Carte: gestionarea timpului pentru administratorii de sistem
Manipularea e-mailului
Secțiunile de pe această pagină sunt:
Manipularea e-mailului
Cititorul de e-mail nu este un instrument foarte bun pentru gestionarea timpului. Acest lucru va convinge repede pe cei care încearcă să lucreze simultan cu dosarul scrisorilor primite și o listă de cazuri. După câteva zile, totul funcționează bine, dar apoi obțineți deodată o mulțime de scrisori, iar metoda dvs. eșuează prost. Scrisorile sunt amestecate cu o listă de cazuri, și nu există nici o modalitate de a prioritiza și de a face față cu ceea ce se întâmplă.
Prima mea recomandare: căsuța dvs. poștală trebuie să fie goală.
Pentru a face caseta goală, va trebui să dezvoltați o instrucțiune despre modul de abordare a fiecărei scrisori care a venit. În orice caz, ultima din instrucțiune ar trebui să fie elementul "ștergeți litera", altfel căsuța dvs. poștală va fi completă. Dacă nu ștergeți un nou e-mail la scurt timp după ce l-ați primit, va trebui să sortați constant vechile litere pentru a afla cum să le rezolvați. Cu alte cuvinte, citiți fiecare literă de două ori (sau mai multe) înainte de ao procesa. Acest lucru nu este foarte eficient.
Când în capitolul 2 am discutat despre întreruperi, am descris sistemul "delegați, înregistrați sau acționați". Când procesăm e-mailuri, avem mai multe opțiuni:
• Ștergeți fără a citi
Răspundeți și ștergeți
• Executați imediat cererea și ștergeți litera
filtrare
Filtrele de e-mail reprezintă o parte importantă a procesului de procesare a mesajelor e-mail. Dacă scrisorile sunt sortate automat în funcție de conținut, subiect sau expeditor, pot proceda la proceduri.
Cea mai mare parte a e-mail-urilor vin la mine din corespondența la care am subscris. Creez un folder separat pentru fiecare filtru de trimitere și instalare pentru a plasa astfel de e-mailuri în dosarele corespunzătoare.
Am grupa aceste foldere în două foldere de nivel superior. Primul dosar conține dosarele (corespondențele) pe care le citesc în fiecare zi. Pentru mine este ca un cotidian. Mă străduiesc să vă asigur că în acest grup nu există foarte multe mesaje și că aș putea citi totul acumulat într-o zi, în 15 minute.
Al doilea dosar la nivel înalt conține dosare pentru corespondență mai puțin importantă. Dacă nu le pot citi până vineri, șterg întregul conținut al acestui grup de foldere fără să le citesc. Astfel, evit acumularea de mesaje învechite. Eu le șterg cu toată convingerea că, dacă conținutul lor ar fi fost cu adevărat important, mi-ar fi cunoscut într-un fel.
În plus, am un grup neoficial de corespondență. Mesajele sosesc atât de rar încât nu are sens să instalați un filtru special pentru ei. Ei merg direct în Inbox. Un exemplu al unei astfel de distribuții sunt anunțurile de versiuni noi ale programului de poștă sendmail. Aceste anunțuri apar atât de rar încât pot cădea imediat în dosarul scrisorilor primite. Pentru a crea un filtru pentru ei ar fi o pierdere inutilă de efort și pentru a avea un dosar care este aproape întotdeauna gol, nu are nici un rost.
Am o regulă mai mult despre listele de discuții. O dată pe lună, mă uit prin corespondența la care am subscris și anulez abonamentul la unul dintre ei. Această procedură (vezi capitolul 6), pe care o efectuez în prima zi lucrătoare a fiecărei luni. Uneori este foarte simplu, de exemplu, dacă am semnat un buletin informativ care nu a fost deosebit de util. Uneori nu este ușor pentru mine să iau o decizie, dar eu încă urmează această procedură. Altfel, în final, voi fi abonat la toate buletinele informative ale lumii. Unii oameni se țin de o procedură similară pentru garderoba lor: atunci când cumpără haine noi, aruncă exact aceleași haine vechi. Iată vraja care ar trebui să vă ajute:
În cazul în care nu este clar, există vreun beneficiu din corespondență, atunci nu mai este nevoie.
Dezinstalați fără a citi
Filtrarea e-mailului pe server
În primul rând, folosesc diferite programe de poștă pe computere diferite. Nu pot suporta toate filtrele pe toate computerele în stare sincronizată. Dar IMAP se poate descurca perfect.
Încerc să păstrez cât mai puține mesaje de poștă electronică. Știu mulți care păstrează toate mesajele primite. Ei au cinci sute de dosare și pentru câteva minute să se gândească la ce este mai bine să puneți această sau aceea scrisoare. Motto-ul meu este „atunci când în dubiu - arunca afară!“ Dacă câteva zile mai târziu, îmi dau seama că am nevoie de aceste informații, voi fi capabil să-l găsiți în folderul Elemente șterse. Dacă informațiile sunt necesare pentru mine mult mai târziu, mă voi referi la sursa originală sau voi găsi un sorb de argilă care împrăștie timpul, salvând fiecare scrisoare primită.
Unii configurează filtrul astfel încât o copie a fiecărei e-mailuri primite (cu excepția corespondențelor) să fie stocată în dosarul de arhivă. Acest lucru le permite să ștergeți fără durere toate mesajele. Dacă mai târziu se dovedește că ceva important a fost șters, există o copie în arhivă. Cred că, deoarece prețul spațiului pe hard disk devine mai ieftin, popularitatea acestei măsuri va crește. Într-o zi, programele de e-mail vor avea caracteristici speciale care simplifică această abordare.
Arhivarea tuturor e-mailurilor are aspecte juridice. Aflați regulile pentru stocarea mesajelor primite în compania dvs.
Dacă scrisoarea necesită un răspuns, trebuie să i se răspundă imediat, pentru a nu forța o persoană să aștepte.