile necesare cu privire la problemele apărute în timpul desfășurării inspecțiilor; să efectueze verificări privind emiterea de vouchere de numerar de către organizații și antreprenori individuali; impune amenzi în cazurile și în modul stabilit de Codul Federației Ruse cu privire la contravențiile administrative, asupra organizațiilor și antreprenorilor individuali care încalcă cerințele prezentei legi federale.
Organele afacerilor interne interacționează în cadrul competenței lor cu autoritățile fiscale atunci când acestea din urmă îndeplinesc funcțiile de control de mai sus.
Inspecțiile pot fi efectuate de către inspectorii inspecției fiscale sub formă de vizitatori obișnuiți. Nu este neobișnuit ca oamenii să se stabilească și să se comporte ca alți rezidenți, dar, de fapt, ei urmăresc îndeaproape acțiunile angajaților hotelului (inclusiv casierii) și identifică încălcările. În cazurile de încălcare gravă a normelor privind serviciul consumatorilor de servicii hoteliere, autoritățile competente pot elabora acte adecvate și pot impune amenzi.
În hoteluri străine recurg adesea la serviciile așa-numitelor controlori de calitate. Un "inspector de calitate" profesionist, sau cu alte cuvinte "domnul incognito", evaluează calitatea serviciilor hoteliere pentru câteva duzini și, uneori, sute de puncte. Este suficient să spunem că uneori numai procedura de primire a unui oaspete poate fi estimată la mai mult de 100 de puncte. Evaluarea evaluatorului va fi influențată de: bunăvoința, curtoazia, poza, gesturile, timbrul vocii, timpul de înregistrare, apariția funcționarului recepției și mult, mult mai mult. Toate serviciile hoteliere fac obiectul evaluării muncii, fără excepție. Deci, în restaurant, inspectorul poate măsura temperatura vinului care îi este servit, iar în camera de oaspeți, de exemplu, poate măsura nivelul de umiditate sau iluminarea camerei. Managerii de hoteluri înșiși sunt interesați de astfel de verificări ale calității serviciului. Angajații hotelului trebuie să fie întotdeauna vigilenți, să-i trateze pe vizitatori cu respect, să respecte regulile de serviciu și să-și amintească faptul că fiecare dintre clienții lor obișnuiți poate fi "domnul incognito".
Principalele atribuții ale personalului din serviciul de schimburi de seară (15.00-23.00):
- Ei fac o trecere de la colegii de schimb de zi, să se familiarizeze cu intrările din revista "Schimburi de transfer".
- Verificați prezența mesajelor și a faxurilor, trimiteți-le oaspeților.
- Controlați executarea comenzilor pentru vehicule.
- Acestea se ocupă de formalitățile legate de decontarea și plecarea clienților, conduc cu atenție documentația relevantă.
- Informați oaspeții hotelului pentru o gamă largă de probleme.
- Dupa terminarea departamentului de rezervari, luati comenzi pentru cazare si efectuati toate operatiunile pentru rezervarea camerelor si a locurilor din hotel.
- Prelucrarea și încasarea plăților pentru furnizarea de servicii cu plată, inclusiv în conturile clienților.
- Asigurați eliberarea și depozitarea cheilor din camere, unele birouri și spații publice.
- Dacă este necesar, efectuați alte sarcini.
- Până la ora 23, ei își rezumă schimbarea și o transmit la auditorul de noapte.
Astfel, angajații cu schimbare de seară efectuează aproape aceleași funcții și operații ca și angajații cu schimb de zi. La sfârșitul schimbului de seară este de dorit să se ofere angajaților un transport gratuit în casă.
Schimb de noapte la recepție (Audit de noapte) (23.00-7.00)
Hotelul își echilibrează operațiunile la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare. Este recomandabil să faceți acest lucru în seara târziu și în dimineața devreme (de la 24 la 3 ore), pentru că până atunci serviciile de servicii suplimentare și conexe își termină activitatea și, prin urmare, primirea de conturi de la acestea la casa de primire a recepției este suspendată. Pentru funcționarea corectă a sistemului automatizat de gestiune a hotelului, există o perioadă de timp planificată de închidere a mașinilor de calcul pentru lucrul în sistem, copierea și aruncarea informațiilor în arhivele actuale și pe termen lung (arhivare sau "Night system works"). Această lucrare trebuie efectuată pe timp de noapte, deoarece este imposibilă suspendarea lucrărilor curente pe computer în timpul zilei (primirea plății pentru cazare și servicii suplimentare plătite, transferarea de la un număr la altul, înregistrarea, declarația clientului etc.).
Dintre numeroasele responsabilități ale auditorului de noapte, cele mai importante sunt:
Activitatea auditorilor de noapte facilitează foarte mult lucrul cu schimbarea de zi, deoarece toate conturile clienților au fost deja reconciliate și pregătite pentru operațiunea de plată. Astfel, procesul de deservire a clienților în momentul celei mai mari plecări (de la 7 la 12 ore) este accelerat semnificativ.